Executive Assistant/in / Business Operations Manager/in (m/w) in Teilzeit (40%)

Die Global Alliance Automotive AG unterstützt internationale Unternehmen bei Vertrieb, Geschäftsentwicklung und Internationalisierung in der Automobilindustrie. Gemeinsam mit unseren 19 Partnerbüros in 15 Ländern begleiten wir Kunden bei internationalen Wachstumsprojekten, Markteintritten und der Entwicklung neuer Geschäftsbeziehungen. Zur Unterstützung unseres Geschäftsführers in der Schweiz (einziger Vollzeit-Mitarbeiter) suchen wir ab dem 1. September eine engagierte und selbstständig arbeitende Persönlichkeit, die operative, organisatorische und administrative Aufgaben übernimmt und aktiv zur Weiterentwicklung unseres Unternehmens beiträgt. Was diese Position besonders macht • Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer • Internationale Kontakte in Europa, Asien und Nord- & Süd-Amerika • Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege • Flexibilität bei Arbeitsort und Arbeitszeit • Abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration, Marketing und Business Operations • Möglichkeit zur schrittweisen Erweiterung des Pensums Ihre Aufgaben: Event & Reiseplanung: • Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Kundenbesuchen • Planung und Koordination von Dienstreisen und Messebesuchen • Terminmanagement und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung Business Operations & Buchhaltung (Bexio) • Erstellen der Quartalsrechnungen und Nachverfolgung der Zahlungseingänge • Koordination von Rechnungen und administrativen Zahlungsprozessen • Vorbereitende Buchhaltung und teilweise Verbuchung am Ende des Quartals • Pflege und Verbuchung von Geschäftsvorfällen in Bexio Marketing & Kommunikation • Unterstützung bei LinkedIn-Beiträgen und digitalen Kommunikationsmaßnahmen • Pflege von Präsentationen, Broschüren und Marketingunterlagen • Recherche- und kleinere Projekt-Arbeiten Administration & Datenmanagement • Pflege von Kunden-, Kontakt- und Projektdaten • Organisation der Dokumenten- und Datenablage • Übernahme allgemeiner organisatorischer und koordinativer Aufgaben Ihr fachliches Profil: • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation • Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management oder Business Operations • Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2) • Gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) • Erfahrung mit Bexio oder vergleichbaren ERP-/Buchhaltungssystemen von Vorteil • Interesse an digitalen Tools und KI-Anwendungen (z.B. Copilot oder ChatGPT) Ihr persönliches Profil: • Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise • Hohe Eigeninitiative und ausgeprägtes Organisationstalent • Proaktive Persönlichkeit, die Aufgaben frühzeitig erkennt und selbstständig umsetzt • Analytisches Denken und Freude an vielseitigen Aufgabenstellungen • Sicheres Auftreten sowie hohe Kommunikationsfähigkeit im internationalen Umfeld Wir bieten • Vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld • Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, einen Teil der Tätigkeit, nach Absprache, im Homeoffice auszuüben. • Kurze Entscheidungswege und direkter Einfluss auf das Unternehmen • Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung • Raum für neue Ideen und persönliche Weiterentwicklung • Langfristige Perspektive mit möglicher Erweiterung des Pensums Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angaben zur Gehaltsvorstellung und zum möglichen Eintrittstermin. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte senden Sie ihre Bewerbung an folgende E-Mail Adresse: Bewerbung@ga-automotive.com Für weitere Fragen stehen wir Ihnen unter der oben aufgeführten E-Mail Adresse gerne zur Verfügung. Global Alliance Automotive AG Johannes-Hirt-Strasse 12 8004 Au