Finance & Controlling et Office Support

Texte d'introduction
Veuillez postuler avant le 31 octobre 2026.

Contexte du projet
La mission d'ETH Space est de stimuler les activités spatiales afin d'établir l'ETH Zurich comme l'université de premier plan en matière de recherche spatiale et d'observation de la Terre, d'éducation et d'entrepreneuriat en Europe et au-delà. ETH Space comprend cinq unités au total : Éducation, Recherche, Entrepreneuriat, l'ETH Swiss GeoLab et la mission spatiale, LIFE.

ETH Space est dirigé par le Prof. Thomas Zurbuchen en tant que directeur, et le Prof. Richard Kornfeld, en tant que directeur général. L'équipe se compose globalement d'environ 35 employés. Le bureau est situé au centre-ville de Zurich, dans l'un des bâtiments centraux de l'ETH.

L'équipe et les finances d'ETH Space ont considérablement augmenté ces dernières années, et comme ETH Space est en transition pour devenir un centre de l'ETH, nous cherchons à ajouter une personne pour le Finance & Controlling et l'Office Support.

Ce poste est proposé sous la forme d'un engagement à durée déterminée pour une période initiale de deux ans, avec possibilité de prolongation. La date de début souhaitée est dès que possible.

Pour plus de détails, consultez Home - ETH Zurich | Space ainsi que notre chaîne LinkedIn.

Description des tâches/du poste
Dans ce rôle polyvalent, vous assumerez la responsabilité du Finance & Internal Controlling ainsi que du support à l'Office Management d'ETH Space, jouant un rôle clé dans la garantie d'un fonctionnement efficace et fluide de l'unité organisationnelle. Vous assurerez l'exécution appropriée des processus financiers et administratifs, soutiendrez l'équipe de direction dans les questions organisationnelles et opérationnelles, et agirez comme point de contact central entre les parties prenantes internes et externes pour les questions de finance et de controlling. Vous soutiendrez des flux de travail transparents, une administration fiable et un support professionnel pour l'unité ETH Space.

Vos domaines de responsabilité incluent, en particulier :

Finance & Controlling :

Calculs budgétaires (budget annuel et prévisions glissantes bisannuelles)
Finances de projet : du budget et des dépenses aux rapports financiers
Approvisionnement en biens et services impliquant des structures de commande complexes, y compris les comparaisons de devis, la conformité au contrôle des exportations, les réglementations sur les marchés publics, les appels d'offres et l'attribution des contrats
Comptabilité et controlling interne d'ETH Space
Vérification et paiement des factures
Traitement des notes de frais des employés
Rapprochement des relevés de carte de crédit
Facturation de projet basée sur la performance (via SAP)
Gestion de toutes les demandes internes liées aux finances de l'ETH Zurich
Support à l'Office Management :

Soutien administratif à la direction d'ETH Space
Préparation de documents et de rapports
Suivi des tâches et des projets
Gestion confidentielle des informations sensibles
Soutien à la gestion de bureau pour les opérations quotidiennes du bureau
Fournir un soutien au recrutement (offres d'emploi, coordination des candidatures)
Soutenir l'intégration des nouveaux employés
Ce poste offre un rôle varié et responsable avec un large éventail de tâches à l'intersection de la finance/controlling et de la gestion de bureau pour ETH Space. Vous jouerez un rôle clé pour assurer une administration professionnelle, des processus financiers transparents et des opérations organisationnelles fluides au sein de notre organisation. Ce faisant, vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction, le personnel et les contacts internes et externes, contribuant de manière significative au succès d'ETH Space.

Votre profil
Éducation : vous avez terminé une formation professionnelle commerciale ou administrative ; une formation complémentaire en comptabilité ou en controlling, et en gestion de projet ou de bureau est un atout
Expérience : vous avez un minimum de 5 ans d'expérience professionnelle pertinente. Une expérience dans un cadre académique ou de recherche est un avantage (y compris un travail préalable à l'ETH Zurich)
Compétences techniques :
Expérience avec SAP et maîtrise de ces systèmes
Compétences d'utilisateur avancé en MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et outils de planification
Très bon allemand et anglais écrit et parlé (le français est un avantage)
Compétences & Personnalité
Structuré, analytique, aisance avec les chiffres et attention aux détails
Approche indépendante et fortes compétences organisationnelles
Personnalité proactive et fiable
Style de travail orienté solutions et orienté service
Aime travailler avec des structures de projet complexes
Fortes compétences interpersonnelles et capacité à établir des ponts entre les équipes
De plus, nous recherchons quelqu'un qui possède la motivation et la détermination nécessaires pour définir et mettre en œuvre des processus de travail au sein de l'équipe de direction d'ETH Space.

Nous offrons
La grande et rare opportunité d'aider à façonner les opérations et les finances d'un futur centre stratégique de l'ETH Zurich : ETH Space
Un environnement dynamique, interdisciplinaire et entrepreneurial dans l'une des universités techniques les plus importantes au monde
Un lieu de travail au centre-ville de Zurich.
Curieux ? Nous le sommes aussi.
Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature en ligne accompagnée des documents suivants :

Votre CV
Diplômes et certificats de travail
Une courte lettre de motivation exposant votre intérêt pour ETH Space et ce poste
Une vidéo (max 2 mins) sur vous et votre motivation pour ce poste.
Concernant la vidéo : nous aimerions vous connaître ! Nous vous demandons donc de fournir une courte vidéo. Nous n'attendons pas une production professionnelle ; l'utilisation de votre smartphone et le fait d'être vous-même suffisent. Veuillez télécharger la vidéo sur une plateforme de votre choix (Dropbox, YouTube, Vimeo, Google Drive,