Projektassistent/in

Als führender Anbieter im Bereich Bau und Immobilien in der Schweiz entwickelt, realisiert und managt Implenia Lebensräume, Arbeitsumgebungen und Infrastrukturen für zukünftige Generationen in der Schweiz und in Deutschland. Implenia bietet auch Tunnel- und Infrastrukturprojekte auf anderen Märkten an. Das Unternehmen vereint unter einem Dach das Know-how hochqualifizierter Beratungs-, Entwicklungs-, Planungs- und Ausführungseinheiten, um einen integrierten und führenden Anbieter von Bau- und Immobiliendienstleistungen auf multinationalem Niveau zu bilden. Mit Sitz in Opfikon, nahe Zürich, beschäftigt Implenia mehr als 8 000 Personen (VZÄ) in ganz Europa und erzielte 2025 einen Umsatz von 3,5 Milliarden Schweizer Franken. Für weitere Informationen besuchen Sie implenia.com. Aufgaben - Administrativ und organisatorisch • Erstellung, Verwaltung und Verfolgung von vertraglichen Dokumenten im Zusammenhang mit dem Projekt (Vertrag, Nachtrag, Endabrechnung) • Unterstützung der Projektleiter und Bauleiter bei administrativen Aufgaben • Verwaltung der Baubüros vor Ort (Empfang, Post, Materialbestellungen, Konferenzraumverwaltung usw.) • Verfassen von Korrespondenz, E-Mails, Notizen • Verwaltung und Eingabe von Angeboten, Verträgen, Nachträgen von Unternehmen (Angebote, Berichte usw.) • Überprüfung, Korrektur und Verteilung von Protokollen (MO-Sitzungen, Baubesprechungen) • Erstellung und Verfolgung von Datenbanken, internen und externen Informationen usw. • Registrierung, Klassifizierung, Ordnung und Archivierung von Akten, Dokumenten, Notizen und Schreiben • Sicherstellung der Aktualisierung von Dokumenten gemäß bestimmten Vorschriften und Richtlinien • Organisation von Baustellenevents (Erststeinlegung, Richtfest, Einweihung usw.) • Vorbereitung von Präsentationsunterlagen für das Projekt (z. B. PowerPoint) • Erstellung und Vorbereitung von Angeboten für Kunden • Sicherstellung der administrativen Verfolgung von PPE-Akten • Aktualisierung und Pflege von Verfolgungstabellen und Datenbanken • Sicherstellung der administrativen Verfolgung von Käufern während des gesamten Prozesses • Koordination des Informationsaustauschs zwischen Käufern, Unternehmen, Partnern und Managern • Sicherstellung der Verfolgung von Käuferänderungen und deren Dokumentation Aufgaben - Finanzen und Logistik • Erstellung von Rechnungen und Verfolgung der Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung • Unterstützung der Projektkontabilität • Export von Finanzdaten aus SAP in die Verwaltungstabelle • Überprüfung von Dokumenten wie Rechnungen, Bankgarantien usw. • Zusammenarbeit mit der Buchhaltung: Verfolgung von dringenden Zahlungen, diverse Informationen, Mahnungen • Verfolgung von Budgets und Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten • Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und der ordnungsgemäßen Informationsweitergabe • Erstellung und Verfolgung der Rechnungsstellung an Kunden/Lieferanten Aufgabe - Kommunikation und Beziehungsmanagement • Als Ansprechpartner und Referenz für interne und externe Teams fungieren • Regelmäßige Weitergabe wichtiger Informationen • Zusammenarbeit mit einer anderen Assistentin und Sicherstellung der Vertretung während Abwesenheiten (einschließlich Empfang) • Unterstützung bei der Schulung und Integration neuer Mitarbeiter • Teilnahme an der kontinuierlichen Verbesserung von Verfolgungs- und Kommunikationsprozessen Was wir Ihnen bieten: • Ein multikulturelles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, einen nachhaltigen Zukunft zu gestalten • Moderne Technologien und ein moderner Arbeitsplatz innerhalb eines nachhaltigen Unternehmens • Ein Unternehmen, das die Förderung von Talenten und die kontinuierliche Weiterbildung seiner Mitarbeiter unterstützt • Die Sicherheit eines finanziell soliden, diversifizierten und in der Schweiz stark verankerten Konzerns • Flexible Arbeitsmodelle und moderne Arbeitsmittel mit Möglichkeit zur Telearbeit • Eine interessante Auswahl an Vorteilen: • 5 Wochen Urlaub und 9 Tage Jahresarbeitszeit • Eine interne Pensionskasse mit sehr gutem Deckungsgrad und 3 Beitragsebenen • Viele Rabatte bei renommierten Anbietern von Produkten und Dienstleistungen • Die Mitglieder unseres Teams teilen in einem Video, was ihre Erfahrung bei Implenia einzigartig macht: https://youtu.be/wtuhlIfjJq8 Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiedererkennen und Implenia beitreten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Haben Sie Fragen? Frédéric Lablanquie beantwortet Ihre Fragen. frederic.lablanquie@implenia.com Haben Sie keine passende Stelle auf Jobup.ch gefunden? Alle unsere Stellenangebote finden Sie auf unseren Karrieseiten. Sie können sie über diese Links finden: • Für Implenia: Zu unserer Seite • Für Wincasa: Zu unserer Seite Bei Implenia schätzen und leben wir Vielfalt. Unser Bewerbungsprozess konzentriert sich daher auf die Förderung von Vielfalt, Gleichheit und Inklusion. Wir akzeptieren keine Bewerbungen, die über Vermittlungsagenturen oder andere Zwischenhändler eingereicht werden. Jede über diesen Weg eingereichte Bewerbung wird nicht berücksichtigt und begründet keine Verpflichtung unsererseits.