Office Manager

Ainsi vous créez de la valeur

En tant qu'Office Manager expérimenté(e), vous êtes un talent de l'organisation et gardez toujours une vue d'ensemble, même face à des tâches variées. Vous soutenez la direction dans tous les aspects administratifs et organisationnels, coordonnez les rendez-vous avec les partenaires externes et assurez le bon déroulement du quotidien au bureau. Avec votre méthode de travail autonome, structurée et orientée vers les solutions, vous aimez mettre la main à la pâte et veillez à ce que tous les processus fonctionnent efficacement. Votre lieu de travail est notre siège à Glattbrugg, mais le poste nécessite des visites régulières dans notre succursale à Lausanne.

Vos tâches en aperçu

Administration & Communication

• Soutien de la direction ainsi que des départements dans tous les aspects administratifs, organisationnels et opérationnels (y compris la coordination des calendriers, des rendez-vous et des voyages)
• Organisation de réunions, workshops, événements d'équipe et voyages d'affaires
• Coordination de la communication interne des collaborateurs
• Personne de contact centrale pour le secrétariat de la Schweizerische Post

Facility Management

• Organisation et coordination de l'ensemble du Office et Facility Management pour nos deux sites à Glattbrugg et Lausanne
• Personne de contact centrale pour nos bailleurs et prestataires de services
• Gestion de l'infrastructure de bureau, du mobilier et des systèmes d'accès
• Coordination des réparations, de la maintenance et des rénovations

Gestion des fournisseurs

• Demande et examen autonomes d'offres ainsi que coordination des fournisseurs, artisans et prestataires de services externes
• Responsabilité de l'approvisionnement de tous les consommables
• Contrôle autonome des factures entrantes et des justificatifs de cartes de crédit
• Responsabilité de la gestion des contrats pour les services dans le domaine Office & Facility Management (résiliation/renouvellement des contrats en temps voulu)

Ce que vous apportez

• Plusieurs années d'expérience professionnelle dans une activité comparable, idéalement complétée par une formation initiale ou continue correspondante
• Talent d'organisation marqué avec une méthode de travail autonome, rapide et structurée
• Personnalité sociable, ouverte et dotée d'une force de conviction
• Grand sens des responsabilités et discrétion
• Maîtrise des applications de bureau courantes et des outils IT
• Très bonnes connaissances orales de l'allemand et de l'anglais (min. niveau B2) sont obligatoires, des connaissances en français seraient un avantage

Vos avantages chez SwissSign AG

• Possibilités de formation continue et de développement
• Horaires de travail flexibles & Hybrid-Work
• Abonnement mobile gratuit
• Participation à l'achat d'un nouveau mobile après la période d'essai terminée jusqu'à max. CHF 300.-
• Abonnement demi-tarif
• Assurance complémentaire accident privé
• 5 – 6 semaines de vacances / à partir de 50 ans, une semaine de vacances supplémentaire
• Cotisations de caisse de pension attractives – la part de l'employeur comprend 65%, la part de l'employé 35%.