Administrativer Mitarbeiter oder Administrative Mitarbeiterin - 80%

Ref 2579146 | Date: 16 Sept 2026 HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève Mit mehr als 13'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unsere Rückschau 2025 einzusehen, indem Sie [hier](< >) klicken. Mit fast 1200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umfasst das [Département de médecine aiguë](< >)(D-MA) die Dienste für Anästhesiologie, klinische Pharmakologie und Toxikologie, Intensivpflege für Erwachsene und Notaufnahme für Erwachsene. Es erfüllt durch seine Dienste eine vierfache Mission, die ihre Expertise in häufigem Austausch mit den gesamten Hôpitaux Universitaires de Genève durch ein transversales Plateau einbringen, mit dem Ziel, die bestmögliche Versorgung der Patientinnen und Patienten zu gewährleisten. Der Notfalldienst ist ein transversaler Dienst der HUG im Herzen des technischen Plateaus. Mit seinen verschiedenen Sektoren zielt seine Mission darauf ab, den Komfort und die Sicherheit der Patientinnen und Patienten zu gewährleisten. Der Dienst stellt zudem die prä-, postgraduale und kontinuierliche Ausbildung der Pflegekräfte und der in der Fachausbildung befindlichen Ärzte sicher. Administrativer Mitarbeiter oder Administrative Mitarbeiterin - 80% Innerhalb Ihres Dienstes verwalten Sie täglich die Anträge auf Änderung der Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter Einhaltung der geltenden Zeitverwaltungsregeln. In diesem Rahmen ändern Sie die Pläne in Excel, erfassen die Pläne in Vision RH und beantworten die Anfragen des Personals per E-Mail und archivieren diese anschließend. Sie kontrollieren und erfassen die ärztlichen Zeugnisse (Krankheit und Unfall), Sie führen die Aktualisierung der Pläne in Excel und Vision RH durch. Sie scannen diese und fügen sie in die Software VRH ein. Für jeden neuen Plan erstellen Sie für jedes Team die neue Planungsmaske in Excel, kontrollieren die Teamwechsel: Rotationen, Mutterschaftsurlaub, Austritte/Eintritte, Beschäftigungsgrad, Formatierung und Formeln, Sie erfassen in E-Pop die Planungswünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Sie kontrollieren die Zuweisungen in Vision RH sowie den Urlaub, die Fortbildungen und die Zeitcodes. Nach der Veröffentlichung des neuen Plans erfassen Sie manuell in Vision RH die Arbeitszeiten im Mandatsverhältnis sowie die nicht durch E-Pop übertragenen Pläne. Sie übernehmen verschiedene Sekretariatsarbeiten (Protokollführung, Vorbereitung der Maske für die jährlichen Urlaubsplanungen und Weihnachtswünsche, Erfassung der Urlaubswünsche, Überprüfung und Korrektur der Guthaben an Feiertagen, Kontrolle der wöchentlichen Arbeitszeitabrechnungen der Zeitarbeiter, Anforderung von Zugriffsrechten, Aktualisierung der Mailinglisten sowie diverse punktuelle Aufgaben) für die Pflegeverantwortlichen (Responsables d'Equipes de Soins - RES). Sie sind zudem für die Erstellung der täglichen Einsatzpläne der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verantwortlich. Dank Ihrer zwischenmenschlichen Kompetenz entwickeln Sie eine enge Beziehung zu Ihren Kollegen und gewährleisten die Kontinuität des Dienstes, indem Sie die Stellvertretung bei Abwesenheiten sicherstellen. Und ganz allgemein macht Sie Ihr Sinn für Service zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Diensten zu arbeiten. Qualifikationen Sie verfügen über einen CFC als Kaufmann oder Kauffrau und verfügen über eine erfolgreiche einjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem Krankenhauszentrum. Sie verfügen über ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Französisch, sowohl mündlich als auch schriftlich. Für Nicht-Französischsprachige ist das Niveau C1 erforderlich. Sie haben sehr gute Kenntnisse der IT-Werkzeuge (Word, Excel, Powerpoint, Outlook und/oder Web - ECDL-Zertifizierung auf Basisniveau erforderlich) sowie der bei den HUG verwendeten Software (DPA, DPI, E-Pop, Vision RH). Bei gleichzeitig ausgezeichnetem Sinn für Organisation und Priorisierung weisen Sie Autonomie, Organisation und Effizienz nach. Sie sind dynamisch und zeigen Sorgfalt und Präzision bei den Ihnen übertragenen Aufgaben. Mit guten Kommunikations- und Zuhörfähigkeiten arbeiten Sie gerne im Team. Sie können simultan mit mehreren RES arbeiten (Prioritätenmanagement, Hierarchisierung von Anfragen, Flexibilität), Sie können Vielseitigkeit und Diskretion beweisen. Sie verfügen zudem über die Werkzeuge, um Unvorhergesehenes zu bewältigen und so Stresssituationen mühelos zu managen. Schließlich weisen Sie einen ausgeprägten Sinn für Vertraulichkeit auf. Zusätzliche Informationen * Stellenantritt: ab dem * Anzahl der Stellen: 1 * Beschäftigungsgrad: 80% an 5 Tagen * Funktionsklasse: 09 * Vertrag: CDI * Bewerbungsfrist: * Auskunft: Mme L. Brunhoso Morgado, cheffe de secrétariat, tél. Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, die Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. Mit dem Wunsch, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen. Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Bewerbungen per Papier oder E-Mail werden nicht bearbeitet. jpidb32d02cjm jpit0938jm jpiy26jm