Assistante de la direction & Support Backoffice 50+ %

OceanCare s'engage depuis 1989 à travers le monde pour la protection des mers et des animaux marins : par sa participation à des organes internationaux, des projets de protection et des campagnes de sensibilisation. Depuis 2011, en tant que conseillère spéciale de l'ONU pour la protection des mers. Nous sommes une organisation d'experts agile, connectée à l'international, avec une équipe à Wädenswil qui agit avec des collègues de 12 pays sur quatre continents. Parce qu'il y a beaucoup à faire dans la protection des mers, nous recherchons dès maintenant un·e collègue expérimenté·e en tant qu' Assistante de la direction & Support Backoffice (50 %+) *Les indications en pourcentage sont à comprendre comme une supposition et le pourcentage du taux d'activité* Lieu de travail : Wädenswil (ZH) Line Management : Est subordonné au titre de service de la CEO. Collaboration étroite et coordination avec la COO. Tâches : Soutien de la direction dans les questions opérationnelles et administratives en tant que personne de contact centrale sur place, avec la responsabilité de l'organisation et du bon fonctionnement du bureau. Soutien de la direction dans les questions opérationnelles et administratives (60 %) : • Administration • Réservations de voyages pour des conférences et autres voyages d'affaires pour les collaborateurs via Globetrotter • Coordination des rendez-vous et réunions (par ex. réunions d'équipe, rendez-vous externes) ainsi que les rendez-vous de la direction (GF) • Support pour les notes de frais et les décomptes de cartes de crédit de la direction • Préparation et suivi des séances, incluant l'ordre du jour, la rédaction des procès-verbaux et la gestion des tâches en suspens • Coordination et traitement des commandes graphiques ou d'impression • Management IT & ressources • Premier point de contact pour les collaborateurs pour les questions IT simples ainsi que la coordination en cas de pannes • Organisation et entretien de l'infrastructure du bureau et dépannage (trouble-shooting) pour les questions IT • Assurer l'archivage des documents ainsi que l'entretien de la structure du serveur, conjointement avec la COO • Soutien de la direction pour l'archivage structuré des documents et des e-mails. • Support administration du personnel/RH • Support pour la saisie interne des absences pour vacances • Assurer la mise à jour et l'exhaustivité des entrées dans le calendrier OC • Soutien opérationnel de la COO lors des retraites, ateliers d'équipe et événements d'équipe • Organisation de la restauration pour les réunions d'équipe, les déjeuners d'équipe et les apéros de bienvenue • Organisation des cadeaux et cartes pour les collaborateurs Gestion et exploitation du bureau (40 %) • Responsabilité de l'ordre, de la propreté et d'une atmosphère de travail agréable dans le bureau • Assurer la disponibilité du matériel de bureau ainsi que les commandes selon les besoins. • Mise à jour et coordination de la répartition des tâches de bureau dans l'équipe (planning des corvées) • Assurer le service téléphonique par FR/MKT/KOM et backup ainsi que le vidage autonome de la boîte aux lettres • Coordination et gestion des places de parking • Coordination des demandes liées à l'infrastructure du bureau et à la gestion • Personne de contact pour les prestataires de services externes (par ex. nettoyage, conciergerie) Profil : • Plusieurs années d'expérience dans une fonction comparable • Grande autonomie et fortes capacités d'organisation ainsi que la capacité de fixer des priorités, de reconnaître les liens et de réfléchir de manière proactive • Présence complète au bureau (pour un taux de 50 %, idéalement une demi-journée par jour) et assumer une fonction de pivot central pour l'équipe et la direction • Résidence en Suisse ainsi que langue maternelle allemand avec une bonne compréhension du suisse allemand, ainsi que de bonnes connaissances de l'anglais à l'oral et à l'écrit • Grandes capacités de communication ainsi qu'un style rédactionnel sûr et adapté au destinataire • Mode de travail structuré, prévoyant, soigneux et fiable avec un sens aigu de l'ordre. Transparence et processus efficaces • Gestion sereine des tâches parallèles, même dans des situations dynamiques • Grande flexibilité et agilité ainsi que la capacité de garder son calme et une vue d'ensemble même dans des situations dynamiques et de coordonner plusieurs tâches simultanément • Attitude amicale, orientée service et engageante, avec un réel plaisir à soutenir les autres et à apporter une contribution positive au quotidien de l'équipe • Communication ouverte, proactive et transparente ainsi que la volonté de partager les informations pertinentes tôt et d'assumer visiblement ses responsabilités • Discrétion, fiabilité et un haut sens des responsabilités dans le traitement des informations sensibles • Utilisation sûre des outils bureautiques courants (Microsoft 365) ainsi qu'une ouverture et un intérêt pour les outils et systèmes numériques • Expérience dans la coordination de prestataires externes ainsi que dans la gestion de questions IT est un avantage • Connaissances de base en administration du personnel et processus RH (par ex. assurances sociales, recrutement) est un avantage • Mentalité "hands-on", pragmatisme et plaisir à s'impliquer, à prendre des responsabilités et à participer activement à la vie quotidienne du bureau • Clarté et engagement dans la collaboration ainsi que la capacité de coordonner les tâches au sein de l'équipe de manière motivante et ciblée • Identification avec la mission d'OceanCare ; l'expérience dans le milieu des ONG est un avantage Nous offrons : • Un poste polyvalent et responsable • La possibilité d'apporter une contribution directe à la protection des mers et à la préservation des espèces • Une équipe motivée avec des hiérarchies horizontales Vous êtes intéressé·e ? Notre équipe est composée de personnes qui portent en elles le désir de faire bouger les choses. Travailler chez OceanCare