Assistant Administratif

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Pour notre Département Commercial, nous recherchons un profil hautement organisé, proactif et orienté service :

Assistant Administratif (temps plein, permanent)

RÔLE

• Gérer des arrangements de voyages internationaux complexes, coordonner les itinéraires et optimiser les calendriers en fonction des agendas des collègues
• Coordonner les demandes de visa et autres exigences administratives liées aux voyages, en veillant à ce que toute la documentation nécessaire soit préparée et soumise en temps voulu
• Coordonner les visites sur site pour les clients et les prospects, en assurant une logistique fluide, y compris les agendas, les salles de réunion, l'hébergement, le transport et les réservations de restaurants
• Assurer une expérience visiteur fluide et professionnelle de l'arrivée au départ
• Gérer les calendriers de manière autonome, coordonner les horaires, hiérarchiser les demandes et anticiper les conflits potentiels
• Organiser les réunions internes et externes, les conférences téléphoniques et les ateliers
• Préparer les ordres du jour des réunions, coordonner le matériel requis et soutenir les actions de suivi
• Préparer et rapprocher les rapports de voyage et de frais de manière précise et en temps voulu
• Fournir un soutien administratif quotidien à plusieurs équipes
• Gérer les demandes d'achat et les factures
• Préparer des documents, des présentations et des rapports en utilisant les outils Microsoft Office
• Tenir des registres précis et assurer une organisation efficace des documents

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PROFIL

• Expérience confirmée en tant qu'Assistant Administratif soutenant plusieurs équipes ou parties prenantes, idéalement dans un environnement international
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec une grande attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités
• Proactif et orienté service, avec la capacité d'anticiper les besoins, de prendre des responsabilités et de travailler de manière autonome
• Fortes compétences en communication et interpersonnelles, avec une attitude professionnelle
• Flexible et adaptable, avec la capacité de rester calme et efficace dans un environnement au rythme soutenu
• Haut niveau de confidentialité, de discrétion et de fiabilité
• Esprit pratique, orienté solutions avec une forte initiative
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word et PowerPoint)
• Une expérience avec SAP est un avantage
• La connaissance de l'étiquette des affaires et des meilleures pratiques d'accueil est un plus
• Courant en français et en anglais ; toute langue supplémentaire est un atout
• Attitude positive et fort esprit d'équipe

REJOIGNEZ-NOUS !

• Notre succès repose sur nos employés hautement qualifiés et talentueux
• L'entrepreneuriat respectueux et une vision à long terme sont les clés de notre succès
• Nos collaborateurs contribuent à un monde plus sûr
• La diversité à tous les niveaux de notre organisation est une force