Office Manager

In questo modo creerai valore aggiunto

In qualità di Office Manager esperto/a, sei un talento organizzativo e mantieni sempre la visione d'insieme anche con compiti variegati. Sosterrai la direzione in tutte le questioni amministrative e organizzative, coordinerai gli appuntamenti con partner esterni e assicurerai un quotidiano ufficio senza intoppi. Con il tuo modo di lavorare autonomo, strutturato e orientato alle soluzioni, ami dare una mano e ti assicuri che tutti i processi funzionino in modo efficiente. Il tuo luogo di lavoro è la nostra sede principale a Glattbrugg, tuttavia la posizione richiede visite regolari alla nostra filiale a Lausanne.

Panoramica dei tuoi compiti

Amministrazione & Comunicazione

• Supporto alla direzione e alle aree in tutte le questioni amministrative, organizzative e operative (inclusa la coordinazione di calendari, appuntamenti e viaggi)
• Organizzazione di meeting, workshop, eventi di team e viaggi d'affari
• Coordinamento della comunicazione interna ai collaboratori
• Persona di contatto centrale per la segreteria della Schweizerische Post

Facility Management

• Organizzazione e coordinamento di tutto l'Office e Facility Management per le nostre due sedi a Glattbrugg e Lausanne
• Persona di contatto centrale per i nostri proprietari e fornitori di servizi
• Gestione dell'infrastruttura dell'ufficio, dell'arredamento e dei sistemi di accesso
• Coordinamento di riparazioni, manutenzioni e ristrutturazioni

Gestione dei fornitori

• Richiesta e verifica autonoma di offerte, nonché coordinamento di fornitori, artigiani e fornitori di servizi esterni
• Responsabilità per l'approvvigionamento di tutti i materiali di consumo
• Controllo autonomo delle fatture in entrata e delle ricevute delle carte di credito
• Responsabilità per la gestione dei contratti per i servizi nell'ambito dell'Office & Facility Management (disdetta tempestiva / rinnovo dei contratti)

Cosa porti con te

• Diversi anni di esperienza professionale in un'attività comparabile, idealmente integrata da una formazione o perfezionamento corrispondente
• Marcato talento organizzativo con un modo di lavorare autonomo, rapido e strutturato
• Personalità cordiale, aperta e con capacità di assertività
• Elevato senso di responsabilità e discrezione
• Uso esperto delle comuni applicazioni Office & IT Tools
• Ottime conoscenze orali di tedesco e inglese (min. livello B2) sono obbligatorie, la conoscenza del francese sarebbe un vantaggio

Tui vantaggi presso SwissSign AG

• Opportunità di formazione e sviluppo
• Orari di lavoro flessibili & Hybrid-Work
• Abbonamento mobile gratuito
• Partecipazione all'acquisto di un nuovo mobile dopo il completamento del periodo di prova fino a un massimo di CHF 300.-
• Abbonamento Halbtax
• Assicurazione supplementare contro gli infortuni privati
• 5 – 6 settimane di vacanza / a partire dai 50 anni una settimana di vacanza aggiuntiva
• Contributi attraenti alla cassa pensione – il contributo del datore di lavoro comprende il 65%, il contributo del dipendente il 35%.