Spezialist/in Immobilienadministration & FM

Assura zu rejoindre bedeutet, in einem kollaborativen, dynamischen Umfeld zu arbeiten, in dem jeder eine wesentliche Rolle spielt und zu einer sinnstiftenden Mission beiträgt. Jeden Tag setzen wir unsere Energie und unsere Expertise für unsere Kunden ein, um sie bei ihren Gesundheitsentscheidungen zu begleiten.

Lust, uns beizutreten? Dann, nice to meet you!

Innerhalb unseres Teams Immobilien & Facility Management nimmst du eine Schlüsselrolle ein, indem du die Koordination, das Follow-up und die Optimierung der Immobilienaktivitäten und der allgemeinen Dienstleistungen sicherstellst. Dein Ziel? Eine effiziente und konforme Verwaltung der Immobilienwerte zu gewährleisten, die Qualität der von internen und externen Partnern erbrachten Leistungen sicherzustellen und zu einer effizienten Ressourcennutzung beizutragen, während du die Projekte und operativen Herausforderungen des Unternehmens unterstützt.

Was du täglich tust

• Du stellst die administrative Koordination zwischen den Aktivitäten in den Bereichen Asset Management, Immobilienentwicklung und Facility Management sicher und fungierst dabei als Schnittstelle zu externen Partnern. Du unterstützt die Teams bei der administrativen Nachverfolgung von Projekten, Mandaten und Aktivitäten der Abteilung und organisierst Dienstbesprechungen, wobei du auf die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen achtest.
• Du stellst die Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie die Kontrolle der Kontierungen in den internen Systemen sicher. Du bereitest Daten, Dashboards und Reportings vor, konsolidierst sie und hältst sie aktuell, die für die Steuerung der Abteilung notwendig sind. Als eigentliche administrative Referenzperson des Dienstes sorgst du für die Zentralisierung, Qualität und Verfügbarkeit von Informationen, Dokumenten und Kennzahlen, um eine zuverlässige Steuerung der Aktivitäten zu gewährleisten und die Entscheidungsfindung zu unterstützen.
• Du trägst zur Datenqualität, zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und zu einer effizienten Dokumentenverwaltung bei. Du beteiligst dich zudem an der Nachverfolgung der ESG-, Budget- und operativen Kennzahlen im Zusammenhang mit den Immobilien- und Facility-Management-Aktivitäten, indem du aktiv zur Entwicklung und Leistung der Abteilung beiträgst.

Was du dem Team mitbringst

• Du verfügst über ein EFZ als/als Kauffrau/Kaufmann oder eine als gleichwertig angesehene Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Spezialisierung in den Bereichen Immobilien, Verwaltung oder Facility Management. Du verfügst über mehrere Jahre Erfahrung in einem administrativen, immobilienwirtschaftlichen oder Facility-Management-Umfeld oder im Dienstleistermanagement.
• Du beherrschst die Büroanwendungen perfekt und zeichnest dich durch deine Versiertheit in der Verwaltung, Bearbeitung und Analyse von Daten aus. Organisiert, exakt und proaktiv verstehst du es, mehrere Dossiers parallel zu führen, die richtigen Prioritäten zu setzen und Termine einzuhalten.
• Du schätzt die Teamarbeit und pflegst konstruktive Beziehungen zu verschiedenen Ansprechpartnern, sowohl intern als auch extern. Du verfügst über ausgezeichnete schriftliche Fähigkeiten in Französisch und idealerweise über gute Deutschkenntnisse, die ein Vorteil für diese Funktion sind.