Event Administration Manager

Candidatura tramite questo link: https://jobs.world.luccasoftware.com/isu-org-careers/event-administration-manager-fe62f90b-0100-43a7-b254-6c1623d3ff66 Il Ruolo L'Event Administration Manager guida la governance amministrativa e il quadro di gestione delle informazioni per l'intero ciclo di vita degli eventi ISU - dall'intento alla gara e alla selezione dell'ospitante, passando per la pianificazione, la produzione, l'esecuzione, la chiusura finanziaria e il trasferimento di conoscenze. Riportando al Chief of Events, il ruolo supporta il Chief of Events e il più ampio team Events assicurando che i processi, le approvazioni, i registri, i report e gli strumenti di gestione degli eventi siano completi, aggiornati, tracciabili e consegnati secondo le milestone richieste. Il ruolo funge da proprietario operativo dei sistemi amministrativi e della memoria istituzionale del team Events. Non sostituisce la responsabilità dell'Event Manager per gli eventi assegnati; fornisce la struttura, i controlli e il coordinamento interfunzionale che consentono agli Event Manager, ai Local Organizing Committees (LOCs), ai Membri ISU e ai team interni di pianificare ed eseguire gli eventi in modo coerente. Responsabilità Chiave Bidding degli Eventi e Allocazione dell'Ospitante • Guidare l'amministrazione del calendario pluriennale di bidding degli eventi, incluse le comunicazioni di intento a partecipare, le scadenze, la documentazione e il follow-up con i Membri ISU. • Mantenere un elenco completo di potenziali candidati e ospitanti, inclusi le espressioni di interesse, le discussioni pluriennali sull'ospitalità, la cronologia degli incontri, le domande aperte, i documenti presentati, le decisioni e le azioni successive. • Coordinare l'emissione e la ricezione di tutti i materiali di bidding, registrare quali Membri hanno ricevuto ogni documento, monitorare la completezza delle presentazioni e gestire chiarimenti e verbali degli incontri. • Chiudere ogni round di bidding attraverso controlli formali di completezza e preparare report accurati sullo stato dell'arte per il Chief of Events, il management e il Council. • Coordinare la revisione amministrativa strutturata delle proposte di candidatura, consolidare gli input di valutazione e le prove a supporto, e preparare materiali pronti per la decisione per le raccomandazioni di allocazione degli eventi. • Amministrare le comunicazioni di allocazione ai candidati vincitori e non vincitori, assicurando che risultati, feedback e motivazioni rilevanti siano documentati per i futuri cicli di bidding. Governance della Pianificazione degli Eventi e Reporting del Portfolio • Stabilire e gestire il passaggio amministrativo dall'allocazione dell'evento all'Event Manager assegnato e confermare che l'area di lavoro dell'evento, i documenti di base, le milestone, i gate di fase e i registri delle decisioni siano pronti. • Gestire l'uso coerente e l'amministrazione del planner di progetto degli eventi ISU, del registro delle milestone, del piano dell'evento, dei requisiti, del budget, del ticketing e di altri documenti di pianificazione fondamentali attraverso il portfolio di eventi. • Monitorare le scadenze a livello di portfolio, le dipendenze, le approvazioni, i rischi e le informazioni mancanti; segnalare lacune e azioni scadute al Chief of Events e al rilevante Event Manager. • Coordinare con l'ISU Office Strategic Manager e altri stakeholder interni per mantenere accurati e aggiornati il reporting degli eventi, le dashboard, gli aggiornamenti per il management e i materiali per il Council. • Preparare agende di riunione, log delle decisioni, tracker delle azioni, verbali, comunicazioni di follow-up e report consolidati sullo stato dell'arte come richiesto. Sistemi, Registri e Gestione delle Informazioni • Gestire l'architettura delle informazioni di SharePoint del team Events e gli standard di controllo dei documenti per ogni evento, garantendo l'archiviazione, la denominazione, il controllo delle versioni, l'accesso e la conservazione appropriati. • Mantenere l'allineamento e l'integrità dei dati tra SharePoint, Smartsheet, Excel, Word, Power BI e qualsiasi altro strumento approvato di gestione o reporting degli eventi. • Sviluppare e mantenere una relazione strutturata e un registro storico per i Membri che partecipano al bidding e all'ospitalità, creando un registro istituzionale affidabile paragonabile a un CRM per l'attività di ospitalità degli eventi. • Definire template, registri, checklist e procedure operative standard che migliorino la coerenza, la trasparenza e l'efficienza attraverso il ciclo di vita dell'evento. • Agire come super-user amministrativo per gli strumenti di gestione degli eventi e supportare gli Event Manager e i membri del team nel loro corretto utilizzo. Coordinamento Finanziario, Contrattuale e delle Approvazioni • Coordinare il processo amministrativo per le spese degli eventi finanziate centralmente, incluso lo sviluppo e la manutenzione di SOP, percorsi di approvazione, registri di supporto e tracce di audit. • Collaborare con la Finanza e gli Event Manager per monitorare l'approvazione del budget di base dell'evento, i successivi aggiornamenti, gli impegni, le fatture, il reporting di ticketing e ricavi, e la chiusura finale dell'evento. • Mantenere i registri delle approvazioni e garantire che le presentazioni finanziarie richieste siano complete e fornite in linea con il calendario delle milestone e dei gate di fase. • Coordinare con l'ufficio Legal e i rilevanti proprietari aziendali per monitorare i contratti richiesti, le revisioni, le firme, gli obblighi, i rinnovi e l'archiviazione. • Gestire tutti i processi di procurement relativi agli eventi e di amministrazione dei fornitori, inclusi RFP, SOW, ordini di acquisto, fatturazione, monitoraggio dei pagamenti, workflow di approvazione e documentazione di supporto, garantendo registri accurati, la conformità con le policy ISU e tracce di audit complete durante l'intero cicl