Executive Assistant & Office Operations

ÜBERBLICK Physical AI, ein reales Modell der Welt, ist die nächste trillionenschwere Gelegenheit und ein grundlegender Pfeiler für Energie, Robotik und Superintelligenz. Bei Jua bauen wir es gerade. Unsere Modelle laufen bereits auf vier Kontinenten und helfen dabei, den notwendigen Ausbau der Energieversorgung zu unterstützen, um immer größere Intelligenz zu ermöglichen. Wir versammeln ein weltklassiges Team von Forschern und unternehmerischen Köpfen, um dieses Modell in der globalen Größenordnung zur Realität zu machen. Wenn Sie die Gelegenheit Ihres Lebens suchen, kommen Sie und bauen Sie mit uns Physical AI. WAS WIR SUCHEN Wir suchen einen Executive Assistant & Office Operations-Experten, der die Reibung im täglichen Leben des Führungsteams reduziert und ihre Zeit schützt. Sie werden die komplexe Kalenderverwaltung, internationale Reisen, Bürooperationen, administrative Unterstützung und Logistik in einer sich schnell bewegenden Umgebung übernehmen. Diese Rolle erfordert ein starkes Urteilsvermögen, außergewöhnliche Priorisierungsfähigkeiten und die Fähigkeit, unabhängig zu handeln. Sie sollten auch mit Automatisierungen, AI-Agents oder leichten Systemen vertraut sein, um die Effizienz zu verbessern. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der in hochdruckvollen Umgebungen gedeiht und sich freut, die Verantwortung zu übernehmen. Sie werden in dieser Rolle gedeihen, wenn Sie durch die Unterstützung ambitionierter Menschen motiviert sind, die ihr Bestes geben. VERANTWORTLICHKEITEN UND AUFGABEN - Übernehmen Sie die komplexe Kalenderverwaltung und schützen Sie die Zeit der Führungskräfte, indem Sie sich anpassende Prioritäten, Reisepläne und konkurrierende Anforderungen ausbalancieren - Koordinieren Sie interne und externe Meetings in mehreren Zeitzonen und fungieren Sie als professioneller und zuverlässiger Koordinator für Kunden, Investoren, Vorstandsmitglieder und Senior-Stakeholder - Koordinieren Sie Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flüge, Unterkunft, Visa, Transport, Reiserouten, Parkplätze und Notfallplanung - Unterstützen Sie die Logistik von Vorstands- und Investor-Beziehungen, einschließlich Terminplanung, Meeting-Koordination und administrativer Unterstützung - Verwalten Sie die Bürooperationen, einschließlich Büromaterial, Einrichtungen, Wartung, Koordination von Lieferanten, Mittagessen und tägliche Bürologistik - Unterstützen Sie die Logistik von Onboarding und Offboarding, einschließlich Geräteübergabe und Vermögensnachverfolgung - Planen und koordinieren Sie Außenstände, Konferenzen, Team-Veranstaltungen und andere ad-hoc-Unternehmensinitiativen und Logistik - Antizipieren Sie Probleme, bevor sie auftreten, und lösen Sie operative und logistische Herausforderungen proaktiv, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft - Bieten Sie ad-hoc-operative und administrative Unterstützung an, wenn erforderlich MÜSSEN-SIE-HABEN - 4-7 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder Office Manager in einer sich schnell bewegenden Start-up-Umgebung - Erfahrung bei der Unterstützung von C-Level-Führungskräften und Gründern bei der Terminplanung und konkurrierenden Anforderungen - Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und obsessives Detailverständnis - Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. Deutschkenntnisse sind von Vorteil - Erfahrung bei der Koordination komplexer internationaler Reisen, Logistik, Visa und Reiserouten - Erfahrung bei der Koordination von Senior-Stakeholder-Meetings in verschiedenen Zeitzonen, einschließlich Führungs-, Vorstands-, Kunden- oder Investor-Meetings - Starkes Urteilsvermögen, Diskretion und Fähigkeit, hochvertrauliche Informationen zu handhaben - Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten, während Sie ruhig bleiben - Komfort bei der Arbeit in Unsicherheit und bei der unabhängigen Entscheidungsfindung - Starke Priorisierungsfähigkeiten und das Vertrauen, die Zeit der Führungskräfte und die Konzentration zu schützen - Komfort bei der Experimentierung mit Tools, Automatisierungen, Agents, Integrationen oder leichten Systemen, um Reibung zu reduzieren und Effizienz zu verbessern - Starke Ausführungsbias und die Bereitschaft, über die Jobbeschreibung hinaus zu gehen, um Dinge zu erledigen - Vertrautheit mit Tools wie Google Workspace, Slack, Notion und ähnlichen Produktivitätssystemen Bei Jua fördern wir eine Leistungskultur und schätzen Menschen, die unsere Überzeugungen von Service und Abenteuer verkörpern. Wir priorisieren Agilität und operieren mit der höchsten Taktfrequenz, um uns schnell an Veränderungen anzupassen. Wir innovieren im Auftrag unserer Nutzer und nutzen die Datensouveränität, um unseren Wettbewerbsvorteil zu wahren. Durch klare Kommunikation und faktengestützte Entscheidungsfindung stellen wir sicher, dass wir in unserem Streben nach Exzellenz ausgerichtet sind. Mit diesen Grundsätzen zielen wir darauf ab, eine kundenorientierte, wertbasierte Organisation zu schaffen, die neue Standards in der Branche setzt. Wir schätzen die einzigartigen Perspektiven, die jeder Einzelne mitbringt, und glauben, dass die Annahme diverser Hintergründe und Erfahrungen unsere kollektive Reise zum Wachstum und Erfolg bereichert.