Executive Assistant Direzione & Consiglio d'Amministrazione

I Suoi compiti

• Organizzazione e coordinamento lungimirante della quotidianità lavorativa della Direzione
• Pianificazione, prioritizzazione e gestione continua di appuntamenti, calendari e finestre temporali
• Coordinamento degli appuntamenti del Consiglio d'Amministrazione nonché gestione della pianificazione annuale e delle sessioni
• Preparazione di contenuto e organizzativa delle sessioni della Direzione e del Consiglio d'Amministrazione
• Creazione di ordini del giorno, composizione della documentazione per le sessioni e garanzia di una documentazione tempestiva
• Verbale preciso delle sessioni della Direzione e del Consiglio d'Amministrazione
• Documentazione e costante monitoraggio di decisioni, compiti, scadenze e pendenze
• Triage e prioritizzazione delle e-mail e delle richieste in entrata, nonché preparazione o risposta autonoma alla corrispondenza
• Elaborazione di basi decisionali, briefing, presentazioni, rapporti e informazioni per il management
• Esecuzione di accertamenti preliminari di contenuto e ricerche su questioni operative, organizzative e strategiche
• Coordinamento e comunicazione affidabile con i responsabili di dipartimento, gli uffici specialistici interni, le autorità, i committenti e altri partner esterni
• Raccolta di informazioni rilevanti presso gli stakeholder interni nonché sintesi strutturata e comprensibile per la Direzione
• Supporto nella preparazione e nell'attuazione di progetti strategici e intersettoriali
• Assunzione di propri progetti di coordinamento e miglioramento su incarico della Direzione
• Identificazione di punti aperti, rischi e necessità decisionali, nonché escalation precoce
• Archiviazione professionale e gestione di documenti riservati della Direzione e del Consiglio d'Amministrazione
• Utilizzo mirato dell'IA per ricerche, riassunti, corrispondenza, documenti per le sessioni, analisi e processi di lavoro più efficienti
• Ricerca costante di possibilità per alleggerire la Direzione dal punto di vista organizzativo e di contenuto, permettendole di concentrarsi sui compiti di leadership essenziali

Il Suo profilo

• Formazione commerciale con ulteriore formazione pertinente o laurea, ad esempio in economia aziendale, diritto, comunicazione, public management o un ambito comparabile
• Pluriennale esperienza come Executive Assistant, assistente della Direzione, in una segreteria del Consiglio d'Amministrazione, PMO o una funzione di coordinamento comparabile
• Esperienza nella preparazione e nella redazione dei verbali di sessioni della Direzione o del Consiglio d'Amministrazione è un vantaggio
• Marcato interesse per le connessioni operative, organizzative e strategiche
• Capacità di apprendere rapidamente nuovi e complessi argomenti e di riconoscere i punti decisivi
• Ottime conoscenze scritte e orali del tedesco, nonché uno stile di scrittura preciso e adatto al destinatario
• Elevata competenza digitale e uso sicuro di Microsoft 365
• Solida esperienza pratica con le applicazioni di IA e un approccio riflessivo alle loro possibilità, limiti e requisiti di protezione dei dati
• Marcata competenza in organizzazione, prioritizzazione e self-management
• Modo di lavorare lungimirante e capacità di avviare i compiti in autonomia e portarli a termine in modo affidabile
• Discrezione, lealtà e assoluta affidabilità nella gestione di informazioni riservate
• Abilità diplomatica e, al contempo, la necessaria fermezza per richiedere informazioni e pendenze a diversi stakeholder
• Calma, visione d'insieme e capacità decisionale anche in presenza di numerosi temi paralleli e cambiamenti a breve termine
• Personalità orientata al servizio, pragmatica e orientata alle soluzioni
• Disponibilità ad assumersi responsabilità e, a seconda del proprio profilo, a svilupparsi gradualmente in una funzione più ampia di Chief of Staff

Perché noi?

• Una funzione centrale di fiducia in collaborazione diretta con la Direzione e il Consiglio d'Amministrazione
• Una visione straordinariamente ampia su temi aziendali strategici, operativi, del personale e finanziari
• Un ambito di compiti versatile con elevata responsabilità personale e impatto immediato
• La possibilità di contribuire attivamente alla configurazione dei processi di leadership, decisionali e informativi
• Un'azienda dinamica in una significativa fase di crescita e sviluppo
• Un ambiente di lavoro in cui la digitalizzazione e l'uso responsabile dell'IA sono espressamente incoraggiati
• Una prospettiva di sviluppo a lungo termine verso la funzione di Chief of Staff, a seconda dell'esperienza, dell'interesse e dello sviluppo personale
• Un'attività socialmente rilevante presso de j4id10397676a j4it0938a j4iy26a