Sachbearbeiter/in Administration am Empfang (50 - 70% im Jobsharing)

Du tickst wie ein Schweizer Uhrwerk: präzise, pünktlich und mit dem Blick dafür, dass alles zuverlässig läuft. Abweichungen gleichst du aus und bringst Abläufe wieder in Takt. Kein Tag gleicht dem anderen: Zwischen der Planung von saisonalen Mitarbeiteraktionen und dem Messeversand bist du die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Kunden, hältst die Fäden in der Hand und sorgst dafür, dass alles rundläuft. Zwischen Empfang, Administration und Marketing vereinst du Organisationstalent, Herzlichkeit und den nötigen Überblick.

Administration und Organisation
Du planst und koordinierst Aktionen für unsere Mitarbeitenden – von Uhrenverkäufen über saisonale Überraschungen bis hin zum Weihnachtsversand für Kunden und Mitarbeitende. Daneben sorgst du für einen reibungslosen Büroalltag: Du versendest Geburtstagskarten termingerecht, verteilst die Post, bereitest Sitzungszimmer und Betriebsbesichtigungen vor, bewirtschaftest das Büromaterial, kontierst Rechnungen und führst die Kasse.

Telefon und Empfang
Du nimmst Anrufe über die Zentrale entgegen, vermittelst intern, gibst erste Auskünfte und empfängst Besuchende – professionell und mit der nötigen Gelassenheit, auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig laufen. Im Jobsharing stimmst du dich eng mit deiner Stellvertretung ab und betreust unsere Lernenden am Empfang.

Marketingunterstützung
Du unterstützt das Marketingteam bei der Abwicklung von Printmailings und dem Versand von Newslettern, bereitest Material für Messen vor, pflegst Kunden- und Pressedaten im CRM, koordinierst Inserate in Fachzeitschriften und organisierst den Versand von Drucksachen an unsere Tochtergesellschaften.

Was du mitbringst

Erfahrung
Du bringst mehrere Jahre Erfahrung in der Administration oder am Empfang mit und weisst, was es heisst, eine professionelle erste Anlaufstelle zu sein. Du verfügst über ein kaufmännisches EFZ; auch mit einem EBA und entsprechender Berufserfahrung kommen wir gerne mit dir ins Gespräch.

Selbständigkeit
Du organisierst deinen Arbeitsalltag eigenverantwortlich, erkennst, was ansteht, und setzt die richtigen Prioritäten. Auf dich ist Verlass – im Tagesgeschäft genauso wie bei Sonderprojekten.

Serviceorientierung
Interne und externe Ansprechpartner stehen für dich im Mittelpunkt. Du bleibst freundlich, vorausschauend und professionell – auch wenn mehrere Anliegen gleichzeitig auf dich zukommen.

IT-Affinität
Microsoft 365 nutzt du routiniert im Alltag und bist offen dafür, dich in weitere Systeme wie CRM- oder Telefonielösungen einzuarbeiten.

Sprachkompetenz
Schweizerdeutsch ist deine Muttersprache. Du kommunizierst schriftlich sicher auf Hochdeutsch und verfügst über Französischkenntnisse auf Niveau B1. Englischkenntnisse sind von Vorteil.