Administrative Assistant

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Für unsere Commercial Department suchen wir eine/n hochorganisierte/n, proaktive/n und serviceorientierte/n:

Administrative Assistant (Vollzeit, unbefristet)

ROLLE

• Verwaltung komplexer internationaler Reisearrangements, Koordination von Reiserouten und Optimierung von Zeitplänen in Abstimmung mit den Agenden der Kollegen
• Koordination von Visumanträgen und anderen reisebedingten administrativen Anforderungen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente rechtzeitig vorbereitet und eingereicht werden
• Koordination von Vor-Ort-Besuchen für Kunden und Interessenten, Gewährleistung einer reibungslosen Logistik, einschliesslich Agenden, Besprechungsräumen, Unterbringung, Transport und Restaurantreservierungen
• Gewährleistung eines reibungslosen und professionellen Besuchererlebnisses von der Ankunft bis zur Abreise
• Autonome Verwaltung von Kalendern, Koordination von Terminen, Priorisierung von Anfragen und Antizipation potenzieller Konflikte
• Organisation von internen und externen Meetings, Telefonkonferenzen und Workshops
• Vorbereitung von Meeting-Agenden, Koordination der benötigten Materialien und Unterstützung bei Follow-up-Aktionen
• Präzise und zeitnahe Erstellung und Abstimmung von Reise- und Spesenabrechnungen
• Bieten von täglicher administrativer Unterstützung für mehrere Teams
• Verwaltung von Bestellanfragen und Rechnungen
• Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten unter Verwendung von Microsoft Office Tools
• Führung genauer Aufzeichnungen und Sicherstellung einer effektiven Dokumentenorganisation

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PROFIL

• Nachgewiesene Erfahrung als Administrative Assistant in der Unterstützung mehrerer Teams oder Stakeholder, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Exzellente Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit ausgeprägter Detailgenauigkeit und der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten
• Proaktiv und serviceorientiert, mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen, Verantwortung zu übernehmen und autonom zu arbeiten
• Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einem professionellen Auftreten
• Flexibel und anpassungsfähig, mit der Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld ruhig und effektiv zu bleiben
• Hohes Mass an Vertraulichkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Hands-on-Mentalität, lösungsorientiert mit starker Eigeninitiative
• Fundierte Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word und PowerPoint)
• Erfahrung mit SAP ist ein Vorteil
• Kenntnisse der Business Etiquette und Best Practices im Bereich Hospitality sind ein Plus
• Fliessend in Französisch und Englisch; jede weitere Sprache ist ein Vorteil
• Positive Einstellung und starker Teamgeist

BESITZEN SIE UNSERES TEAM!

• Unser Erfolg kommt von unseren hochqualifizierten und talentierten Mitarbeitenden
• Respektvolles Unternehmertum und eine langfristige Vision sind der Schlüssel zu unserem Erfolg
• Unsere Mitarbeitenden tragen zu einer sichereren Welt bei
• Vielfalt auf allen Ebenen unserer Organisation ist eine Stärke