Assistente Amministrativa - Facility Management

Siamo un Family Office, promotore, proprietario e gestore del nostro patrimonio immobiliare privato, composto da residenze, proprietà storiche, edifici amministrativi e commerciali che ospitano inquilini di fama e aziende di primo piano. La nostra missione è garantire la preservazione, la valorizzazione e la gestione sostenibile di questo patrimonio offrendo un livello di servizio esigente, basato sulla discrezione, l'eccellenza, la fiducia e l'attenzione ai dettagli. Nell'ambito dello sviluppo del nostro dipartimento Facility Management, cerchiamo un/una Assistente Amministrativa di Esercizio esperto/a, organizzato/a e autonomo/a per accompagnare la strutturazione del nostro Family Office. All'interno del nostro Family Office, lavorerete in stretta collaborazione con il Responsabile Facility Management e con l'Assistente Tecnico, in un ambiente in cui la polivalenza, la riservatezza e lo spirito di squadra sono essenziali. Questo ruolo rappresenta un'opportunità unica di partecipare attivamente alla creazione e all'organizzazione di un dipartimento Facility Management in piena evoluzione. Le vostre principali responsabilità: In stretta collaborazione con il Responsabile Facility Management e l'Assistente Tecnico, assicurate il supporto amministrativo, organizzativo e documentale del dipartimento Facility Management del nostro Family Office. A questo titolo, le vostre principali responsabilità sono le seguenti: Assicurare il monitoraggio amministrativo quotidiano delle attività del dipartimento Facility Management. Gestire le richieste Helpdesk, i buoni di lavoro e il monitoraggio amministrativo degli interventi. Partecipare al monitoraggio di progetti, lavori, manutenzioni e fornitori, in coordinamento con il Responsabile Facility Management. Assicurare il monitoraggio amministrativo di preventivi, ordini, contratti, fatture, sinistri e acquisti. Organizzare le riunioni, redigere i verbali e assicurare il monitoraggio delle azioni. Gestire la corrispondenza, la classificazione, l'archiviazione e l'aggiornamento delle pratiche amministrative e tecniche delle proprietà. Partecipare alla gestione degli inventari e al monitoraggio documentale del patrimonio. Strutturazione del Family Office: Al di là del supporto amministrativo, parteciperete attivamente alla strutturazione del dipartimento Facility Management. Cerchiamo una persona capace di organizzare, creare e mantenere una documentazione chiara e duratura, in particolare attraverso: la strutturazione delle pratiche amministrative e tecniche delle proprietà; la messa in atto di metodi di classificazione e archiviazione efficaci; la creazione e il miglioramento di procedure, cruscotti e strumenti di monitoraggio; la digitalizzazione e il miglioramento continuo dei processi amministrativi. Sarete un vero sostegno allo sviluppo del dipartimento e contribuirai attivamente alla messa in atto di un'organizzazione duratura e di qualità. Profilo ricercato: Formazione in gestione immobiliare, amministrativa o equivalente. 3-5 anni di esperienza in una funzione amministrativa simile, idealmente all'interno di un Family Office, di una società immobiliare, di una régie o di un ambiente tecnico. Eccellente padronanza del francese e dell'inglese, sia orale che scritto. La padronanza del tedesco costituisce un vantaggio. Eccellenti capacità di scrittura e perfetta padronanza degli strumenti Microsoft Office 365. La conoscenza di un ERP, di una GMAO o di un software di gestione (Odoo) costituisce un vantaggio. Esperienza o forte interesse per la strutturazione documentale, l'organizzazione amministrativa e il miglioramento continuo dei processi. Persona rigorosa, organizzata, discreta, proattiva e dotata di un eccellente senso del servizio. Capacità di gestire più pratiche simultaneamente con rigore, rispettando al contempo le priorità e le scadenze. Eccellenti competenze relazionali e disinvoltura negli scambi con interlocutori interni ed esterni. Capacità di lavorare in modo autonomo pur collaborando strettamente con la propria gerarchia e i membri del team. Polivalenza, adattabilità e volontà di contribuire attivamente allo sviluppo e alla strutturazione del nostro Family Office.