Coordinatore Strategico e Amministrativo Esecutivo

Lo scopo principale del Coordinatore di Strategia & Corporate Development e Finanza è fornire un coordinamento completo, supporto analitico e logistico alla Strategia & Corporate Development. Ciò include la gestione del coordinamento di incontri esterni di alto profilo con banche d'investimento, VC, dirigenti biotech e pharma, la pianificazione di incontri interni che coinvolgono il senior management e un supporto altamente cross-funzionale, il coordinamento della logistica di viaggi ed eventi, la gestione della fatturazione e delle spese e il mantenimento di registri accurati. Inoltre, il ruolo include la fornitura di supporto amministrativo e di coordinamento al team Strategy & Corporate Development e Finanza e ad altri leader aziendali designati nella gestione delle attività globali. Il ruolo è essenziale per garantire che il team Strategy & Corporate Development e Finanza possa interagire efficacemente con stakeholder esterni e interni di alto profilo, consentendo il funzionamento efficace del team per il successo complessivo di questi dipartimenti.

RESPONSABILITÀ E ACCOUNTABILITY

Coordinamento Incontri Esterni

• Assistere con le richieste di incontri esterni, inclusi l'invio di inviti per riunioni, la prenotazione di sale riunioni, la registrazione dei partecipanti presso la Reception/Security e l'accompagnamento dei partecipanti alle sale riunioni.

Ricerca e Analisi

• Compilare e formattare materiali, inclusi la sintesi e la distribuzione di rapporti di banche d'investimento e VC.
• Gestire i punti di contatto regolari e la cadenza degli impegni
• Progettare e produrre documenti complessi inclusi rapporti e presentazioni, raccogliendo e preparando informazioni sia per gli incontri con gli stakeholder interni che esterni

Fatturazione e Amministrazione Finanziaria

• Gestire i processi di fatturazione, inclusi l'invio delle fatture alle Accounts Payable, l'assistenza con la codifica e il collegamento con i fornitori.
• Completare le note spese tramite Concur per il team e altri leader designati.

Coordinamento Viaggi

• Organizzare i viaggi per il team e altri leader designati, inclusi voli, alloggio, trasferimenti aeroportuali e requisiti per il visto.

Collaborazione del Team

• Lavorare a stretto contatto con altri Executive Assistant, mantenendo regolari incontri di aggiornamento tramite riunioni faccia a faccia o Teams.
• Assistere con altri compiti amministrativi come richiesto dal team IR.

Supporto Amministrativo

• Fornire un supporto amministrativo esecutivo completo, di alta qualità e riservato al VP, Strategy & Corporate Development e ad altri dirigenti senior come assegnato.
• Gestire proattivamente agende e programmi di viaggio, assistere con gli ordini del giorno e partecipare alle riunioni chiave per supportare sufficientemente in modo che i dirigenti raggiungano i loro obiettivi strategici.
• Collaborare strettamente con i corrispettivi in altre regioni quando richiesto
• Quando il CFO è in visita in Europa, questo ruolo lavorerà a stretto contatto e supporterà l'assistente esecutivo del CFO, fornendo il supporto amministrativo locale incluso garantire che il CFO abbia uno spazio ufficio durante le sue visite, supportando la gestione dell'agenda e dei viaggi inclusa la prenotazione di sale riunioni, trasporti o altre necessità correlate
• Fornire supporto per la firma autografa (wet ink) come richiesto

Il Tuo Profilo

• Un diploma o una laurea in Business Administration, Finanza o un campo correlato è preferibile.
• Competenza nell'uso della Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• L'esperienza con Concur, Nasdaq e altri strumenti software rilevanti è vantaggiosa.
• Comprovata esperienza in un ruolo amministrativo o di coordinamento, preferibilmente in ambito strategico, finanziario o in un campo correlato.
• Dimostrata capacità di gestire più compiti e priorità in modo efficace.
• Esperienza nell'organizzare eventi e coordinare la logistica dei viaggi.
• Familiarità con i processi di amministrazione finanziaria come la fatturazione e la rendicontazione delle spese.
• Competenze ben sviluppate/professionali in tutti i pacchetti Microsoft (Word, Excel, PowerPoint), con la capacità di apprendere rapidamente nuovi sistemi
• Esperienza nel fornire supporto esecutivo a leader senior con un rigoroso senso dell'etica professionale e garantire la riservatezza

Competenze

• Attenzione ai Dettagli: Garantisce accuratezza e completezza in tutti i compiti, mantenendo elevati standard di lavoro.
• Capacità Organizzative: Eccellente capacità di gestire il tempo, dare priorità ai compiti e rispettare le scadenze.
• Comunicazione: Forti capacità comunicative verbali e scritte, con la capacità di interagire efficacemente con stakeholder interni ed esterni.
• Collaborazione del Team: Lavora bene con gli altri, mantenendo relazioni positive e contribuendo a un ambiente di lavoro collaborativo.
• Proattività: Prende l'iniziativa e anticipa le esigenze del team di Strategia, affrontando proattivamente potenziali problemi.
• Adattabilità: Capace di adattarsi a priorità mutevoli e gestire sfide impreviste con facilità.
• Riservatezza: Mantiene il massimo livello di riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni sensibili.
• Acume Aziendale: Comprende il contesto aziendale e allinea il supporto amministrativo alle priorità aziendali.
• Capacità di lavorare sotto pressione: capacità di supportare più dirigenti con richieste contrastanti. Capacità di assorbire alti e bassi con flessibilità a volte per adattarsi a programmi e richieste di lavoro non regolari

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