Assistant(e) de Direction & Opérations de Bureau

PRÉSENTATION Physical AI, un modèle réel du monde, est la prochaine opportunité d'un trillion de dollars et un pilier fondamental pour l'énergie, la robotique et la superintelligence. Chez Jua, nous le construisons maintenant. Nos modèles sont déjà déployés sur quatre continents et aident à alimenter le développement énergétique nécessaire pour soutenir une intelligence de plus en plus grande. Nous rassemblons une équipe de classe mondiale de chercheurs et d'esprits entrepreneuriaux pour transformer ce modèle en réalité à l'échelle mondiale. Si vous voulez l'opportunité de votre vie, rejoignez-nous pour construire Physical AI. CE QUE NOUS RECHERCHONS Nous recherchons un professionnel Assistant(e) de Direction & Opérations de Bureau pour éliminer les frictions dans la gestion quotidienne de l'équipe de direction et protéger leur temps. Vous serez responsable de la gestion complexe des calendriers, des voyages internationaux, des opérations de bureau, du soutien administratif et de la logistique dans un environnement en constante évolution. Ce rôle nécessite un jugement solide, des compétences de priorisation exceptionnelles et la capacité d'opérer de manière indépendante. Vous devriez également être à l'aise avec les automatisations, les agents d'IA ou les systèmes légers pour améliorer l'efficacité. Ce rôle est idéal pour quelqu'un qui prospère dans des environnements à haute pression et qui aime prendre des responsabilités. Vous prospérerez dans ce rôle si vous êtes énergisé par l'aide apportée aux personnes ambitieuses pour qu'elles opèrent à leur meilleur niveau. RESPONSABILITÉS ET TÂCHES - Être responsable de la gestion complexe des calendriers et protéger le temps des dirigeants en équilibrant les priorités changeantes, les horaires de voyage et les demandes concurrentes - Coordonner les réunions internes et externes dans plusieurs fuseaux horaires, en servant de coordinateur professionnel et fiable pour les clients, les investisseurs, les membres du conseil d'administration et les parties prenantes de haut niveau - Coordonner les voyages domestiques et internationaux, y compris les vols, l'hébergement, les visas, les transports, les itinéraires, le stationnement et la planification de contingence - Soutenir la logistique des relations avec le conseil d'administration et les investisseurs, y compris la planification, la coordination des réunions et le soutien administratif - Gérer les opérations de bureau, y compris les fournitures de bureau, les installations, la maintenance, la coordination des fournisseurs, les déjeuners et la logistique quotidienne du bureau - Soutenir la logistique d'intégration et de départ, y compris la remise d'équipement et la traçabilité des actifs - Planifier et coordonner les sorties, les conférences, les événements d'équipe et d'autres initiatives et logistiques de l'entreprise - Anticiper les problèmes avant qu'ils ne surviennent et résoudre de manière proactive les défis opérationnels et logistiques pour maintenir le bon fonctionnement des choses - Fournir un soutien opérationnel et administratif ad hoc selon les besoins EXIGENCES - 4-7 ans d'expérience en tant qu'Assistant(e) de Direction ou Responsable de Bureau dans un environnement de start-up en constante évolution - Expérience dans le soutien aux dirigeants et aux fondateurs avec la planification et les demandes concurrentes - Compétences organisationnelles exceptionnelles et attention aux détails obsessionnelle - Solides compétences en communication écrite et verbale en anglais. La maîtrise de l'allemand est un plus - Expérience dans la coordination de voyages internationaux complexes, de logistique, de visas et d'itinéraires - Expérience dans la coordination de réunions de parties prenantes de haut niveau dans plusieurs fuseaux horaires, y compris les réunions de direction, du conseil d'administration, des clients ou des investisseurs - Jugement solide, discrétion et capacité à gérer des informations hautement confidentielles - Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément tout en restant calme - À l'aise dans l'ambiguïté et capacité à prendre des décisions éclairées de manière indépendante - Solides compétences de priorisation et confiance pour protéger le temps et la concentration des dirigeants - À l'aise avec l'expérimentation d'outils, d'automatisations, d'agents, d'intégrations ou de systèmes légers pour réduire les frictions et améliorer l'efficacité - Forte propension à l'exécution et volonté d'aller au-delà de la description de poste pour réaliser les choses - Familiarité avec des outils tels que Google Workspace, Slack, Notion et des systèmes de productivité similaires Chez Jua, nous favorisons une culture de performance et valorisons les personnes qui incarnent nos croyances de service et d'aventure. Nous privilégions l'agilité, en opérant à la vitesse d'horloge la plus élevée pour nous adapter rapidement aux changements. Nous innovons pour le compte de nos utilisateurs et exploitons la suprématie des données pour maintenir notre avance concurrentielle. Grâce à une communication claire et à une prise de décision fondée sur les faits, nous nous assurons de l'alignement dans notre quête d'excellence. Avec ces principes, nous visons à créer une organisation centrée sur le client, axée sur la valeur, qui fixe de nouvelles normes dans l'industrie. Nous valorisons les perspectives uniques que chaque individu apporte à la table et croyons que l'adoption de divers horizons et expériences enrichit notre parcours collectif vers la croissance et la réussite.