Coordinateur de la stratégie et administrateur exécutif

L'objectif principal du coordinateur de la stratégie, du développement d'entreprise et des finances est de fournir une coordination complète, un soutien d'analyse et un soutien logistique au département Strategy & Corporate Development. Cela comprend la gestion de la coordination de réunions externes de haut niveau avec des banques d'investissement, des VC, des cadres de la biotech et de la pharma, la planification de réunions internes impliquant la haute direction et un soutien hautement transversal, la coordination des voyages et de la logistique d'événements, la gestion de la facturation et des dépenses, ainsi que la tenue de registres précis. De plus, le rôle comprend la fourniture d'un soutien administratif et de coordination à l'équipe Strategy & Corporate Development and Finance et à d'autres dirigeants désignés dans la gestion des activités mondiales. Le rôle est essentiel pour garantir que l'équipe Strategy & Corporate Development and Finance puisse s'engager efficacement avec des parties prenantes externes et internes de haut niveau, permettant ainsi le bon fonctionnement de l'équipe pour le succès global de ces départements. RESPONSABILITÉS ET RESPONSABILITÉS Coordination des réunions externes • Aider aux demandes de réunions externes, y compris l'envoi d'invitations, la réservation de salles de réunion, l'enregistrement des participants auprès de la réception/sécurité et l'accompagnement des participants vers les salles de réunion. Recherche et analyse • Compiler et mettre en forme des documents, y compris la synthèse et la distribution de rapports de banques d'investissement et de VC. • Gérer les points de contact réguliers et la cadence des engagements. • Concevoir et produire des documents complexes, y compris des rapports et des présentations, en collectant et préparant les informations pour les réunions des parties prenantes internes et externes. Facturation et administration financière • Gérer les processus de facturation, y compris l'envoi de factures aux comptes fournisseurs, l'aide au codage et la liaison avec les fournisseurs. • Remplir les rapports de dépenses via Concur pour l'équipe et d'autres dirigeants désignés. Coordination des voyages • Organiser les arrangements de voyage pour l'équipe et d'autres dirigeants désignés, y compris les vols, l'hébergement, les transferts aéroport et les exigences de visa. Collaboration d'équipe • Travailler en étroite collaboration avec les autres assistants exécutifs, en maintenant des échanges réguliers via des réunions en face à face ou Teams. • Aider aux autres tâches administratives selon les besoins de l'équipe IR. Soutien administratif • Fournir un soutien administratif exécutif complet, de haute qualité et confidentiel au VP, Strategy & Corporate Development et à d'autres cadres supérieurs selon l'attribution. • Gérer de manière proactive les agendas et les programmes de voyage, aider à la préparation des ordres du jour et assister aux réunions clés pour soutenir suffisamment les cadres afin qu'ils atteignent leurs objectifs stratégiques. • Assurer une liaison étroite avec les homologues d'autres régions si nécessaire. • Lorsque le CFO est en visite sur site en Europe, ce rôle travaillera en étroite collaboration avec l'assistant exécutif du CFO et le soutiendra, en fournissant le soutien administratif local, y compris en s'assurant que le CFO dispose d'un espace de bureau lors de ses visites, en soutenant la gestion de l'agenda et des voyages, y compris les réservations de salles de réunion, le transport ou d'autres besoins connexes. • Fournir un soutien pour la signature manuscrite (wet ink) selon les besoins. Votre profil • Un diplôme en administration des affaires, en finance ou dans un domaine connexe est préférable. • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). • Une expérience avec Concur, Nasdaq et d'autres outils logiciels pertinents est un avantage. • Expérience avérée dans un rôle administratif ou de coordinateur, de préférence dans la stratégie, la finance ou un domaine connédé. • Capacité démontrée à gérer efficacement plusieurs tâches et priorités. • Expérience dans l'organisation d'événements et la coordination de la logistique de voyage. • Familiarité avec les processus d'administration financière, y compris la facturation et les rapports de dépenses. • Compétences bien développées/maîtrisées dans tous les packages Microsoft (Word, Excel, PowerPoint), avec la capacité d'apprendre rapidement de nouveaux systèmes. • Expérience dans la prestation d'un soutien exécutif à des dirigeants de haut niveau avec un sens strict de l'éthique professionnelle et en garantissant la confidentialité. Compétences • Attention aux détails : Assure l'exactitude et l'exhaustivité de toutes les tâches, en maintenant des normes de travail élevées. • Sens de l'organisation : Excellente capacité à gérer le temps, à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais. • Communication : Fortes compétences en communication verbale et écrite, avec la capacité d'interagir efficacement avec les parties prenantes internes et externes. • Collaboration d'équipe : Travaille bien avec les autres, en maintenant des relations positives et en contribuant à un environnement de travail collaboratif. • Proactivité : Prend des initiatives et anticipe les besoins de l'équipe de stratégie, en abordant de manière proactive les problèmes potentiels. • Adaptabilité : Capable de s'adapter aux changements de priorités et de gérer les défis inattendus avec aisance. • Confidentialité : Maintient le plus haut niveau de confidentialité et de discrétion dans la manipulation d'informations sensibles. • Sens des affaires : Comprend le contexte commercial et aligne le soutien administratif sur les priorités de l'entreprise. • Capacité à travailler sous pression : capacité à soutenir plusieurs cadres ayant des demandes concurrentes. Capacité à absorber les hauts et les bas avec flexibilité, parfois pour s'adapter à des horaire