Administrativ(e) Assistent(in) - Facility Management

Wir sind ein Family Office, Projektentwickler, Eigentümer und Verwalter unseres privaten Immobilienvermögens, das aus Wohnsitzen, historischen Liegenschaften sowie Verwaltungs- und Gewerbeimmobilien besteht, in denen renommierte Mieter und führende Unternehmen untergebracht sind. Unsere Mission ist es, den Erhalt, die Wertsteigerung und die nachhaltige Bewirtschaftung dieses Vermögens durch ein anspruchsvolles Serviceniveau sicherzustellen, das auf Diskretion, Exzellenz, Vertrauen und Detailgenauigkeit basiert. Im Rahmen des Ausbaus unserer Abteilung Facility Management suchen wir eine(n) erfahrene(n), organisierte(n) und selbstständige(n) Administrativ(e) Betriebsassistent(in), um die Strukturierung unseres Family Office zu begleiten. Innerhalb unseres Family Office arbeiten Sie in enger Zusammenarbeit mit dem Responsable Facility Management sowie dem Assistant Technique in einem Umfeld, in dem Vielseitigkeit, Vertraulichkeit und Teamgeist essenziell sind. Diese Stelle stellt eine einzigartige Gelegenheit dar, aktiv an der Schaffung und Organisation einer sich in voller Entwicklung befindlichen Facility Management Abteilung mitzuwirken. Ihre Hauptverantwortlichkeiten: In enger Zusammenarbeit mit dem Responsable Facility Management und dem Assistant Technique gewährleisten Sie die administrative, organisatorische und dokumentarische Unterstützung der Facility Management Abteilung unseres Family Office. In dieser Funktion sind Ihre Hauptverantwortlichkeiten wie folgt: Sicherstellung der täglichen administrativen Überwachung der Aktivitäten der Facility Management Abteilung. Bearbeitung von Helpdesk-Anfragen, Arbeitsaufträgen und der administrativen Nachverfolgung von Einsätzen. Mitwirkung bei der Projekt-, Bau-, Wartungs- und Dienstleisterüberwachung in Koordination mit dem Responsable Facility Management. Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung von Offerten, Bestellungen, Verträgen, Rechnungen, Schadensfällen und Einkäufen. Organisation von Sitzungen, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung der Massnahmen. Verwaltung des Postverkehrs, Ablage, Archivierung und Aktualisierung der administrativen und technischen Dossiers der Liegenschaften. Mitwirkung bei der Bestandsverwaltung und der dokumentarischen Nachverfolgung des Vermögens. Strukturierung des Family Office: Über die administrative Unterstützung hinaus werden Sie aktiv an der Strukturierung der Facility Management Abteilung mitwirken. Wir suchen eine Person, die in der Lage ist, eine klare und nachhaltige Dokumentation zu organisieren, zu erstellen und zu pflegen, insbesondere durch: die Strukturierung der administrativen und technischen Dossiers der Liegenschaften; die Implementierung effizienter Ablage- und Archivierungsmethoden; die Erstellung und Verbesserung von Verfahren, Dashboards und Überwachungswerkzeugen; die Digitalisierung und kontinuierliche Verbesserung der administrativen Prozesse. Sie werden eine echte Unterstützung für die Entwicklung der Abteilung sein und aktiv zum Aufbau einer dauerhaften und qualitativ hochwertigen Organisation beitragen. Gesuchtes Profil: Ausbildung in Immobilienbewirtschaftung, Verwaltung oder gleichwertig. 3-5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Funktion, idealerweise in einem Family Office, einer Immobiliengesellschaft, einer Liegenschaftenverwaltung oder in einem technischen Umfeld. Exzellente Beherrschung der französischen und englischen Sprache, in Wort und Schrift. Deutschkenntnisse sind ein Vorteil. Exzellente Schreibfähigkeiten und perfekte Beherrschung der Microsoft Office 365 Tools. Kenntnisse eines ERP, einer GMAO oder einer Verwaltungssoftware (Odoo) sind von Vorteil. Erfahrung oder ausgeprägtes Interesse an der Dokumentenstrukturierung, der administrativen Organisation und der kontinuierlichen Prozessverbesserung. Eine exakte, organisierte, diskrete und proaktive Person mit einem ausgezeichneten Servicegedanken. Fähigkeit, mehrere Dossiers gleichzeitig mit Sorgfalt zu verwalten und dabei Prioritäten und Fristen einzuhalten. Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten und Sicherheit im Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern. Fähigkeit, autonom zu arbeiten und gleichzeitig eng mit der Hierarchie und den Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Vielseitigkeit, Anpassungsfähigkeit und der Wille, aktiv zur Entwicklung und Strukturierung unseres Family Office beizutragen.