Sachbearbeiter/in Bereich Leitungsorgane – 50% bis 60%

Unter der Aufsicht der administrativen Leiterin der Leitungsorgane verwalten und koordinieren Sie die administrativen Aktivitäten der Sitzungen der Leitungsorgane der HUG: Direktionskomitee, Büro des Verwaltungsrates und Verwaltungsrat. Sie stellen die administrative Nachverfolgung dieser Sitzungen und der getroffenen Entscheidungen sicher. Sie achten darauf, die Korrespondenz, die Dokumente und die Unterlagen zu den von den Leitungsorganen behandelten Themen zur Kenntnis zu nehmen. Es ist Ihre Aufgabe, bei den Direktionen sicherzustellen, dass sowohl die Qualität der Dossiers als auch die Einreichungsfristen eingehalten werden, indem Sie ihnen bei Bedarf die notwendige Unterstützung bieten. Darüber hinaus übernehmen Sie auch Sekretariatsaufgaben, die von der Leiterin der Leitungsorgane delegiert werden. Sie beteiligen sich an der Erstellung von Sitzungsplänen, Zeitplänen und Dashboards. Sie arbeiten aktiv mit dem Bereich des Dokumentenreferenzsystems der HUG zusammen und überprüfen die Veröffentlichung und Aktualisierung der Dokumente im Zusammenhang mit den von den Organen getroffenen Entscheidungen. Sie verfügen über ein EFZ als Kaufmann/-frau oder eine als gleichwertig angesehene Ausbildung und haben bereits in einer administrativen Funktion gearbeitet, idealerweise bei Leitungsorganen oder in einem komplexen Umfeld. Sie beherrschen die französische Sprache perfekt und verfügen über eine einwandfreie Ausdrucksweise. Sie besitzen sehr gute Kenntnisse der Büro-Software, insbesondere der kollaborativen Tools, sowie eine versierte Anwendung, die durch ein ECDL-Niveau oder ein als gleichwertig erachtetes Niveau zertifiziert ist. Sie haben einen ausgeprägten Sinn für Organisation und arbeiten sehr sorgfältig. Sie sind autonom und beweisen Initiative, Analysefähigkeit und schnelle Auffassungsgabe. Sie verfügen über ein exzellentes Stress- und Prioritätenmanagement sowie über ein sehr hohes Mass an Diskretion und diplomatisches Geschick. Eintritt: sobald als möglich Anzahl Stellen: 1 Beschäftigungsgrad: 50% bis 60% Funktionsklasse: 15 Vertrag: Befristeter Vertrag (CDD) für ein Jahr, verlängerbar Bewerbungsfrist: 28.08.2026 Auskünfte: Mme G. Sallin, administrative Leiterin der Leitungsorgane, tel. 022 372 60 77 oder Mme N. Canedo, Sachbearbeiterin der Leitungsorgane, tel. 022 372 60 49 Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermassen an Frauen und Männer. Um einen Beitrag zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit zu leisten, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen. Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Bewerbungen per Papier oder E-Mail werden nicht bearbeitet. Mit mehr als 13'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte des Jahres 2025 zu entdecken, indem Sie hier klicken. Der Bereich der Leitungsorgane der HUG ist der Direction de cabinet et des affaires extérieures unterstellt und verwaltet den administrativen Prozess zur Ausarbeitung der Entscheidungen, die die Leitungsorgane der HUG treffen, insbesondere den Verwaltungsrat (CA), das Büro des Verwaltungsrates (BCA) und das Direktionskomitee (CD). Er übermittelt diese Entscheidungen an die politischen Behörden, die HUG-Strukturen sowie an die direkt betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Er koordiniert mit dem Bereich des Dokumentenreferenzsystems die Erstellung und Veröffentlichung der offiziellen institutionellen Dokumente, die aus den Entscheidungen der Organe resultieren.