Assistenza della direzione & Supporto backoffice 50+ %

OceanCare si impegna dal 1989 a livello mondiale per la protezione dei mari e degli animali marini: con la partecipazione a organismi internazionali, progetti di protezione e campagne di sensibilizzazione. Dal 2011 come consulente speciale ONU per la protezione del mare. Siamo un'organizzazione di esperti agile e connettuta a livello internazionale con un team a Wädenswil, che opera con colleghi di 12 paesi su quattro continenti. Poiché c'è molto da fare nella protezione del mare, cerchiamo da subito un/una collega esperta come Assistenza della direzione & Supporto backoffice (50 %+) *Le indicazioni percentuali sono da intendersi come ipotesi e percentuale del grado di occupazione* Luogo di lavoro: Wädenswil (ZH) Line Management: è subordinato come ufficio di staff al CEO. Stretta collaborazione e coordinamento con il COO. Compiti: Supporto alla direzione in questioni operative e amministrative come persona di riferimento centrale in loco con responsabilità per l'organizzazione e il regolare funzionamento dell'ufficio. Supporto alla direzione in questioni operative e amministrative (60 %): • Amministrazione • Prenotazioni di viaggi per conferenze e altri viaggi di lavoro per i dipendenti tramite Globetrotter • Coordinamento di appuntamenti e riunioni (ad es. riunioni di team, appuntamenti esterni) nonché appuntamenti della direzione (GF) • Supporto per la rendicontazione delle spese e delle carte di credito della direzione • Preparazione e follow-up delle sessioni inclusi agenda, redazione del verbale e gestione delle pendenze • Coordinamento ed esecuzione di ordini grafici o di stampa • Gestione IT e delle risorse • Primo punto di contatto per i dipendenti per semplici questioni IT e coordinamento in caso di guasti • Organizzazione e gestione dell'infrastruttura dell'ufficio e troubleshooting per questioni IT • Garanzia dell'archiviazione dei documenti e cura della struttura del server, insieme al COO • Supporto alla direzione nell'archiviazione strutturata di documenti ed e-mail. • Supporto all'amministrazione del personale/HR • Supporto alla registrazione interna delle assenze per vacanza • Garanzia di inserimenti attuali e completi nel calendario OC • Supporto operativo al COO durante ritiri, workshop di team ed eventi di team • Organizzazione del catering per riunioni di team, pranzi di team e welcome-apéros • Organizzazione di regali e carte per i dipendenti Gestione e funzionamento dell'ufficio (40 %) • Responsabilità per l'ordine, la pulizia e un piacevole ambiente di lavoro in ufficio • Garanzia della disponibilità di materiale d'ufficio e ordinazione in base al fabbisogno. • Aggiornamento e coordinamento della suddivisione dei compiti d'ufficio nel team (piano dei turni) • Garanzia del servizio telefonico tramite FR/MKT/KOM e backup, nonché svuotamento autonomo della casella postale • Coordinamento e gestione dei parcheggi • Coordinamento delle richieste relative all'infrastruttura e alla gestione dell'ufficio • Persona di riferimento per fornitori di servizi esterni (ad es. pulizia, manutenzione edilizia) Profilo: • Pluriennale esperienza in una funzione comparabile • Elevata responsabilità personale e spiccata capacità organizzativa, nonché la capacità di stabilire priorità, riconoscere le connessioni e pensare in modo attivo • Piena presenza in ufficio (per un grado di occupazione del 50% idealmente mezza giornata ogni giorno) e assume una funzione di snodo centrale per il team e la direzione • Residenza in Svizzera, lingua madre tedesco con sicura comprensione del tedesco svizzero e buone conoscenze di inglese parlato e scritto • Spiccata capacità comunicativa e uno stile di scrittura sicuro e adatto al destinatario • Metodo di lavoro strutturato, lungimirante, accurato e affidabile con un forte senso dell'ordine. Trasparenza e processi efficienti • Gestione sicura di compiti paralleli, anche in situazioni dinamiche • Elevata flessibilità e agilità, nonché la capacità di mantenere la calma e la visione d'insieme anche in situazioni dinamiche e di coordinare più compiti contemporaneamente • Approccio amichevole, orientato al servizio e cordiale, con il vero piacere di supportare gli altri e dare un contributo positivo alla vita quotidiana del team • Comunicazione aperta, proattiva e trasparente, nonché la disponibilità a condividere tempestivamente informazioni rilevanti e ad assumere visibilmente responsabilità • Discrezione, affidabilità e un alto senso di responsabilità nel trattamento di informazioni sensibili • Uso sicuro dei comuni strumenti Office (Microsoft 365) e apertura e interesse per strumenti e sistemi digitali • Esperienza nel coordinamento di fornitori esterni e nella gestione di questioni IT è un vantaggio • Conoscenze di base nell'amministrazione del personale e nei processi HR (ad es. assicurazioni sociali, reclutamento) è un vantaggio • Mentalità hands-on, pragmatismo e piacere nell'affrontare le cose, assumere responsabilità e contribuire attivamente alla gestione quotidiana dell'ufficio • Chiarezza e affidabilità nella collaborazione, nonché la capacità di coordinare i compiti nel team in modo motivante e mirato • Identificazione con la missione di OceanCare; l'esperienza in ambito ONG è un vantaggio Offriamo: • Una posizione versatile e responsabile • La possibilità di dare un contributo diretto alla protezione del mare e alla conservazione delle specie • Un team motivato con gerarchie piatte Siete interessati? Il nostro team è composto da persone che portano in sé il desiderio di cambiare qualcosa. Chi lavora in OceanCare si sente connesso al mondo marino. Desideriamo candidati che condividano questa passione. Attendiamo la vostra candidatura via e-mail (curriculum vitae, lettera di motivazione e i certificati più importanti) a Olivia Zollinger ozollinger@oceancare.org. A causa della pausa estiva, le conferme di ricezione delle candidature saranno inviate solo a partire dalla settimana lavorativa 3