Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

Stelle, die eine Rolle als Executive Assistant des CIO und Office Manager kombiniert und exekutive Unterstützung (Termine, Ausschüsse, Reisen) sowie die Verwaltung der täglichen Bürooperationen umfasst. Die Stelle erfordert Organisation, Proaktivität und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem anspruchsvollen Umfeld zu verwalten. Executive Assistant CIO & Office Manager 70% Unabhängiges Schweizer Unternehmen im Finanzsektor mit Sitz in der Region Lausanne. Aufgaben Executive Assistant des CIO: Proaktive und umfassende Verwaltung des Terminkalenders des CIO mit strategischer Priorisierung der Themen. Organisation und Koordination der Governance-Instanzen (Investment Committee, Boards): Vorbereitung der Termine, Verwaltung der Einladungen und Erstellung der Unterlagen. Vorbereitung, Formatierung und Korrektur von Präsentationen und Dokumenten für hochrangige Stakeholder. Verwaltung der Kommunikation: E-Mail-Filterung, Erstellung von Briefen und Verfolgung von Aktionen. Organisation der Reisen des CIO von Anfang bis Ende (Buchungen, Visa, Reisepläne, Spesenabrechnung). Koordinierung mit internen (Abteilungsleitern) und externen Ansprechpartnern. Verfolgung von Fristen, Projekten und strategischen Zielen. Organisation von Schlüsselveranstaltungen (Investment Days). Office Management & Administrative Support: Überwachung der täglichen Bürooperationen (Empfang, Verwaltung von Dienstleistern, Wartung). Koordinierung der allgemeinen Dienste (Reinigung, Facility Management, Lieferanten). Verwaltung der Zutrittsberechtigungen, Ausweise und Parkplätze. Allgemeine administrative Unterstützung (Kalenderverwaltung, interne Kommunikation, Postbearbeitung). Verwaltung von Materialien und Überwachung der Bestände. Teilnahme an Onboarding-Prozessen (Einrichtung, Material, Systemzugang). Bewerberprofil Als Executive Assistant & Office Manager haben Sie folgendes Profil: Erfahrung: Mindestens 5 Jahre in einer ähnlichen Position (Executive Assistant / Personal Assistant). Erfahrung in Finanzdienstleistungen, Banken oder regulierten Umgebungen. Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften (idealerweise CIO oder äquivalent). Erfahrung in Governance oder Unterstützung von Boards/Ausschüssen. Fähigkeiten: Exzellente Kenntnisse von Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams). Sehr gutes Englisch- und Französischniveau erforderlich. Erweiterte Fähigkeiten in der Erstellung professioneller Präsentationen. Außergewöhnliche Organisation und Priorisierung. Exzellente kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten. Hohe Diskretion und Vertraulichkeit. Proaktivität und Fähigkeit zur Antizipation. Fähigkeit, unter Druck zuverlässig zu arbeiten. Teamgeist mit Autonomie. Bedingungen und Vorteile Unser Kunde bietet Ihnen: Eine Festanstellung in einem etablierten Unternehmen. 5 Wochen Urlaub für eine gute Work-Life-Balance. Eine professionelle und kooperative Arbeitsatmosphäre. Die Möglichkeit, aktiv zum reibungslosen Funktionieren und zur Effizienz der täglichen Operationen beizutragen. jpid4098527jm jpit0728jm jpiy26jm