Assistant aux opérations et à la gouvernance

Objet du rôle : L'Assistant aux opérations et à la gouvernance fournit un soutien administratif, logistique et de coordination aux processus de gouvernance de NP, aux opérations du bureau de Genève et à des systèmes organisationnels sélectionnés. Le rôle soutient l'administration du conseil d'administration et des comités, la gestion du bureau, les déplacements et la logistique des réunions, ainsi que la liaison avec les fournisseurs de services ICT, tout en assurant une documentation précise, la confidentialité et un soutien opportun aux parties prenantes internes et externes. RESPONSABILITÉS CLÉS : Soutien à la gouvernance : Fournir un soutien administratif au conseil d'administration de NP, y compris mais sans s'y limiter, la planification et la coordination des réunions du conseil d'administration et des différents comités. Responsable de la prise de notes de réunion et de l'enregistrement de toutes les minutes de réunion, de la compilation, de la révision et du partage de celles-ci pour approbation. Maintenir la liste des membres actifs du conseil d'administration et mettre à jour les registres publics si nécessaire. Organiser les déplacements, les hébergements et les formalités de visa pour les déplacements des membres du conseil d'administration pour la réunion annuelle du conseil d'administration en présentiel ou d'autres déplacements de NP selon les besoins. Gérer les processus juridiques des membres du conseil d'administration pour rejoindre ou quitter le conseil d'administration. Assurer une gestion adéquate des documents du conseil d'administration et maintenir le site SharePoint du conseil d'administration. Coordonner les processus administratifs qui soutiennent la conformité juridique et de gouvernance des entités de NP, sous la direction de plusieurs membres du personnel senior. Cela inclura la gestion du processus d'approbation notariale, la liaison avec les missions et les ambassades appropriées, etc. Envoyer, suivre et relancer la divulgation annuelle des conflits d'intérêts et créer un rapport pour le conseil d'administration et l'examen de la gouvernance. Maintenir des relations de travail efficaces et professionnelles avec le président du conseil d'administration, les membres du conseil d'administration et le directeur exécutif, en assurant une communication claire, la confiance et un soutien opportun sur les questions de gouvernance et d'organisation. Autre soutien ad hoc au conseil d'administration selon les besoins et les demandes. Soutien à la gestion du bureau de Genève : Collecte et distribution du courrier et de la correspondance, y compris la boîte aux lettres « Head Office ». Répondre aux appels téléphoniques, fournir des informations aux appelants ou les connecter aux personnes appropriées dans le bureau. Accueillir les visiteurs. Point de contact pour les accords de location de bureau et les communications, les fournisseurs de nettoyage et les fournisseurs de services techniques. Gérer les achats et l'inventaire des fournitures de bureau. Assurer que la cuisine de NP est propre et que les fournitures sont réapprovisionnées de manière opportune. Soutien administratif pour les documents juridiques liés au bureau de Genève, tels que les rendez-vous notariaux, le Registre du commerce et d'autres organismes juridiques pertinents. Soutenir le développement, la mise en œuvre et l'amélioration des procédures administratives du bureau, en consultation avec le responsable hiérarchique. Liaison avec notre personnel de Bruxelles pour le renouvellement annuel de l'accord de location. Autres demandes de soutien du responsable hiérarchique conformément aux exigences du poste. Soutien logistique et administratif général : Coordonner les déplacements avec l'agence de voyages de NP, y compris l'assistance pour les demandes de visa pour les participants ou les invités. Cela peut inclure un soutien pour les programmes de pays. Soutenir les arrangements logistiques pour les réunions en présentiel, les réunions hors site du siège social, y compris les événements d'équipe. Soutien de base ICT/Systèmes : Agir en tant que principal interlocuteur administratif avec le fournisseur de services IT externe, en coordonnant les demandes de services IT, les commandes et la configuration des ordinateurs portables et des équipements, les demandes de soutien utilisateur, le suivi des dépannages et l'escalade des problèmes pour le siège social. Fournir un soutien administratif de base pour les applications professionnelles de NP, conformément aux procédures de contrôle d'accès approuvées, notamment : Servir de contact interne principal pour SharePoint, en soutenant les utilisateurs avec des conseils de base, en orientant le nouveau personnel et en coordonnant avec le fournisseur de services IT externe sur les problèmes techniques et les améliorations de système convenues. Soutenir les demandes d'accès et de connexion Salesforce, en fournissant un soutien utilisateur de base et un dépannage, et en faisant la liaison avec le propriétaire de système pertinent et/ou les consultants externes sur les problèmes techniques et l'escalade. Agir en tant que point de contact pour la configuration et la coordination du soutien du compte Adobe. Enregistrer, suivre et relancer les problèmes de système, en escaladant les problèmes non résolus aux fournisseurs de services IT, consultants ou propriétaires de système internes. Soutenir la configuration et la maintenance des imprimantes du bureau de Genève, l'accès au réseau, les équipements de conférence et autres équipements de bureau, en coordination avec les fournisseurs de services externes. Soutenir l'achat de nouveaux équipements et maintenir l'inventaire du matériel et des équipements du bureau de Genève. Fournir un soutien administratif et de coordination pour la mise en œuvre des systèmes et des plateformes approuvés, selon les besoins. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES : Essentiel : Diplôme, qua