Executive Coordination Assistant

Per supportare il suo team di alta direzione, siamo alla ricerca di un esperto
Executive Coordination Assistant
Per supportare il suo team di alta direzione, siamo alla ricerca di un esperto e altamente organizzato Executive Coordination Assistant da inserire nell'Office of the CEO.
Questa è un'opportunità unica per lavorare nel cuore di un'organizzazione dinamica e orientata alla missione, fornendo supporto operativo, amministrativo e di coordinamento al Chief of Staff e al più ampio team dell'Office of the CEO.
Executive Coordination Assistant
Il nostro cliente è un'organizzazione riconosciuta a livello internazionale con sede a Geneva.
Missioni
In qualità di membro chiave dell'Office of the CEO, giocherai un ruolo centrale nel garantire il regolare funzionamento delle operazioni esecutive, delle attività di governance, dei processi di budgeting e degli eventi di leadership. Lavorerai a stretto contatto con i senior stakeholder in tutta l'organizzazione e contribuirai alla fornitura di un supporto amministrativo e di coordinamento di alta qualità in un ambiente internazionale frenetico.
Responsabilità Chiave
Coordinare l'amministrazione del budget, le attività di procurement, i contratti, le fatture e i processi di reporting in collaborazione con i team Finance e Procurement.
Fornire supporto amministrativo e logistico all'Office of the CEO, inclusi i viaggi, le attività di onboarding, la gestione dei consulenti, l'elaborazione delle spese e l'amministrazione dei contratti.
Organizzare e coordinare riunioni della leadership senior, forum di governance, ritiri esecutivi, town halls, workshop ed eventi cross-funzionali.
Supportare la gestione del calendario e il coordinamento delle priorità per il Chief of Staff.
Preparare presentazioni, materiali per riunioni, corrispondenza, report, agende e documentazione di governance.
Mantenere un flusso di informazioni efficace attraverso l'Office of the CEO e garantire il follow-up tempestivo delle azioni chiave.
Agire come key user per i sistemi interni e supportare i colleghi nella navigazione dei processi amministrativi e degli strumenti digitali.
Profil du candidat
Almeno 3 anni di esperienza nel supporto esecutivo, amministrazione senior, coordinamento delle operazioni o office management in un ambiente complesso e frenetico.
Precedente esperienza nel supporto a senior executive o team di leadership.
Solida esperienza nell'amministrazione del budget, nel procurement, nella gestione dei contratti e nel coordinamento finanziario.
Forti capacità organizzative con la capacità di gestire simultaneamente molteplici priorità e scadenze.
Eccellenti capacità di comunicazione e di gestione degli stakeholder.
Competenza avanzata con le applicazioni Microsoft Office e gli strumenti di collaborazione.
L'esperienza di lavoro con SAP o sistemi ERP simili è altamente desiderabile.
La fluidità in inglese è richiesta; il francese è un plus
Conditions et Avantages
Opportunità di lavorare direttamente all'interno dell'Office of the CEO di una prestigiosa organizzazione internazionale.
Esposizione alla leadership senior e alle iniziative organizzative strategiche.
Ambiente di lavoro dinamico, multiculturale e collaborativo.
Posizione con sede a Geneva con un contratto a tempo determinato a lungo termine che offre stabilità e crescita professionale. jpid59c0bbfjm jpit0936jm jpiy26jm