Event Administration Manager

Bewerben Sie sich über diesen Link: https://jobs.world.luccasoftware.com/isu-org-careers/event-administration-manager-fe62f90b-0100-43a7-b254-6c1623d3ff66 Die Rolle Der Event Administration Manager leitet die administrative Governance und den Informationsmanagement-Rahmen für den gesamten Lebenszyklus von ISU-Events – von der Absicht über die Gebots- und Gastgeberauswahl bis hin zur Planung, Produktion, Durchführung, dem finanziellen Abschluss und dem Wissenstransfer. In Berichterstattung an den Chief of Events unterstützt die Rolle den Chief of Events und das weitere Events-Team, indem sie sicherstellt, dass Prozesse, Genehmigungen, Aufzeichnungen, Berichterstattungen und Event-Management-Tools vollständig, aktuell, rückverfolgbar sind und die erforderlichen Meilensteine erreichen. Die Rolle dient als operativer Eigentümer der administrativen Systeme und des institutionellen Gedächtnisses des Events-Teams. Sie ersetzt nicht die Verantwortlichkeit des Event Managers für die zugewiesenen Events; sie bietet die Struktur, die Kontrollen und die funktionsübergreifende Koordination, die es Event Managern, Local Organizing Committees (LOCs), ISU Members und internen Teams ermöglichen, Events konsistent zu planen und durchzuführen. Wichtige Verantwortlichkeiten Event Bidding & Host Allocation • Leitung der Administration des mehrjährigen Event-Bidding-Kalenders, einschließlich der Absichtserklärungen (intent-to-bid), Fristen, Dokumentation und Nachverfolgung mit den ISU Members. • Pflege einer vollständigen Pipeline potenzieller Bieter und Gastgeber, einschließlich Interessensbekundungen, mehrjährigen Hosting-Diskussionen, Sitzungshistorie, offener Fragen, eingereichter Dokumente, Entscheidungen und nächster Schritte. • Koordinierung der Ausgabe und des Erhalts aller Gebotsunterlagen, Aufzeichnung, welche Members jedes Dokument erhalten haben, Verfolgung der Vollständigkeit der Einreichungen sowie Verwaltung von Klärungen und Sitzungsprotokollen. • Abschluss jeder Gebotsrunde durch formelle Vollständigkeitsprüfungen und Erstellung genauer Statusberichte für den Chief of Events, das Management und den Council. • Koordinierung der strukturierten administrativen Prüfung der Gebotsunterlagen, Konsolidierung von Bewertungsbeiträgen und Belegen sowie Vorbereitung entscheidungsreifer Unterlagen für Empfehlungen zur Event-Zuweisung. • Verwaltung der Zuweisungskommunikation an erfolgreiche und nicht erfolgreiche Bieter, um sicherzustellen, dass Ergebnisse, Feedback und relevante Begründungen für zukünftige Gebotszyklen dokumentiert werden. Event Planning Governance & Portfolio Reporting • Einrichtung und Verwaltung der administrativen Übergabe von der Event-Zuweisung an den zugewiesenen Event Manager und Bestätigung, dass der Event-Arbeitsbereich, Basisdokumente, Meilensteine, Stage Gates und Entscheidungsaufzeichnungen vorhanden sind. • Verantwortung für die konsistente Nutzung und Verwaltung des ISU Event Project Planners, des Meilenstein-Registers, des Event-Plans, der Anforderungen, des Budgets, des Ticketing und anderer zentraler Planungsdokumente über das gesamte Event-Portfolio hinweg. • Überwachung von Fristen auf Portfolio-Ebene, Abhängigkeiten, Genehmigungen, Risiken und ausstehenden Informationen; Eskalation von Lücken und überfälligen Maßnahmen an den Chief of Events und den relevanten Event Manager. • Abstimmung mit dem ISU Office Strategic Manager und anderen internen Stakeholdern, um sicherzustellen, dass Event-Berichterstattung, Dashboards, Management-Updates und Council-Materialien korrekt und aktuell sind. • Vorbereitung von Sitzungsagenden, Entscheidungsprotokollen, Aktionsverfolgern, Protokollen, Folgelogik und konsolidierten Statusberichten nach Bedarf. Systems, Records & Information Management • Verantwortung für die SharePoint-Informationsarchitektur des Events-Teams und die Dokumentenkontrollstandards für jedes Event, um ordnungsgemäßes Ablagen, Benennung, Versionskontrolle, Zugriff und Aufbewahrung zu gewährleisten. • Sicherstellung der Abstimmung und Datenintegrität über SharePoint, Smartsheet, Excel, Word, Power BI und alle zugelassenen Event-Management- oder Reporting-Tools. • Entwicklung und Pflege einer strukturierten Beziehung und eines Historienprotokolls für Bieter- und Hosting-Members, um ein zuverlässiges institutionelles Register zu schaffen, das mit einem CRM für Event-Hosting-Aktivitäten vergleichbar ist. • Definition von Vorlagen, Registern, Checklisten und Standard Operating Procedures (SOPs), die die Konsistenz, Transparenz und Effizienz über den gesamten Event-Lebenszyklus verbessern. • Agieren als administrativer Super-User für Event-Management-Tools und Unterstützung von Event Managern und Teammitgliedern bei deren korrekter Anwendung. Financial, Contractual & Approval Coordination • Koordinierung des administrativen Prozesses für zentral finanzierte Event-Ausgaben, einschließlich der Entwicklung und Pflege von SOPs, Genehmigungswegen, unterstützenden Aufzeichnungen und Audit Trails. • Zusammenarbeit mit Finance und Event Managern zur Verfolgung der Genehmigung des Basis-Event-Budgets, nachfolgender Aktualisierungen, Zusagen, Rechnungen, Ticketing- und Umsatzberichterstattung sowie des endgültigen Event-Abschlusses. • Führung von Genehmigungsaufzeichnungen und Sicherstellung, dass erforderliche Finanzunterlagen vollständig sind und gemäß dem Meilenstein- und Stage-Gate-Kalender bereitgestellt werden. • Abstimmung mit Legal und relevanten Business Ownern zur Verfolgung erforderlicher Verträge, Prüfungen, Unterschriften, Verpflichtungen, Verlängerungen und Archivierung. • Verwaltung aller eventbezogenen Beschaffungs- und Lieferantenverwaltungsprozesse, einschließlich RFPs, SOWs, Bestellungen, Rechnungsstellung, Zahlungsverfolgung, Genehmigungsworkflows und unterstützender Dokumentation, um genaue Aufzeichnungen, Compliance mit ISU-Richtlinien und vollständige Audit Trails während des gesamten Event-Lebenszyklus zu gewährleisten. • Bereitstellung der Portf