Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

• Lausanne / CDI / 70% / FR - ENG • Executive Assistant & Office Manager About Our Client ## Società svizzera indipendente attiva nel settore finanziario, stabilita nella regione di Losanna. Job Description ## Executive Assistant al CIO: • Gestione proattiva e completa dell'agenda del CIO, con priorizzazione strategica degli obiettivi. • Organizzazione e coordinamento delle istanze di governance (Investment Committee, Boards): preparazione degli aggiornamenti, gestione degli inviti e produzione dei materiali. • Preparazione, formattazione e revisione di presentazioni e documenti destinati a parti interessate di alto livello. • Gestione delle comunicazioni: selezione delle email, stesura di lettere e monitoraggio delle azioni. • Organizzazione dei viaggi del CIO dalla partenza all'arrivo (prenotazioni, visti, itinerari, note spese). • Coordinamento con gli interlocutori interni (Heads of Departments) e esterni. • Monitoraggio delle scadenze, dei progetti e dei risultati strategici. • Organizzazione di eventi chiave (Investment Days). Office Management & Support Amministrativo: • Supervisione delle operazioni quotidiane dell'ufficio (accoglienza, gestione dei fornitori, manutenzione). • Coordinamento dei servizi generali (pulizia, facility management, fornitori). • Gestione degli accessi, badge e posti auto. • Supporto amministrativo globale (gestione dei calendari, comunicazioni interne, trattamento della posta). • Gestione dei rifornimenti e monitoraggio delle scorte. • Partecipazione ai processi di onboarding (installazione, materiale, accesso ai sistemi). The Successful Applicant ## In qualità di Executive Assistant & Office Manager, avete il seguente profilo: Esperienza: • Minimo 5 anni in un ruolo simile (Executive Assistant / Personal Assistant). • Esperienza nei servizi finanziari, banca o ambiente regolamentato. • Esposizione al supporto di un senior executive (idealemente CIO o equivalente). • Esperienza in governance o supporto di board/comitati. Competenze: • Ottima padronanza di Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams). • Buon livello di inglese e francese richiesto. • Capacità avanzate nella produzione di presentazioni professionali. • Organizzazione eccezionale e gestione delle priorità. • Eccellenti competenze relazionali e comunicative. • Forte discrezione e senso della riservatezza. • Proattività e capacità di anticipazione. • Capacità di lavorare sotto pressione con affidabilità. • Spirito di squadra con autonomia. What's on Offer ## Il nostro cliente vi offre: • Un posto permanente in un'azienda ben stabilita. • 5 settimane di vacanza per un buon equilibrio lavoro-vita privata. • Un'atmosfera professionale e collaborativa. • La possibilità di contribuire attivamente al buon funzionamento e all'efficienza delle operazioni quotidiane. Quote job ref JN-062026-7037847 Job Function Office & Management Support Specialisation Executive Assistant Industry Financial Services Location Lausanne Region Contract Type Permanent Job Reference JN-062026-7037847