All-/Allgemeine/r administrative/r Assistent/in

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title: All-/Allgemeine/r administrative/r Assistent/in
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All-/Allgemeine/r administrative/r Assistent/in
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Wer sind wir?

Chef Gourmet SA ist ein B2B-Distributor von hochwertigen Backwaren, Viennoiserie, Patisserie und Confiserie für das Hotel- und Gastgewerbe in der Schweiz: 3- bis 5-Sterne-Hotels, Restaurants und Institutionen. Als B Corp zertifiziertes Unternehmen stellen wir den sozialen und ökologischen Einfluss in den Mittelpunkt unserer Entscheidungen.

Um unser etwa 15-köpfiges Team mit Sitz in Cousset zu verstärken, suchen wir eine/n :

All-/Allgemeine/r administrative/r Assistent/in – ADV & Administrativ

Ihre Mission :

• Innerhalb eines kleinen Teams stellen Sie die Kontinuität der administrativen Abläufe sicher und unterstützen täglich die Verantwortlichen der Auftragsabwicklung (ADV) und des administrativen Bereichs.
• Ihre Zeit verteilt sich zu etwa 70 % auf den ADV-Bereich und zu 30 % auf die administrative Unterstützung.

Ihre Verantwortlichkeiten

Auftragsabwicklung / Kundenservice (70 %)

• Entgegennahme von Bestellungen per Telefon, Website oder E-Mail unter Einhaltung der Verfahren und Fristen
• Aktualisierung der Kundendatenbank: Kontaktdaten, Archivierung, Nachverfolgung inaktiver oder VIP-Kunden
• Weitergabe von Informationen über kurze MHD (Mindesthaltbarkeitsdatum) und Lagerfehlbestände an das Team
• Vorbereitung von Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen, Kontrolle von Mengen und Preisen
• Verwaltung von Kundenbenachrichtigungen: Empfangsbestätigungen, einfache Mahnungen, Nachverfolgung laufender Bestellungen
• Bereitstellung einfacher Berichte zur Nachverfolgung von Bestellungen und Lagerbeständen
• Ablage und Archivierung von Kundendokumenten (Verträge, Bestellungen, Korrespondenz)

Unterstützung des administrativen Bereichs (30 %)

• Erfassung und Prüfung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen, Mahnungen
• Vorbereitung und Organisation administrativer Unterlagen: Digitalisierung, Kunden-/Lieferantenakten, Ablage
• Aktualisierung der internen Dokumentation und Dokumentationsverfolgung der B Corp-Konformität
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Finanzberichten, Ausgabenverfolgungstabellen und monatlichen Kennzahlen
• Mitwirkung an der Optimierung interner Prozesse.
• Gelegentliche Unterstützung: Spesenabrechnungen, Verfolgung von Vorschüssen und Zahlungseingängen, Belege.

Ihr Profil

• Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau, in Management, Buchhaltung oder ein als gleichwertig erachteter Titel
• Deutsch Niveau B1 minimum ;
• Fließendes Französisch; Beherrschung der Büro-Tools (Word, Excel, Messaging)
• Administrative Genauigkeit, Organisationstalent und gute schriftliche sowie mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Teamgeist und Selbstständigkeit bei der Ausführung der übertragenen Aufgaben
• Diskretion und Sensibilität für die Vertraulichkeit interner Daten.

Wir bieten Ihnen

• Eine Erstschulung bei Ihrem Eintritt
• Klare interne Verfahren zur Begleitung (Checklisten, Vorlagen, Leitfäden)
• Regelmäßige Betreuung und eine Stelle, die sich mit Ihnen entwickelt
• Ein engagiertes und zertifiziertes B Corp KMU mit menschlichem Maßstab, im Dienst der Schweizer Hotellerie.

Chef Gourmet SA

• Chef Gourmet SA

Route de Corcelles 86
1774 Cousset

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