Kaufmännische Angestellte F/W/D

ALLGEMEINE DEFINITION Die kaufmännische Angestellte führt die administrativen Aufgaben des Unternehmens aus. In Zusammenarbeit mit der Verwaltungsabteilung arbeitet sie an der Koordination von Kunden, Lieferanten und Subunternehmern. Sie nutzt ihre Vielseitigkeit, um die verschiedenen Werkstätten und Abteilungen des Unternehmens zu unterstützen, insbesondere bei der Verwaltung der Gewichtskonten. Sie kümmert sich um die Korrespondenz (Verteilung, Verfassung, Versand), hilft in der Buchhaltung (Erfassung von Lieferantenrechnungen, Kundenerinnerungen), bei den Bestellungen (Empfang, Fakturierung), beim Empfang der Kunden und bei der Führung eines Sekretariats. AUFGABEN 1. Empfang a. Physischer und telefonischer Empfang von Kunden, Lieferanten und Subunternehmern. b. Weiterleitung von Kunden, Lieferanten und Subunternehmern an ihre Ansprechpartner. 2. Logistik/Buchhaltung a. Erstellen und Übermitteln von Auftragsbestätigungen an die Kunden in Zusammenarbeit mit dem Technischen Büro (ABConcept). b. Erstellen von Lieferscheinen für Kunden, Lieferanten und Subunternehmer in der Software WINBIZ oder ERP (ABConcept & ABProduct). c. Erstellen von Kundenrechnungen, Verwalten deren Nachverfolgung (ABConcept). d. Durchführen des Abgleichs der Lieferscheine im Zusammenhang mit Einkaufsbestellungen in der Software WINBIZ und ERP (ABConcept & ABProduct). e. Kontrollieren und Sicherstellen der korrekten Fakturierung der Kunden-BL (ABConcept). f. Zuständig für Kundenerinnerungen (ABConcept & ABProduct). g. Beschaffung des für die Werkstätten und die Verwaltung benötigten Materials. h. Teilnahme an Inventuren (ABConcept & ABProduct). 3. Sekretariat / HR (ABConcept & ABProduct) a. Verantwortung für die Beschaffung des für den Betrieb notwendigen Büromaterials. b. Verwaltung der verschiedenen Sozialversicherungen infolge des Eintritts und Austritts von Mitarbeitern. 4. Edelmetall a. Empfang und Kontrolle der Edelmetalle durch Wiegen. b. Archivierung der Materialzertifikate VIELSEITIGKEIT - AUTONOMIE A. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz o Einhaltung der Sicherheitsregeln bei der Verwendung von Maschinen und dem Umgang mit Substanzen (Reinigungsbäder für Teile, Schmiermittel, …). o Sammeln von Materialien, Sortieren und Entsorgen von Abfällen nach den geltenden Umweltnormen. B. Arbeitsorganisation o Organisation der eigenen Arbeit nach Arbeitslast und Prioritäten. o Melden von auftretenden Schwierigkeiten, Finden von Lösungen zur Behebung von Blockaden, Validierung ihrer Umsetzung beim Vorgesetzten. o Vorschlagen von Prozessverbesserungen, um das Arbeitsergebnis zu optimieren. o Organisiert sein, um einen sauberen Arbeitsplatz während der Nutzung und aufgeräumt während der Abwesenheit zu haben. C. Vielseitigkeit o Teilnahme an den Visier-, Wasch- und Versandvorgängen je nach Bedarf des Unternehmens sowie unter Berücksichtigung der Ausbildung und Kompetenzen. o Durchführung von Materialbestellungen nach Bedarf des Unternehmens. o Durchführung von Werkzeugbestellungen und deren Nachverfolgung zur Unterstützung des Produktionsleiters ANFORDERUNGSPROFIL - AUSBILDUNG  3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position,  Person mit gutem Auftreten, gewissenhaft, versiert in der Schweizer Buchhaltung  Gute Anpassungsfähigkeit und Teamfähigkeit  Lernfähigkeit und Entscheidungsfähigkeit  Sorgfältig, gute Konzentrationsfähigkeit  Englisch, fließend / Deutsch wäre ein Plus