Receptionist / Office Management Assistant/ Manager 80 - 100 % (w/m)

Bolder Group ist ein hoch angesehener Boutique-Anbieter von Treuhand- und Unternehmensdienstleistungen, der ultravermögende Familien aus der ganzen Welt betreut.

Wir suchen eine qualifizierte Person zur Verstärkung unseres Office Management Teams.

Receptionist / Office Management Assistant/ Manager 80 - 100 % (w/m)

Aufgaben

• Organisieren von Teams Calls
• Moderieren von Team Calls während interner Meetings, Fähigkeit zur Nutzung aller Teams-Funktionen, einschliesslich Screen Sharing und der Nutzung der Teams-Transkriptionsfunktionen.
• Fähigkeit, Meetings effizient über Outlook zu planen, Kenntnis der Nutzung von Outlook-Funktionen, wie z. B. der Funktion des Terminassistenten
• Kenntnisse in Nav1 und/oder SharePoint sind ein Plus
• Software-affin und bereit, neue Software zu erlernen
• Das Hauptgesicht am Empfang sein, Besucher willkommen heissen, Kaffee, Wasser etc. vorbereiten und Kunden zu den Besprechungsräumen begleiten
• Instandhaltung der Besprechungsräume
• Organisation der gesamten eingehenden Post (einschliesslich Stempeln, Beauftragen von Kurieren und Weiterleiten der Post an Kunden), Wartung der Büroanwendungen (Drucker, Kaffeemaschine, Aktenvernichter, etc.)
• Reinigung/Instandhaltung der Küche
• Sicherstellung eines reibungslosen Telefonablaufs
• Kopieren, Scannen und Vervollständigen von Dokumenten
• Spesenabrechnung, Erfassung von Reisekosten, Portokasse
• Terminplanung und Organisation von Reisen
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch bearbeiten
• Organisation von Legalisationen / Apostillen
• Unterstützung bei Firmenveranstaltungen, Planung von Vor-Ort- und Off-Site-Meetings
• Organisation von Parkplätzen
• Tägliches Bringen der Post zur Post um 17:15

Ihr Profil

• Dynamische Person, die mit einem schnelllebigen internationalen Arbeitsumfeld umgehen kann
• Selbstständig, proaktiv Aufgaben eigenständig initiierend und bereit, sofort voll durchzustarten
• Starke Microsoft-Kenntnisse (Outlook, Teams, PowerPoint und grundlegendes Excel)
• IT-affin und offen für die Beherrschung neuer Software
• Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
• Organisierte Person mit einem System zur Nachverfolgung von Aufgaben
• Diskret
• Motiviert
• Fähigkeit zur kollaborativen Teamarbeit sowie zur autonomen Arbeitsweise
• Exzellente Kenntnisse in Deutsch und Englisch (geschrieben und gesprochen); andere Sprachen wären ein Plus

Was wir bieten:

Ein dynamisches internationales Arbeitsumfeld und sehr attraktive Arbeitsbedingungen und Sozialleistungen.

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihr Bewerbungsschreiben mit beigefügtem CV mit Foto.

Bolder Trustees (Switzerland) AG

Lindenstrasse 16

6340 Baar

Mrs. Nadejda Krastanova

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