ASSISTENT·IN DE PROGRAMMEN - LOGISTIK UND FINANZEN (W/M/D)

• 08. Juni 2026 • 100% • Dauer unbefristet • Englisch (Fließend), Französisch (Fließend) • Chemin Eugène-Rigot 2 CP 1672, 1211 Genève 21 • Anmelden, um die Gehaltschätzung von jobup.ch zu sehen Das Institut für Höhere Internationale Studien und Entwicklung sucht einen: Assistent·in de Programmen - Logistik und Finanzen (W/M/D) Abteilung: Weiterbildung Vertrag: CDI - Vertrag mit unbefristeter Dauer Aktivitätsgrad: 100%, das entspricht 40h/Woche Bewerbungsfrist: 05.07.2026 Vertragsbeginn: zu vereinbaren Präsentation des Instituts: Das Geneva Graduate Institute, gegründet 1927, ist ein weltweit anerkanntes Zentrum für Exzellenz in den Studien der internationalen Beziehungen und der Entwicklung. In Genf, Schweiz, bietet das Institut eine stimulierende akademische Umgebung, multikulturell und interdisziplinär. Es bietet Master- und Doktoratsprogramme an und führt Spitzenforschung zu den großen globalen Herausforderungen durch. Präsentation der Abteilung: https://executive.graduateinstitute.ch/ Ihre Rolle: Im Rahmen der Entwicklung und Qualität seiner Programme sucht die Weiterbildung einen professionellen und anerkannten Mitarbeiter mit Organisationstalent, Rigor und Fähigkeit, verschiedene Aktivitäten zu koordinieren. Diese Funktion spielt eine Schlüsselrolle bei der Durchführung der Programme, indem sie eine effiziente Logistikverwaltung, zuverlässige administrative Unterstützung und fließende Kommunikation mit allen Beteiligten gewährleistet. Engagiert, anpassungsfähig und serviceorientiert, trägt der Stelleninhaber aktiv zur operativen Exzellenz und zum Erlebnis unserer Teilnehmer bei. Ihre Hauptverantwortungen: • Koordination der Logistik und Administration der Programme. • Vorbereitung der Programm-inhalte: Agenda, Teilnehmerlisten, Unterstützungs-dokumente und Präsentationsmaterial. • Abfassen und Versenden von Korrespondenz und Kommunikation an Teilnehmer und Referenten. • Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistern, um die logistischen Parameter der Programme zu definieren und umzusetzen. • Antizipation von Risiken und organisatorischen Herausforderungen im Zusammenhang mit der Durchführung der Programme. • Verwaltung mehrerer Programme gleichzeitig unter Beweis stellen von hervorragender Organisation und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. • Unterstützung der Mitglieder des Lehrkörpers in allen logistischen Aspekten im Zusammenhang mit Online- oder Hybridprogrammen. • Verhandlung, Auswahl und Verwaltung der Beziehungen mit externen Lieferanten, um pünktliche und hochwertige Leistungen zu gewährleisten. • Überwachung aller Zahlungen: Rechnungsstellung, Mahnung ausstehender Beträge und klare Kommunikation mit den Teilnehmern. • Verwaltung administrativer Finanz-aufgaben: Bearbeitung von Finanz-E-Mails, Abstimmung von Kreditkarten-ausgaben, Überwachung von Zahlungen an Lieferanten und Referenten in Verbindung mit der Buchhaltung. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, müssen Sie: • Ausbildung: CFC oder höherer Titel. • Erfahrung: 3 bis 5 Jahre in der Veranstaltungsverwaltung oder Koordination von Schulungen. • Sprachen: Beherrschung von Französisch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich. Hervorragende schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch. • Rigor: Große Aufmerksamkeit für Details und Präzision in den täglichen Aufgaben. • Finanzielle Fähigkeiten: Vertrautheit mit Zahlen und Verständnis grundlegender Finanzprozesse. • Zwischenmenschliche Beziehungen: Hervorragende Kommunikations- und Interaktionsfähigkeiten mit verschiedenen Gesprächspartnern. • Persönliche Eigenschaften: Proaktiv, anpassungsfähig, in der Lage, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten. Was wir Ihnen bieten können: • Zusammenarbeit mit einer großen internationalen Gemeinschaft von Nutzern aus verschiedenen Horizonten. • Interessante Stelle mit vielfältigen Aufgaben. • Gute Atmosphäre in einem kleinen Team. • Im Herzen der internationalen Stadt Genf. • Unser Auswahlprozess, wenn Sie ausgewählt werden: • Sie werden per E-Mail kontaktiert, um eine Bewertung abzuschließen. • Ein Vorstellungsgespräch am Institut oder per Video (je nach Wohnort) mit den Personalabteilungen, um Ihre Motivation und persönlichen Fähigkeiten besser zu verstehen. • Ein letztes Gespräch mit dem Vorgesetzten, der sich freut, Ihre Fragen zu beantworten, die sich auf die Arbeit beziehen. • Wie bewerben? Wir laden Sie ein, eine vollständige Bewerbung im PDF-Format mit den folgenden Dokumenten einzureichen: 1) Ein Motivationsbrief 2) Ein Lebenslauf 3) Diplome 4) Arbeitszeugnisse Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit respektiert und Vielfalt in unserem Unternehmen schätzt. Wir praktizieren keine Diskriminierung aufgrund von Alter, Familienstand, Behinderung, Rasse, Nationalität, Farbe, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Religion. Für weitere Informationen werden die Bewerber aufgerufen, die Website des Instituts zu besuchen: graduateinstitute.ch Bitte beachten Sie, dass per Post eingereichte Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.