Administrativ·e Assistent·in - Service de l-enfance (80%)

Ihre Mission

Im Rahmen eines mehrmonatigen Temporäreinsatzes, der ab Anfang Oktober zu besetzen ist, suchen wir eine/n Administrativ·e Assistent·in (80%), um einen im Bereich der Kindheit tätigen Dienst zu verstärken. Sie gewährleisten die tägliche administrative Unterstützung des Dienstes und seiner verschiedenen Institutionen in einem dynamischen Umfeld, das Reaktionsfähigkeit, Sorgfalt und die Fähigkeit erfordert, mehrere Anfragen gleichzeitig zu bearbeiten. Ihre Hauptaufgaben: Verfassen und Nachverfolgen von Korrespondenz und Mitteilungen an die verschiedenen Institutionen; Verwaltung der Bestellungen von Verbrauchsmaterialien, die für den Betrieb der Strukturen notwendig sind; Aktualisierung der Listen und Daten bezüglich der Kinder, insbesondere für die Organisation und Bestellung der Mahlzeiten; Regelmäßige Dateneingaben, Aktualisierungen und Datenbewegungen in Excel; Entgegennahme von Telefonanrufen und Auskunftserteilung für Familien; Überwachung mehrerer E-Mail-Postfächer und Bearbeitung der verschiedenen Anfragen; Entgegennahme der Abwesenheitsmeldungen des Personals zu Beginn des Tages und Koordination des Vertretungsbedarfs; Weitere Mitwirkung am reibungslosen administrativen und organisatorischen Ablauf des Dienstes. Bedingungen: Beschäftigungsgrad: 80%; Stellenantritt: Anfang Oktober 2026; Mehrmonatiger Temporäreinsatz; Mögliche Organisation auf 4 Tage mit freiem Mittwoch oder Verteilung der 80% auf 5 Tage; Die Stelle erfordert eine Verfügbarkeit ab 6h00, um die Verwaltung von Abwesenheiten und Vertretungen sicherzustellen.

Ihr Profil

Vorherige Erfahrung in einer administrativen oder koordinativen Funktion; Sehr gute Beherrschung von Excel, insbesondere für die regelmäßige Verwaltung und Aktualisierung von Tabellen und Listen; Sehr gute Beherrschung von Outlook und Sicherheit im gleichzeitigen Verwalten mehrerer E-Mail-Postfächer; Exzellente Organisations- und Priorisierungsfähigkeit; Hohe Reaktionsfähigkeit und die Fähigkeit, mit Unvorhergesehenem umzugehen; Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei der Verarbeitung von Informationen; Kommunikationsstärke am Telefon und ausgezeichneter Servicegedanke bei der Auskunftserteilung für Familien; Fähigkeit, autonom zu arbeiten und gleichzeitig mit mehreren Ansprechpartnern und Institutionen zusammenzuarbeiten; Verfügbarkeit und Flexibilität sind aufgrund der mit der Funktion verbundenen frühen Arbeitszeiten unerlässlich.