Assistenz für Mitglieder des Global Leadership Teams

Unternehmensbeschreibung
Bei der Syngenta Group sind wir eine globale Gemeinschaft von 56.000 Innovatoren in 90 Ländern, vereint durch ein 250-jähriges Erbe landwirtschaftlicher Exzellenz. Als der lokalste Agrartechnologiepartner der Welt entwickeln wir massgeschneiderte Lösungen, die die Landwirtschaft transformieren und gleichzeitig unseren Planeten schützen, angetrieben durch unser Engagement für Innovation, Ethik und Integrität. Durch unser inklusives Umfeld und vielfältige Perspektiven entwickeln wir bahnbrechende Lösungen für Landwirte, die Gesellschaft und zukünftige Generationen. Schliessen Sie sich unseren weltweiten Teams von Agrarpionieren an, um ein widerstandsfähigeres und gerechteres Ernährungssystem für alle zu schaffen.

Syngenta wurde vom Science Magazine als Top-Arbeitgeber eingestuft, und alle Schweizer Standorte wurden mit dem Label „Friendly Work Space“ ausgezeichnet.

Jobbeschreibung
Als Assistenz für zwei Mitglieder des Global Leadership Teams (GLT) leisten Sie administrative und strategische Unterstützung und fungieren als primäre Ansprechperson für administrative und organisatorische Angelegenheiten für mehrere Funktionen. Die Rolle erfordert die Abwägung konkurrierender Prioritäten der Führungsebene, das Vorhersehen geschäftlicher Bedürfnisse und die Gewährleistung einer reibungslosen Koordination über die Büros der Führungsebene hinweg. Aufgrund des globalen Umfangs und des Ranges der unterstützten Führungskräfte ist Flexibilität bei den Arbeitszeiten erforderlich, um wechselnden Prioritäten, Zeitzonen und dringenden Anfragen gerecht zu werden.

Erledigt eine breite Palette fortgeschrittener administrativer Aufgaben, einschliesslich: Verwaltung eines extrem aktiven Terminkalenders; Genehmigung von Spesenabrechnungen im Namen der GLT-Mitglieder; Verfassen und Vorbereiten vertraulicher Korrespondenz; Organisation komplexer globaler Reisepläne, Reiserouten und Agenden; sowie Zusammenstellen von Dokumenten für reisebezogene Besprechungen.
Bietet administrative Unterstützung im Zusammenhang mit der Organisation der beruflichen und, falls zutreffend, persönlichen Verpflichtungen der GLT-Mitglieder.
Plant, koordiniert und stellt sicher, dass die verschiedenen Zeitpläne eingehalten und respektiert werden. Agiert in einer „Gatekeeper“- und „Gateway“-Rolle und schafft Win-Win-Situationen für den direkten Zugang zu Kalendern und Büros.
いwägt die Bedürfnisse von zwei GLT-Mitgliedern ab und priorisiert diese, um eine effektive Koordination von Kalendern, Stakeholder-Anfragen, Besprechungsvorbereitungen, Reisen, Korrespondenz und Folgemassnahmen zu gewährleisten, während Diskretion, fundiertes Urteilsvermögen und volle Aufmerksamkeit für geschäftliche Prioritäten gewahrt bleiben.
Koordiniert mehrere interne und externe Besprechungen mit verschiedenen Stakeholdern.
Recherchiert, priorisiert und verfolgt eingehende Probleme und Anliegen, einschliesslich solcher sensibler oder vertraulicher Natur. Bestimmt das angemessene Vorgehen, die Weiterleitung oder die Antwort.
Arbeitet als Teil eines grösseren Executive-Assistant-Teams zusammen, arbeitet eng mit Kollegen zusammen, teilt Informationen proaktiv und vertritt andere bei Bedarf, um eine nahtlose, kontinuierliche und qualitativ hochwertige Unterstützung im Büro der Führungsebene zu gewährleisten.
Identifiziert Möglichkeiten zur Verbesserung administrativer Prozesse, digitaler Arbeitsweisen, Tracking-Systeme und Koordinationsroutinen, um die Effektivität im Büro der Führungsebene zu steigern.

Qualifikationen
Bachelor-Abschluss oder eine gleichwertige Berufsausbildung.
Mindestens 5–8 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Mitgliedern des Executive Leadership Teams in einem komplexen, globalen multinationalen Unternehmen.
Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe, sensible Angelegenheiten proaktiv zu verwalten und unabhängig an Projekten zu arbeiten.
Nachgewiesene Fähigkeit, unter Druck auf hohem Niveau zu arbeiten, sich schnell an konkurrierende Anforderungen anzupassen und dabei eine herausragende Qualität der Ergebnisse sowie ein realistisches Gleichgewicht zwischen mehreren Prioritäten aufrechtzuerhalten.
Sehr starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, vertrauensbasierte Beziehungen zu Stakeholdern auf allen Ebenen aufzubauen, einschliesslich leitender Angestellter und externer Partner.
Herausragendes Urteilsvermögen, Diskretion und diplomatische Fähigkeiten im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Geschäftssichere schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (zusätzliche Sprachen sind ein Plus), mit starken organisatorischen Fähigkeiten und akribischer Liebe zum Detail.
Proaktiver, lösungsorientierter Ansatz bei der Problemlösung mit starken Entscheidungsfähigkeiten.
Hohe Flexibilität, um einem anspruchsvollen und dynamischen Zeitplan gerecht zu werden.
Hohe Kompetenz in modernen digitalen Workplace-Tools, Enterprise-Productivity-Suites (wie Microsoft Office, Teams und SharePoint), Kollaborationsplattformen und verschiedenen KI-Produktivitätstools.
Verständnis für das Agrargeschäft und die globalen Treiber der Branche ist sehr erwünscht.
Zusätzliche Informationen
Was wir bieten

Eine Vielzahl von finanziellen und nicht-finanziellen Vorteilen, darunter:

Eine Position, die zu wertvoller und wirkungsvoller Arbeit in einem anregenden und internationalen Umfeld beiträgt
Ein hervorragendes Arbeitsumfeld mit einer offenen Kultur und einer vielfältigen Belegschaft, in der neue Ideen immer willkommen sind
Die Möglichkeit, mit hochqualifizierten und erfahrenen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, von ihnen zu lernen und wissenschaftliche sowie technische Exzellenz zu erlangen
Eine Lernkultur (Together we Grow) und eine breite Palette an Trainingsoptionen
Sie profitieren von einem wettbewerbsfähigen Pensionskassenplan, flexiblen Arbeitsregelungen, einem attraktiven Bonussystem, einem Arzt vor Ort, einem Fitnessraum, einer Kantine und anderen Vorteilen wie familienfreundlichen Initiativen sowie Kinder- und F