Assistant de Direction de la Direction Générale & du Conseil d'Administration

Vos tâches

• Organisation et coordination prévoyantes du quotidien de la direction générale
• Planification, priorisation et entretien continu des rendez-vous, calendriers et créneaux horaires
• Coordination des rendez-vous du conseil d'administration ainsi que gestion de la planification annuelle et des séances
• Préparation de contenu et organisation des séances de la direction générale et du conseil d'administration
• Établissement des ordres du jour, compilation des documents de séance et garantie d'une documentation en temps utile
• Procès-verbaux précis des séances de la direction générale et du conseil d'administration
• Documentation et suivi rigoureux des décisions, tâches, échéances et suspens
• Triage et priorisation des e-mails et demandes entrants ainsi que préparation ou réponse autonome à la correspondance
• Préparation de bases de décision, briefings, présentations, rapports et informations de gestion
• Réalisation de clarifications préalables de contenu et de recherches sur des questions opérationnelles, organisationnelles et stratégiques
• Coordination et communication fiable avec les chefs de département, les services spécialisés internes, les autorités, les donneurs d'ordres et d'autres partenaires externes
• Obtention d'informations pertinentes auprès des parties prenantes internes ainsi qu'une synthèse structurée et compréhensible pour la direction générale
• Soutien à la préparation et à la mise en œuvre de projets stratégiques et transversaux
• Prise en charge de propres projets de coordination et d'amélioration sur mandat de la direction générale
• Identification des points ouverts, des risques et des besoins de décision ainsi qu'escalade précoce
• Archivage professionnel et gestion de documents confidentiels de direction et du conseil d'administration
• Utilisation ciblée de l'IA pour les recherches, les résumés, la correspondance, les documents de séance, les analyses et des processus de travail plus efficaces
• Recherche continue de possibilités pour décharger la direction générale sur le plan organisationnel et de contenu et lui permettre de se concentrer sur les tâches de direction essentielles

Votre profil

• Formation commerciale avec formation continue pertinente ou diplôme universitaire, par exemple en gestion d'entreprise, droit, communication, management public ou un domaine comparable
• Plusieurs années d'expérience en tant qu'Executive Assistant, assistant de direction, dans un secrétariat de conseil d'administration, PMO ou une fonction de coordination comparable
• Expérience dans la préparation et le procès-verbal de séances de direction générale ou de conseil d'administration est un avantage
• Intérêt marqué pour les contextes opérationnels, organisationnels et stratégiques
• Capacité à s'approprier rapidement de nouveaux sujets complexes et à identifier les points décisifs
• Très bonnes connaissances écrites et orales de l'allemand ainsi qu'un style d'écriture précis et adapté à l'interlocuteur
• Haute compétence numérique et aisance avec Microsoft 365
• Expérience pratique approfondie avec les applications d'IA et une utilisation réfléchie de leurs possibilités, limites et exigences en matière de protection des données
• Compétences marquées en organisation, priorisation et autogestion
• Méthode de travail prévoyante et capacité à initier des tâches de manière autonome et à les mener à terme de manière fiable
• Discrétion, loyauté et fiabilité absolue dans la manipulation d'informations confidentielles
• Tact diplomatique et simultanément la fermeté nécessaire pour réclamer des informations et des suspens auprès de diverses parties prenantes
• Calme, vue d'ensemble et capacité de décision même face à de nombreux sujets parallèles et des changements de dernière minute
• Personnalité orientée service, pragmatique et axée sur les solutions
• Volonté de prendre des responsabilités et, selon votre profil, de se développer progressivement vers une fonction de Chief of Staff plus étendue

Pourquoi nous ?

• Une fonction de confiance centrale en collaboration directe avec la direction générale et le conseil d'administration
• Un aperçu exceptionnellement large des thèmes stratégiques, opérationnels, personnels et financiers de l'entreprise
• Un domaine de tâches polyvalent avec une grande autonomie et un impact immédiat
• La possibilité de participer activement à la co-conception des processus de direction, de décision et d'information
• Une entreprise dynamique dans une phase importante de croissance et de développement
• Un environnement de travail dans lequel la numérisation et l'utilisation responsable de l'IA sont expressément encouragées
• Une perspective de développement à long terme vers un poste de Chief of Staff, selon l'expérience, l'intérêt et le développement personnel
• Une activité socialement pertinente à de j4id10397676a j4it0938a j4iy26a