Project Manager Management Support MENA (JR2183)

Die AO ist eine medizinisch geführte Non-Profit-Organisation, ein globales Netzwerk von Chirurgen und die weltweit führende Ausbildungs-, Innovations- und Forschungsorganisation, die auf die chirurgische Behandlung von Traumata und Erkrankungen des Bewegungsapparates spezialisiert ist. Bei uns sind Menschen aus der ganzen Welt, mit unterschiedlichen Hintergründen, vielfältigen Talenten und Fachbereichen zu Hause. Was uns verbindet, ist unsere Leidenschaft für Exzellenz, unser Engagement für unsere Mission zur Verbesserung der Patientenversorgung und unser Verständnis, dass wir gemeinsam stärker sind: wir sind eine AO. Für weitere Informationen besuchen Sie: [ ](< >) Project Manager Management Support MENA (JR2183) Hauptaufgaben * Zusammenarbeit mit Regional Managers und Übernahme spezifischer Governance-Managementaufgaben, einschließlich Unterstützung bei Vorstandssitzungen, Agendavorbereitung, Protokollführung, Verfolgung von Maßnahmen (Action Tracking) und Follow-up-Aktivitäten nach Sitzungen. * Zusammenarbeit mit Regional Managers und Unterstützung bei KOL- und Faculty-Management-Aktivitäten, einschließlich Stakeholder-Engagement, Sitzungskoordination, Kommunikation und Dokumentation. * Durchführung von Wahlen für Regional Boards, Country Councils und andere Governance-Gremien unter Sicherstellung der Einhaltung der AO-Wahlvorschriften und -prozesse. * Unterstützung der Regional Managers im Tagesgeschäft und Verwaltung kleiner, mittlerer und komplexer regionaler Projekte. * Zusätzliche Verantwortlichkeiten * Koordinierung und Verwaltung von Governance-Initiativen, Ausschüssen, Country Councils und vorstandsbasierten Aktivitäten in der MENA-Region. * Unterstützung der jährlichen Business-Planungszyklen und regionalen operativen Planungsprozesse. * Vorbereitung, Überwachung und Verfolgung regionaler Budgets und Projektausgaben in Zusammenarbeit mit Regional Managers und Event-Verantwortlichen. * Durchführung von Budgetabweichungsanalysen, Prognosen, Finanzüberwachung und Berichterstattung zur Unterstützung effektiver Entscheidungsfindung. * Entwicklung von Managementberichten, Dashboards, KPI-Tracking-Tools und betrieblichen Leistungsanalysen. * Koordinierung groß angelegter internationaler Treffen, Bildungsveranstaltungen, Workshops, Governance-Meetings und hybrider Programme, einschließlich Reise, Unterkunft, Logistik, Lieferantenmanagement und virtueller Teilnahme. * Leitung von Verbesserungen administrativer Prozesse und Initiativen zur Workflow-Automatisierung unter Verwendung von Microsoft Power Automate, Microsoft Forms und anderen digitalen Lösungen. * Vorbereitung und Pflege von Projektdokumentationen, Zeitplänen, Risikoregistern, Budgets, Stakeholder-Aufzeichnungen und Governance-Dokumentation. * Unterstützung strategischer Initiativen und spezieller Projekte im Einklang mit den Zielen der AO Foundation und der Region. Verantwortlich für: * Unterstützung der Regional Managers bei Governance-Management-Aktivitäten. * Verwaltung und erfolgreiche Durchführung von Wahlen, Nominierungen und Governance-Prozessen. * Planung, Überwachung und Berichterstattung von regionalen Budgets und Projektausgaben. * Durchführung regionaler Projekte, Events und Governance-Initiativen innerhalb der genehmigten Zeitpläne, Budgets und Qualitätsstandards. * Führung einer genauen Projektdokumentation, Finanzunterlagen, Protokolle, Berichte und Stakeholder-Kommunikation. * Kontinuierliche Verbesserung der operativen Prozesse und der administrativen Effizienz durch digitale Lösungen und Automatisierung. Hauptanforderungen Ausbildungsvoraussetzungen: * Universitäts-Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre, Management, Public Relations, Marketing, Finanzen oder einem verwandten Bereich, oder gleichwertige Berufserfahrung. Berufserfahrung: * Nachgewiesene professionelle Erfahrung in der Betriebswirtschaft, im Projektmanagement, in der Governance-Unterstützung, im Operations Management oder im Eventmanagement (3-5 Jahre). * Erfahrung in der Budgetplanung, Finanzverfolgung, Prognose und Berichterstattung. * Erfahrung in der Verwaltung von Governance-Strukturen, Boards, Ausschüssen, Wahlen oder mitgliederbasierten Organisationen. * Erfahrung in der Koordinierung komplexer internationaler Projekte unter Einbeziehung mehrerer Stakeholder und Regionen. * Erfahrung im Event- und Meetingmanagement, einschließlich Bildungs- und Governance-Programmen. * Erfahrung in der Prozessverbesserung und Workflow-Automatisierung. Kernkompetenzen: * Projektmanagement & Planung. * Starke organisatorische Fähigkeiten und Projektmanagement-Fähigkeiten. * Fähigkeit, Arbeitspläne zu priorisieren und mehrere Projekte gleichzeitig mit engen Fristen und sich ändernden Prioritäten zu bearbeiten. * Projektplanung, Durchführung, Terminplanung und Überwachung. * Strategische Planung und operative Umsetzung. * Risikoidentifizierung, Risikominderung und Problemmanagement. * Stakeholder-Management und funktionsübergreifende Zusammenarbeit. * Fließendes Englisch in Wort und Schrift. Kenntnisse zusätzlicher, für die Region relevanter Sprachen sind von Vorteil. Analytische Fähigkeiten: * Advance j4id10432041jm j4it1041jm j4iy26jm