Executive Assistant to GM

Siamo alla ricerca di un Executive Assistant altamente professionale, proattivo e adattabile per fornire un supporto completo al General Manager. Questo ruolo richiede eccezionali capacità organizzative, buon giudizio, discrezione e la capacità di gestire molteplici priorità in un ambiente aziendale dinamico. Executive Assistant to GM Il nostro cliente è un'azienda internazionale. Missions Executive Support Gestire il calendario del General Manager, garantendo un'efficace prioritizzazione di riunioni, appuntamenti e impegni commerciali. Coordinare le disposizioni di viaggio nazionali e internazionali, inclusi voli, alloggio, visti, trasporti e itinerari. Preparare agende di riunione, presentazioni, report, documenti di briefing e corrispondenza. Filtrare e gestire le comunicazioni in entrata, garantendo risposte tempestive e azioni di follow-up. Gestire informazioni riservate e sensibili con il più alto livello di discrezione. Meeting & Event Coordination Organizzare riunioni interne ed esterne, inclusa la preparazione dei materiali, la logistica delle riunioni e le azioni di follow-up. Partecipare alle riunioni come richiesto, redigere i verbali e monitorare il completamento delle azioni intraprese. Coordinare riunioni di leadership, comitati di gestione e revisioni aziendali. Supportare l'organizzazione di eventi aziendali, incontri con i clienti, off-sites e visite esecutive. Stakeholder Management Agiire come collegamento chiave tra il General Manager e gli stakeholder interni/esterni. Costruire relazioni efficaci tra i dipartimenti e con i partner esterni. Facilitare la comunicazione e garantire il follow-up tempestivo sulle principali iniziative aziendali. Business & Administrative Support Preparare report, presentazioni, dashboard e sintesi esecutive. Monitorare le scadenze e garantire il follow-up su progetti strategici e consegne chiave. Assistere nel monitoraggio del budget, nella gestione delle spese e nell'elaborazione delle fatture dove richiesto. Mantenere sistemi di archiviazione e registri aziendali accurati. Supportare le attività di governance aziendale e la gestione dei documenti. Project Coordination Supportare le iniziative strategiche monitorando traguardi, scadenze, rischi e azioni. Coordinare progetti cross-funzionali e garantire l'allineamento tra gli stakeholder. Monitorare i progressi e preparare aggiornamenti sullo stato dell'arte per la revisione della leadership. Profil du candidat Qualifications & Experience Education Laurea in Business Administration, Management, Finance, Hospitality o esperienza equivalente. Experience Minimo 5 anni di esperienza come Executive Assistant, Personal Assistant o Senior Administrative Assistant a supporto di leadership di livello esecutivo. Esperienza nel supporto a senior executive in un ambiente internazionale e dinamico. L'esposizione a organizzazioni multinazionali è altamente desiderabile. Skills & Competencies Technical Skills Conoscenza avanzata di Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams). Forti capacità di presentazione e preparazione di documenti. L'esperienza con ERP, gestione delle spese e strumenti di collaborazione è un vantaggio. Personal Attributes Eccezionali capacità organizzative e di gestione del tempo. Forte attenzione ai dettagli e impegno per la qualità. Eccellenti capacità interpersonali e comunicative. Capacità di lavorare indipendentemente ed esercitare un buon giudizio. Alto livello di professionalità, integrità e riservatezza. Proattivo, orientato alle soluzioni e resiliente sotto pressione. Forti capacità di multitasking e prioritizzazione. Languages Sono richiesti inglese e francese fluenti. Conditions et Avantages Ruolo full time. 1 giorno di home office a settimana. jpid088ff5djm jpit0729jm jpiy26jm