Assistant de Coordination Exécutive

Pour soutenir son équipe de direction, nous recherchons un
Assistant de Coordination Exécutive
Pour soutenir son équipe de direction, nous recherchons un Assistant de Coordination Exécutive expérimenté et hautement organisé pour rejoindre le Office of the CEO.
Il s'agit d'une opportunité unique de travailler au cœur d'une organisation dynamique et axée sur sa mission, en fournissant un soutien opérationnel, administratif et de coordination au Chief of Staff et à l'équipe élargie du Office of the CEO.
Assistant de Coordination Exécutive
Notre client est une organisation reconnue internationalement dont le siège est à Genève.
Missions
En tant que membre clé du Office of the CEO, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement des opérations exécutives, des activités de gouvernance, des processus budgétaires et des événements de leadership. Vous travaillerez en étroite collaboration avec des parties prenantes de haut niveau à travers l'organisation et contribuerez à la prestation d'un support administratif et de coordination de haute qualité dans un environnement international au rythme soutenu.
Responsabilités Clés
Coordonner l'administration du budget, les activités d'approvisionnement, les contrats, les factures et les processus de reporting en collaboration avec les équipes Finance et Procurement.
Fournir un soutien administratif et logistique au Office of the CEO, y compris les préparatifs de voyage, les activités d'intégration, la gestion des consultants, le traitement des notes de frais et l'administration des contrats.
Organiser et coordonner les réunions de la haute direction, les forums de gouvernance, les retraites exécutives, les town halls, les ateliers et les événements transversaux.
Soutenir la gestion des calendriers et la coordination des priorités pour le Chief of Staff.
Préparer des présentations, des documents de réunion, de la correspondance, des rapports, des ordres du jour et de la documentation de gouvernance.
Maintenir un flux d'information efficace au sein du Office of the CEO et assurer le suivi rapide des actions clés.
Agir en tant qu'utilisateur clé pour les systèmes internes et soutenir les collègues dans la navigation des processus administratifs et des outils numériques.
Profil du candidat
Au moins 3 ans d'expérience dans le support exécutif, l'administration de haut niveau, la coordination des opérations ou la gestion de bureau au sein d'un environnement complexe et rapide.
Expérience préalable dans le soutien de cadres supérieurs ou d'équipes de direction.
Solide expérience en administration budgétaire, approvisionnement, gestion de contrats et coordination financière.
Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer simultanément de multiples priorités et échéances.
Excellentes compétences en communication et en gestion des parties prenantes.
Maîtrise avancée des applications Microsoft Office et des outils de collaboration.
Une expérience de travail avec SAP ou des systèmes ERP similaires est fortement souhaitable.
Aisance en anglais requise ; le français est un atout
Conditions et Avantages
Opportunité de travailler directement au sein du Office of the CEO d'une prestigieuse organisation internationale.
Exposition à la haute direction et aux initiatives organisationnelles stratégiques.
Environnement de travail dynamique, multiculturel et collaboratif.
Poste basé à Genève avec un contrat à durée déterminée de longue durée offrant stabilité et croissance professionnelle. jpid59c0bbfjm jpit0936jm jpiy26jm