Assistente alle Operazioni e alla Governance

Scopo del Ruolo : L'Assistente alle Operazioni e alla Governance fornisce supporto amministrativo, logistico e di coordinamento ai processi di governance di NP, alle operazioni dell'ufficio di Ginevra e a sistemi organizzativi selezionati. Il ruolo supporta l'amministrazione del consiglio di amministrazione e dei comitati, la gestione dell'ufficio, la logistica di viaggio e riunioni, e il collegamento con i fornitori di servizi ICT, garantendo la documentazione accurata, la riservatezza e il supporto tempestivo agli stakeholder interni ed esterni. RESPONSABILITÀ CHIAVE: Supporto alla Governance : Fornire supporto amministrativo al Consiglio di Amministrazione di NP, incluso ma non limitato alla pianificazione e coordinamento di riunioni del consiglio e dei vari comitati. Responsabile per la presa di appunti e la registrazione di tutte le minute delle riunioni, compilazione, editing e condivisione per l'approvazione. Mantenere l'elenco dei membri attivi del Consiglio e aggiornare i registri pubblici se necessario. Organizzare viaggi, alloggi e visti per i membri del Consiglio per la riunione annuale F2F del Consiglio o altri viaggi NP come richiesto. Gestire i processi legali dei membri del Consiglio per l'ingresso e l'uscita dal Consiglio. Garantire una gestione adeguata dei documenti del Consiglio e mantenere il sito SharePoint del Consiglio. Coordinare i processi amministrativi che supportano la conformità legale e di governance delle entità NP, sotto la guida di diversi membri senior dello staff. Ciò includerà la gestione del processo di approvazione del notaio, il collegamento con le missioni e le ambasciate appropriate, ecc. Inviare, tracciare e seguire la disclosure annuale dei conflitti di interesse e creare un report per il Consiglio di Amministrazione e la revisione di governance. Mantenere relazioni di lavoro efficaci e professionali con il Presidente del Consiglio, i membri del Consiglio e l'Amministratore Delegato, garantendo una comunicazione chiara, la fiducia e il supporto tempestivo su questioni di governance e organizzative. Altro supporto ad hoc per il Consiglio come necessario e richiesto. Supporto alla Gestione dell'Ufficio di Ginevra : Raccolta e distribuzione della posta e di altra corrispondenza, inclusa la casella di posta "Head Office”. Rispondere alle chiamate telefoniche, fornire informazioni ai chiamanti o collegarli alle persone appropriate nell'ufficio. Accoglienza dei visitatori. Punto di riferimento per gli accordi di locazione dell'ufficio e le comunicazioni, i fornitori di pulizia e i fornitori di servizi tecnici. Gestire l'approvvigionamento e l'inventario di materiali di ufficio. Garantire che la cucina di NP sia in ordine e che le scorte siano riassettate in modo tempestivo. Supporto amministrativo per documenti legali relativi all'ufficio di Ginevra, come appuntamenti con il notaio, Registro del Commercio e altri organismi legali rilevanti. Supportare lo sviluppo, l'attuazione e il miglioramento delle procedure amministrative dell'ufficio, in consultazione con il responsabile. Collegarsi con il personale di Bruxelles per il rinnovo annuale dell'accordo di locazione. Altre richieste di supporto dal Responsabile in linea con i requisiti del lavoro. Supporto Logistico e Amministrativo Generale : Coordinare i viaggi con l'agenzia di viaggi di NP, inclusa l'assistenza per le domande di visto per i partecipanti o gli ospiti. Ciò può includere il supporto per i programmi di paese. Supportare gli accordi logistici per le riunioni faccia a faccia, le riunioni HQ fuori sede, inclusi eventi di squadra. Supporto di Base ICT/Sistemi : Agire come principale collegamento amministrativo con il fornitore di servizi IT esterno, coordinando le richieste di servizio IT, l'ordine e la configurazione dei laptop e delle attrezzature, le richieste di supporto utente, il follow-up e l'escalation delle problematiche per HQ. Fornire supporto amministrativo di base per le applicazioni aziendali di NP, in linea con le procedure di controllo di accesso approvate, incluso: Servire come contatto interno principale per SharePoint, supportando gli utenti con indicazioni di base, orientando il nuovo personale e coordinando con il fornitore di servizi IT esterno su problemi tecnici e miglioramenti del sistema concordati. Supportare l'accesso e la richiesta di login per Salesforce, fornendo supporto utente di base e di prima linea e troubleshooting, e collegandosi con il proprietario del sistema rilevante e/o i consulenti esterni su problemi tecnici e escalation. Agire come punto di riferimento per la configurazione e il supporto dell'account Adobe. Registrazione, tracciamento e follow-up delle problematiche del sistema, escalation delle problematiche irrisolte ai fornitori di servizi IT, consulenti o proprietari di sistema interni. Supportare la configurazione e la manutenzione delle stampanti dell'ufficio di Ginevra, l'accesso alla rete, le attrezzature di conferenza e altre attrezzature di ufficio, in coordinamento con i fornitori di servizi esterni. Supportare l'acquisto di nuove attrezzature e mantenere l'inventario hardware e attrezzature di Ginevra. Fornire supporto amministrativo e di coordinamento per l'attuazione di sistemi e piattaforme approvati, come richiesto. QUALIFICHE E ESPERIENZE: Essenziale: Diploma, qualifica professionale o esperienza equivalente in Amministrazione Aziendale, Commercio, Gestione dell'Ufficio o campo correlato. Un diploma VET federale svizzero / CFC Employé de Commerce, o qualifica internazionale equivalente. 2–4 anni di esperienza in ruoli di supporto amministrativo, di governance, di gestione dell'ufficio, di supporto operativo o di supporto esecutivo. Forza organizzativa e di coordinamento, con la capacità di gestire priorità concorrenti, seguire le attività e mantenere l'attenzione ai dettagli in un ambiente in rapida evoluzione. Forza di comunicazione scritta, inclusa la stesura della