Executive Assistant - LE4 - DFAT - Geneva

Executive Assistant \- LE4 \- DFAT \- Geneva Date limite de candidature : August 26, 2026\. Département : DFAT \- Geneva. Type d'emploi : Permanent \- Full Time. Lieu : Australian Permanent Mission, Geneva Lieu de travail : Onsite Rémunération et avantages : CHF 95,784 / yeat, 20 jours de congés annuels, 50% de contribution de l'employeur à l'assurance maladie et à l'assurance accidents, et à un fonds de retraite. Des candidatures sont recherchées auprès de personnes intéressées par un emploi au sein de l'Australian Permanent Mission to the United Nations in Geneva. Le candidat retenu sera engagé en tant que membre du personnel local par l'Australian Permanent Mission to the United Nations in Geneva. Veuillez noter que l'Australian Permanent Mission to the United Nations in Geneva n'aide pas à la réinstallation. Tous les coûts associés à la prise de poste seront à la charge du candidat retenu. Un contrôle de probité standard sera effectué avant le début de l'activité pour le candidat retenu. Executive Assistant \- LE4 \- DFAT \- Geneva À propos du Department of Foreign Affairs and Trade Le rôle du Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT) est de faire progresser les intérêts de l'Australie et des Australiens à l'échelle internationale. Cela implique de renforcer la sécurité de l'Australie, d'améliorer la prospérité de l'Australie, de fournir un programme d'aide étrangère efficace et de haute qualité et d'aider les voyageurs australiens et les Australiens à l'étranger. Le département fournit des conseils en matière de politique étrangère, commerciale et de développement au gouvernement australien. Le DFAT travaille également avec d'autres agences du gouvernement australien pour piloter la coordination de la poursuite des intérêts mondiaux, régionaux et bilatéraux de l'Australie. À propos du poste Sous direction, l'Executive Assistant auprès de l'Ambassadeur et du Deputy Ambassador assure un soutien exécutif, administratif et organisationnel de haut niveau à l'Australian Permanent Mission to the United Nations in Geneva. Le poste organise également des événements et des fonctions officiels. En raison de la nature sensible du travail impliqué, ce poste nécessitera d'être capable de détenir et de maintenir une habilitation de sécurité nationale reconnue par le DFAT. Les responsabilités clés du poste incluent, sans s'y limiter : Fournir un soutien exécutif de haut niveau à l'Ambassadeur et au Deputy Ambassador, en assurant le fonctionnement efficace des bureaux exécutifs dans un environnement rapide et sensible. Gérer et hiérarchiser la correspondance, les invitations, les documents d'information et les demandes, en faisant preuve d'un jugement sûr pour déterminer les priorités, les actions et les exigences de conformité. Coordonner les visites officielles et les programmes de délégation pour les ministres, les hauts fonctionnaires et les visiteurs de haut niveau, en équilibrant les priorités concurrentes et les exigences opérationnelles. Planifier et réaliser des événements de représentation, des réunions et des engagements officiels, en assurant la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour atteindre les objectifs de la Mission. Gérer les dépenses de représentation et l'administration financière, y compris les prévisions, les quitus, les rapprochements et les rapports conformément aux politiques et procédures du DFAT. Coordonner les voyages, la logistique et les arrangements administratifs connexes pour la direction exécutive et les activités officielles, en assurant la conformité avec les politiques et procédures pertinentes. Surveiller les risques de sécurité, opérationnels et de flux de travail, en mettant en œuvre les contrôles requis et en signalant les problèmes de manière appropriée. Fournir des conseils administratifs, maintenir des systèmes de gestion efficaces et soutenir la coordination de l'équipe, en contribuant à l'amélioration continue et à l'efficacité organisationnelle. Qualifications/Expérience/Connaissances/Compétences requises Expérience avérée dans des rôles similaires d'Executive Assistant Excellentes compétences en communication écrite et verbale Capacité à travailler avec une équipe et à la soutenir. Capacité à développer et maintenir des relations respectueuses et efficaces avec les parties prenantes internes et externes Capacité à gérer le temps, à hiérarchiser, à planifier, à gérer plusieurs tâches et à bien travailler sous pression Gestion financière et compétences organisationnelles Discrétion et jugement sûr dans la manipulation d'informations confidentielles Expérience approfondie de l'utilisation de Microsoft Office et des applications électroniques Compétences exceptionnelles en service client et interpersonnelles La maîtrise de l'anglais est requise, la maîtrise du français étant fortement appréciée Connaissance de, ou capacité à acquérir rapidement une connaissance de la législation du gouvernement australien ou des politiques et directives départementales en relation avec les fonctions du poste Souhaitable Expérience préalable de travail dans une ambassade, une organisation internationale ou un environnement comparable. Exigences de sécurité Habilitation de sécurité australienne NV2 ou capacité à l'obtenir et à la maintenir. Par conséquent, les candidats doivent détenir la citoyenneté australienne pour être considérés. Veuillez noter que les candidats qui détiennent la citoyenneté ou la double citoyenneté de la Suisse ne sont pas éligibles à une habilitation de sécurité australienne. Comment postuler Lorsque le formulaire de candidature demande une lettre de motivation, veuillez fournir une présentation écrite de pas plus de 500 mots démontrant votre aptitude à assumer les responsabilités clés du poste. Votre présentation est votre opportunité de nous dire pourquoi vous êtes le bon candidat pour le rôle. Elle sera évaluée sur votre capacité à démon