Empfangssekretär/in & administratives Personal in einem Notariat 90- 100%

Für unseren Kunden, ein menschlich dimensioniertes Notariat mit Sitz in Genève r Empfangssekretär/in & administratives Personal in einem Notariat (f/m/d) 90- 100% Für unseren Kunden, ein menschlich dimensioniertes Notariat mit Sitz in Genève rive gauche suchen wir eine/n Empfangssekretär/in & administratives Personal in einem Notariat (f/m/d) 90- 100% Ihre Aufgaben Physischer und telefonischer Empfang von Kunden (Verwaltung der Telefonzentrale, Vorbereitung der Besprechungsräume, Servieren von Erfrischungen, Aufrechterhaltung der Ordnung in den Empfangsbereichen) Administrative Bearbeitung und Legalisierung von Dokumenten (Unterschriftenlegalisierungen, beglaubigte Kopien, Einreichungen und Verfahren im Zusammenhang mit Apostillen) Post- und E-Mail-Verwaltung (Empfang, Öffnen, Bearbeitung und Verteilung der Post, Verwaltung der E-Mails des Notariats, Suche und Übermittlung von Informationen im Zusammenhang mit Notariatsakten: Testamente, Eheverträge, etc.) Vorbereitung der notariellen Formalitäten (Erstellung von Dossiers für das Grundbuch, das Handelsregister und die kantonale Steuerverwaltung) Administrativ- und buchhalterische Nachverfolgung (Bearbeitung und Prüfung der Urkundensteuern, Ausdrucken und Scannen von Rechnungen, Erfassung von Belegen für die Buchhaltung, Verwaltung der Kasse, Überwachung der Zahlungseingänge und einfache Fakturierung) Dokumentenmanagement und Archivierung (Aktualisierung von Tracking-Tabellen in Excel, Vorbereitung und Organisation der Archive) Verwaltung des Materialbestands (Beschaffung und Überwachung des Bürobedarfs, Verwaltung des Notariatsmaterials) Vielseitige administrative Unterstützung (verschiedene administrative Schritte, Nutzung der Buchhaltungssoftware, punktuelle Unterstützung des Teams nach Bedarf) Gesuchtes Profil Englisch mindestens Niveau B2 (Empfang, Korrespondenz und Telefon) ; weitere Sprachen ein Plus Nachgewiesene Erfahrung im notariellen oder juristischen Bereich Beherrschung der Microsoft Suite (Word, Excel, Outlook) Einwandfreie Rechtschreibung Gepflegtes Erscheinungsbild, angepasst an das Umfeld eines Notariats Arbeitsbedingungen und Vorteile Gehalt auf 13 Monate Vertrag zu 90-100% nach Absprache (40h/Woche für 100%) Arbeitszeiten: 8h-12h, 13h-17h Tiefgarage möglich Schöne Cafeteria, ausgestattete Küche, Kaffeemaschine, Mikrowelle Angenehme Umgebung, leicht erreichbar mit öffentlichen Verkehrsmitteln und nahe der Autobahn Interessiert? Wir erwarten ab sofort Ihre vollständige Bewerbung (CV, Motivationsschreiben, Zeugnisse und Diplome). jpid89392a9jm jpit0731jm jpiy26jm