Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

• Lausanne / CDI / 70% / FR - ENG • Executive Assistant & Office Manager Über unseren Kunden ## Unabhängige Schweizer Gesellschaft im Finanzsektor, ansässig in der Region Lausanne. Stellenbeschreibung ## Executive Assistant des CIO: • Proaktive und umfassende Verwaltung des Kalenders des CIO, mit strategischer Priorisierung der Aufgaben. • Organisation und Koordination der Governance-Instanzen (Investment Committee, Boards): Vorbereitung der Tagesordnungen, Verwaltung der Einladungen und Erstellung der Unterlagen. • Vorbereitung, Formatierung und Korrektur von Präsentationen und Dokumenten für hochrangige Interessenten. • Verwaltung der Kommunikation: E-Mail-Filterung, Erstellung von Briefen und Verfolgung der Maßnahmen. • Organisation der Reisen des CIO von Anfang bis Ende (Buchungen, Visa, Reiserouten, Spesenabrechnungen). • Koordination mit internen (Abteilungsleitern) und externen Ansprechpartnern. • Verfolgung der Fristen, Projekte und strategischen Ergebnisse. • Organisation von Schlüsselveranstaltungen (Investment Days). Büromanagement & administrativer Support: • Überwachung des täglichen Bürobetriebs (Empfang, Verwaltung der Dienstleister, Wartung). • Koordination der allgemeinen Dienste (Reinigung, Facility Management, Lieferanten). • Verwaltung der Zutrittsberechtigungen, Ausweise und Parkplätze. • Globale administrative Unterstützung (Kalenderverwaltung, interne Kommunikation, Postbearbeitung). • Verwaltung der Materialien und Überwachung der Bestände. • Teilnahme an den Onboarding-Prozessen (Einrichtung, Material, Systemzugang). Der erfolgreiche Bewerber ## Als Executive Assistant & Office Manager haben Sie das folgende Profil: Erfahrung: • Mindestens 5 Jahre in einer ähnlichen Position (Executive Assistant / Personal Assistant). • Erfahrung in Finanzdienstleistungen, Bankwesen oder regulierter Umgebung. • Erfahrung im Support eines leitenden Angestellten (idealerweise CIO oder äquivalent). • Erfahrung in der Governance oder Unterstützung von Boards/Komitees. Fähigkeiten: • Exzellente Kenntnisse von Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams). • Sehr gutes Englisch- und Französischniveau erforderlich. • Erweiterte Fähigkeiten in der Erstellung professioneller Präsentationen. • Außergewöhnliche Organisation und Prioritätenverwaltung. • Exzellente kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten. • Starke Diskretion und Vertraulichkeit. • Proaktive und vorausschauende Arbeitsweise. • Fähigkeit, unter Druck zuverlässig zu arbeiten. • Teamgeist mit Autonomie. Was wir bieten ## Unser Kunde bietet Ihnen: • Eine Festanstellung in einem etablierten Unternehmen. • 5 Wochen Urlaub für ein gutes Work-Life-Balance. • Eine professionelle und kooperative Arbeitsatmosphäre. • Die Möglichkeit, aktiv zum reibungslosen Funktionieren und zur Effizienz des täglichen Betriebs beizutragen. Stellenreferenz JN-062026-7037847 Jobfunktion Office & Management Support Spezialisierung Executive Assistant Branche Finanzdienstleistungen Standort Region Lausanne Vertragsart Festanstellung Stellenreferenz JN-062026-7037847