Strategische Executive Assistant an den CFO

Wir suchen eine hochkompetente und agile Fachkraft zur Unterstützung einer Führungskraft auf C-Level in einer hybriden Funktion als Executive Assistant / Finance. Dies ist eine neu geschaffene Rolle, die die einzigartige Gelegenheit bietet, Strukturen von Grund auf in einem dynamischen, sich schnell entwickelnden Umfeld aufzubauen. Strategische Executive Assistant an den CFO Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen. Missionen Executive Support an den CFO Agieren als strategischer Partner und vertrauenswürdige rechte Hand des CFO, um einen reibungslosen Tagesbetrieb und effektives Zeitmanagement zu gewährleisten Proaktive Verwaltung und kontinuierliche Optimierung des Kalenders, der Prioritäten und der Terminplanung des CFO, wobei Bedürfnisse antizipiert und Konflikte gelöst werden, bevor sie entstehen Vorbereitung des CFO auf interne und externe Termine durch hochwertige Briefings, Zusammenfassungen und Talking Points Entwurf, Prüfung und Verwaltung der professionellen Korrespondenz auf Englisch und Französisch, wobei Genauigkeit, Klarheit und ein angemessener Ton sichergestellt werden Organisation und Koordination von Meetings, Ausschüssen und Governance-Foren, einschliesslich Logistik, Agenden und unterstützender Unterlagen Teilnahme an wichtigen Meetings bei Bedarf, Protokollführung, Nachverfolgung von Entscheidungen und Aktionspunkten sowie Sicherstellung der termingerechten Nachverfolgung bei den Stakeholdern Verwaltung von Reisearrangements und komplexen Reiserouten mit Fokus auf Effizienz und Abstimmung mit den Geschäftsprioritäten Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen mit höchstem Mass an Diskretion und gesundem Urteilsvermögen Finanzielle und analytische Unterstützung Unterstützung des CFO bei der Vorbereitung und Prüfung von Finanzberichten, Dashboards und Präsentationsmaterialien Unterstützung bei Budgetplanungszyklen und laufenden Finanzüberwachungsaktivitäten Durchführung von Finanzdatenkonsolidierung, Basisanalysen und Qualitätsprüfungen zur Sicherstellung von Genauigkeit und Konsistenz Beitrag zur Vorbereitung von Unterlagen für Board-Meetings, Finanzkomitees und Audit-Prozesse Kontaktpflege zu internen Finanzteams, externen Wirtschaftsprüfern und Finanzinstituten zur Sicherstellung einer reibungslosen Koordination und eines Informationsflusses Sicherstellung, dass alle finanziellen Ergebnisse klar, gut strukturiert und auf die Entscheidungsbedürfnisse abgestimmt sind Projektkoordination und operative Unterstützung Unterstützung bei der Umsetzung strategischer Finanz- und funktionsübergreifender Projekte durch Verfolgung von Zeitplänen, Ergebnissen und Abhängigkeiten Sicherstellung einer starken Nachverfolgung und Umsetzungstreue bei Initiativen, die vom CFO geleitet oder beaufsichtigt werden Identifizierung von Risiken, Engpässen oder Verzögerungen sowie proaktive Eskalation oder Unterstützung bei der Problemlösung Beitrag zu Prozessverbesserungsinitiativen, um die Definition und Implementierung neuer Arbeitsweisen in einer neu geschaffenen Rolle zu unterstützen Unterstützung beim Aufbau von Strukturen, Tools und Dokumentationen, während sich die Funktion entwickelt Stakeholder-Management und Kommunikation Agieren als zentrale Schnittstelle zwischen dem CFO und internen sowie externen Stakeholdern, um eine reibungslose, professionelle und effiziente Kommunikation zu gewährleisten Aufbau und Pflege starker Arbeitsbeziehungen zu Führungskräften, Partnern und Schlüsselakteuren innerhalb des Genfer Finanzökosystems Erleichterung der Koordination über Teams hinweg, um Klarheit, Reaktionsfähigkeit und Abstimmung sicherzustellen Unterstützung des CFO bei der Aufrechterhaltung einer starken externen Präsenz durch gut vorbereitete Interaktionen und Unterlagen Profil des Kandidaten Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level, idealerweise in der Unterstützung eines CFO oder einer Finanzführung Starker Finanzhintergrund oder Erfahrung (Budgetierung, Reporting, Finanzumfelder) Exzellente Kenntnisse des Genfer Wirtschaftsekosystems und der Schweizer Finanzlandschaft Perfekt zweisprachig Französisch / Englisch, mit herausragenden englischen Schreibkenntnissen Starke analytische Denkweise mit der Fähigkeit, komplexe Informationen zu synthetisieren Sehr sicher im Umgang mit Zahlen und fortgeschrittener Excel-Anwendung Starke Priorisierungs- und Organisationsfähigkeiten Fähigkeit, autonom zu arbeiten und gleichzeitig proaktiv und lösungsorientiert zu bleiben Technikaffin mit exzellenter Beherrschung digitaler Tools Bedingungen und Vorteile Arbeitsstil Agiles, „Start-up-ähnliches“ Umfeld Fähigkeit, schnell zwischen Themen und Prioritäten zu wechseln Hohes Mass an Flexibilität erforderlich Rollenverteilung ~70-80% Executive Assistant Aufgaben ~20-30% Finanzbezogene Aufgaben jpid39ffb77jm jpit0626jm jpiy26jm