Executive Assistant - LE4 - DFAT - Geneva

Executive Assistant \- LE4 \- DFAT \- Geneva Bewerbungsfrist: 26. August 2026\. Abteilung: DFAT \- Geneva. Anstellungsart: Unbefristet \- Vollzeit. Standort: Australian Permanent Mission, Geneva Arbeitsort: Onsite Vergütung und Zusatzleistungen: CHF 95,784 / yeat, 20 Tage Jahresurlaub, 50% Arbeitgeberanteil an der Kranken- und Unfallversicherung sowie an eine Vorsorgeeinrichtung. Es werden Bewerbungen von Personen gesucht, die an einer Beschäftigung innerhalb der Australian Permanent Mission to the United Nations in Geneva interessiert sind. Die erfolgreiche Bewerberin oder der erfolgreiche Bewerber wird als lokal angestelltes Mitglied (locally engaged staff member) durch die Australian Permanent Mission to the United Nations in Geneva eingestellt. Bitte beachten Sie, dass die Australian Permanent Mission to the United Nations in Geneva keine Unterstützung beim Umzug leistet. Alle mit der Aufnahme der Stelle verbundenen Kosten liegen in der Verantwortung der erfolgreichen Kandidatin oder des erfolgreichen Kandidaten. Vor Stellenantritt wird für die erfolgreiche Bewerberin oder den erfolgreichen Bewerber eine standardmäßige Überprüfung der Integrität (probity check) durchgeführt. Executive Assistant \- LE4 \- DFAT \- Geneva Über das Department of Foreign Affairs and Trade Die Aufgabe des Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT) besteht darin, die Interessen Australiens und der Australier auf internationaler Ebene zu fördern. Dies beinhaltet die Stärkung der Sicherheit Australiens, die Förderung des Wohlstands Australiens, die Bereitstellung eines effektiven und hochwertigen Auslandshilfeprogramms sowie die Unterstützung australischer Reisender und Australier im Ausland. Das Ministerium berät die australische Regierung in Fragen der Außen-, Handels- und Entwicklungspolitik. DFAT arbeitet zudem mit anderen australischen Regierungsbehörden zusammen, um die Koordinierung der Verfolgung globaler, regionaler und bilateraler Interessen Australiens voranzutreiben. Über die Position Unter Anleitung bietet die Executive Assistant des Botschafters und des stellvertretenden Botschafters hochrangige exekutive, administrative und organisatorische Unterstützung bei der Australian Permanent Mission to the United Nations in Geneva. Die Position organisiert zudem offizielle Veranstaltungen und Funktionen. Aufgrund der sensiblen Natur der damit verbundenen Arbeit muss diese Position in der Lage sein, eine vom DFAT anerkannte nationale Sicherheitsüberprüfung zu halten und aufrechtzuerhalten. Zu den Hauptaufgaben der Position gehören unter anderem: Bietung hochrangiger exekutiver Unterstützung für den Botschafter und den stellvertretenden Botschafter, um den effektiven Betrieb der exekutiven Büros in einem schnelllebigen und sensiblen Umfeld zu gewährleisten. Verwaltung und Priorisierung von Korrespondenz, Einladungen, Briefing-Unterlagen und Anfragen unter Anwendung eines soliden Urteilsvermögens zur Bestimmung von Priorität, Maßnahmen und Compliance-Anforderungen. Koordinierung offizieller Besuche und Delegationsprogramme für Minister, hochrangige Beamte und hochrangige Besucher unter Abwägung konkurrierender Prioritäten und operativer Anforderungen. Planung und Durchführung von Repräsentationsveranstaltungen, Sitzungen und offiziellen Terminen unter Einbeziehung interner und externer Stakeholder zur Erreichung der Ziele der Mission. Verwaltung der Repräsentationsausgaben und der Finanzverwaltung, einschließlich Prognosen, Abrechnungen, Abstimmungen und Berichterstattung gemäß den Richtlinien und Verfahren des DFAT. Koordinierung von Reisen, Logistik und damit verbundenen administrativen Arrangements für die Führungsebene und offizielle Aktivitäten unter Einhaltung der relevanten Richtlinien und Verfahren. Überwachung von Sicherheits-, Betriebs- und Workflow-Risiken, Implementierung erforderlicher Kontrollen und Eskalierung von Problemen nach Bedarf. Bereitstellung administrativer Anleitung, Aufrechterhaltung effektiver Geschäftssysteme und Unterstützung der Teamkoordination, um zur kontinuierlichen Verbesserung und organisationalen Effektivität beizutragen. Erforderliche Qualifikationen/Erfahrung/Kenntnisse/Fähigkeiten Nachgewiesene Erfahrung in einer ähnlichen Rolle als Executive Assistant Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit einem Team und zur Unterstützung desselben. Fähigkeit zum Aufbau und zur Aufrechterhaltung respektvoller und effektiver Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern Fähigkeit zum Zeitmanagement, zur Priorisierung, zur Planung, zum Bewältigen mehrerer Aufgaben und zur guten Arbeit unter Druck Finanzmanagement- und Organisationsfähigkeiten Diskretion und gesundes Urteilsvermögen beim Umgang mit vertraulichen Informationen Umfangreiche Erfahrung im Umgang mit Microsoft Office und elektronischen Anwendungen Außergewöhnliche Kundenservice- und zwischenmenschliche Fähigkeiten Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich, fließende Französischkenntnisse werden sehr begrüßt Kenntnisse über die Gesetzgebung der australischen Regierung oder ministerielle Richtlinien und Leitlinien in Bezug auf die Aufgaben der Position oder die Fähigkeit, sich diese schnell anzueignen Wünschenswert Frühere Erfahrung in einer Botschaft, einer internationalen Organisation oder einer vergleichbaren Umgebung. Sicherheitsanforderungen Australische NV2-Sicherheitsüberprüfung oder die Fähigkeit, diese zu erhalten und aufrechtzuerhalten. Daher müssen Bewerber die australische Staatsbürgerschaft besitzen, um berücksichtigt zu werden. Bitte beachten Sie, dass Kandidaten, die die Staatsbürgerschaft oder doppelte Staatsbürgerschaft der Schweiz besitzen, nicht für eine australische Sicherheitsüberprüfung infrage kommen. Wie Sie sich bewerben Wenn das Bewerbungsformular nach einem Anschreiben fragt, reichen Sie bitte einen schriftlichen „Pitch“ von nicht mehr als 500