Réceptionniste / Assistant/e de gestion de bureau / Manager 80 - 100 % (h/f)

Bolder Group est un prestataire de services de fiducie et de gestion d'entreprise de type boutique très respecté, au service de familles ultra-fortunées du monde entier.

Nous recherchons une personne qualifiée pour renforcer notre équipe de gestion de bureau.

Réceptionniste / Assistant/e de gestion de bureau / Manager 80 - 100 % (h/f)

Tâches

• Organiser les appels Teams
• Modérer les appels d'équipe lors des réunions internes, être capable d'utiliser toutes les fonctionnalités de Teams, y compris le partage d'écran et l'utilisation des fonctions de transcription de Teams.
• Capacité à planifier efficacement des réunions via Outlook, savoir utiliser les fonctionnalités d'Outlook, telles que la fonction d'assistant de planification
• La connaissance de Nav1 et/ou SharePoint est un plus
• Maîtrise des logiciels et envie d'apprendre de nouveaux logiciels
• Être le visage principal à la réception, faire en sorte que les visiteurs se sentent les bienvenus, préparer le café, l'eau, etc. et accompagner les clients vers les salles de réunion
• Entretenir les salles de réunion
• Organiser tout le courrier entrant (y compris le tamponnage, la commande de coursiers et le transfert du courrier aux clients) Entretien des applications de bureau (imprimantes, machine à café, destructeur, etc.)
• Entretenir la cuisine
• Assurer le flux fluide des appels téléphoniques
• Photocopier, numériser et compléter des documents
• Rapports de dépenses, comptabilisation des frais de voyage, petite caisse
• Planification et organisation des rendez-vous et des voyages
• Gestion de la correspondance en allemand et en anglais
• Organisation de légalisations / apostilles
• Soutien aux événements de l'entreprise, planification de réunions sur site et hors site
• Organiser les places de parking
• Apporter le courrier quotidiennement à la Poste à 17:15

Votre profil

• Personne dynamique, capable de gérer un environnement de travail international au rythme soutenu
• Autonome, prenant l'initiative des tâches de manière proactive et prête à être opérationnelle immédiatement
• Solides compétences Microsoft (Outlook, Teams, PowerPoint et Excel de base)
• Maîtrise de l'informatique et ouverte à la maîtrise de nouveaux logiciels
• Capacité à hiérarchiser les tâches
• Personne organisée avec un système pour suivre les tâches
• Discrète
• Motivée
• Capacité à travailler de manière collaborative en équipe ainsi qu'en autonomie
• Excellentes compétences en allemand et en anglais (écrit et parlé) ; d'autres langues seraient un plus

Ce que nous offrons :

Un environnement de travail international dynamique et des conditions de travail et des avantages très attractifs.

Intéressé(e) ?

Nous attendons avec impatience votre lettre de candidature accompagnée de votre CV avec photo.

Bolder Trustees (Switzerland) AG

Lindenstrasse 16

6340 Baar

Mme Nadejda Krastanova

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