Executive Assistant to GM

Wir suchen eine hochprofessionelle, proaktive und anpassungsfähige Executive Assistant zur umfassenden Unterstützung des General Managers. Diese Rolle erfordert aussergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, ein gesundes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Geschäftsumfeld zu verwalten. Executive Assistant to GM Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen. Missionen Executive Support Verwalten des Kalenders des General Managers und Sicherstellung einer effektiven Priorisierung von Besprechungen, Terminen und geschäftlichen Verpflichtungen. Koordination von in- und ausländischen Reisevorbereitungen, einschliesslich Flüge, Unterkünfte, Visa, Transport und Reiserouten. Erstellen von Besprechungsagenden, Präsentationen, Berichten, Briefing-Dokumenten und Korrespondenz. Sichten und Verwalten der eingehenden Kommunikation sowie Sicherstellung von rechtzeitigen Antworten und Follow-up-Massnahmen. Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen mit dem höchsten Mass an Diskretion. Meeting & Event Coordination Organisieren von internen und externen Besprechungen, einschliesslich der Vorbereitung von Materialien, der Meeting-Logistik und Follow-up-Massnahmen. Teilnahme an Besprechungen nach Bedarf, Führen von Protokollen und Nachverfolgung von Aktionspunkten bis zum Abschluss. Koordination von Führungssitzungen, Managementausschüssen und Business Reviews. Unterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen, Kundenterminen, Off-sites und Besuchen der Geschäftsleitung. Stakeholder Management Agieren als zentrale Schnittstelle zwischen dem General Manager und internen/externen Stakeholdern. Aufbau effektiver Beziehungen über Abteilungen hinweg und mit externen Partnern. Erleichterung der Kommunikation und Sicherstellung des rechtzeitigen Follow-ups bei wichtigen Geschäftsinitiativen. Business & Administrative Support Erstellen von Berichten, Präsentationen, Dashboards und Executive Summaries. Überwachung von Fristen und Sicherstellung des Follow-ups bei strategischen Projekten und wichtigen Ergebnissen. Unterstützung bei der Budgetüberwachung, dem Spesenmanagement und der Rechnungsverarbeitung, sofern erforderlich. Pflege genauer Ablagesysteme und Geschäftsunterlagen. Unterstützung von Corporate-Governance-Aktivitäten und Dokumentenmanagement. Project Coordination Unterstützung strategischer Initiativen durch das Tracking von Meilensteinen, Fristen, Risiken und Massnahmen. Koordination von funktionsübergreifenden Projekten und Sicherstellung der Abstimmung zwischen den Stakeholdern. Überwachung des Fortschritts und Erstellen von Status-Updates für die Überprüfung durch die Führungsebene. Profil du candidat Qualifications & Experience Education Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management, Finanzen, Hotellerie oder gleichwertige Erfahrung. Experience Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Senior Administrative Assistant in der Unterstützung von Führungskräften auf Executive-Level. Erfahrung in der Unterstützung von Senior Executives in einem internationalen und schnelllebigen Umfeld. Erfahrung in multinationalen Organisationen ist sehr wünschenswert. Skills & Competencies Technical Skills Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams). Starke Fähigkeiten in der Präsentations- und Dokumentenvorbereitung. Erfahrung mit ERP, Spesenmanagement und Collaboration-Tools ist ein Vorteil. Personal Attributes Aussergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement. Starke Liebe zum Detail und Engagement für Qualität. Exzellente zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten. Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und ein gesundes Urteilsvermögen anzuwenden. Hohes Mass an Professionalität, Integrität und Vertraulichkeit. Proaktiv, lösungsorientiert und belastbar unter Druck. Starke Multitasking- und Priorisierungsfähigkeiten. Languages Fliesendes Englisch und Französisch sind erforderlich. Conditions et Avantages Vollzeitstelle. 1 Tag Home Office pro Woche. jpid088ff5djm jpit0729jm jpiy26jm