Team Assistant – Engineering

Bieten Sie professionelle administrative und organisatorische Unterstützung für die Engineering Department, um einen effizienten Tagesbetrieb im Zurich Engineering Centre zu gewährleisten. Koordinieren Sie Kalender, Meetings, Workshops, Town Halls, Leadership-Events, Besucherlogistik, Reisevorbereitungen, Interviews, Onboarding sowie das Follow-up von Abteilungsaktivitäten und Action Items. Bereiten Sie Präsentationen, Berichte, KPIs, Dashboards, Sitzungsprotokolle, Newsletter und Organigramme vor und pflegen Sie diese, und verwalten Sie die Kommunikationskanäle des Engineering (Teams, SharePoint, Newsletter). Pflegen Sie Dokumentenmanagementsysteme, Datenbanken, Verteilerlisten, Ablagestrukturen und Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und GDPR-Anforderungen. Unterstützen Sie den Abteilungsbetrieb, einschliesslich Onboarding, Trainingskoordination, Headcount-Tracking, organisatorische Updates, Anerkennungsprogramme, Jubiläen, Teamevents und interne Kommunikationsinitiativen. Koordinieren Sie die Büroadministration, einschliesslich Besprechungsräume, Büromaterial, Post- und Kurierdienste, während Sie mit HR, IT, Facilities, Finance, Procurement zusammenarbeiten und die Budgetverwaltung durch Bestellanforderungen, Rechnungen und Spesenabrechnungen unterstützen. Dienen Sie als zentraler administrativer Ansprechpartner für die Engineering Department, fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen den Teams, treiben Sie die kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse voran und unterstützen Sie bei Bedarf zusätzliche Projekte und Initiativen. Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der administrativen oder Projektunterstützung, vorzugsweise in einer internationalen Matrixorganisation. Exzellente organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten, unter Druck zu arbeiten und sich an wechselnde Anforderungen anzupassen. Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Beziehungen auf allen Ebenen aufzubauen. Nachgewiesene Fähigkeit, Eigeninitiative zu zeigen, Diskretion walten zu lassen, Probleme zu lösen und zeitnahe Entscheidungen zu treffen. Hohe Detailgenauigkeit mit einer methodischen, präzisen und pragmatischen Arbeitsweise. Fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse mit Erfahrung in der Dokumenten- und Datenbankverwaltung. Flüssiges Geschäftsenglisch; Deutsch oder eine weitere Sprache ist ein Vorteil. Wir bieten • Verantwortungsbewusste Herausforderung mit vielfältigem Tätigkeitsfeld • Teamorientierte Arbeitsatmosphäre in einem internationalen Unternehmen • Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch die eigene Inova Academy • Möglichkeit, Einblicke in verschiedene technische Disziplinen zu gewinnen • Exzellente Beschäftigungsbedingungen • Attraktiver Arbeitsplatz (zentral, gute Verkehrsanbindung) • Moderne Infrastruktur Für Personalagenturen: Bitte beachten Sie, dass wir keine Bewerbungen von Agenturen entgegennehmen. Vielen Dank. Willkommen bei Kanadevia Inova, einem globalen Innovationsführer im Bereich der Abfallinfrastruktur, wo wir daran glauben, durch Technologie und Innovation eine nachhaltige Zukunft zu schaffen. Abfall in Wert verwandeln Bei Kanadevia Inova sind wir stolz darauf, an der Spitze der Waste-to-X-Technologie zu stehen. Wir sind nicht nur Abfallmanager; wir sind Schöpfer von Werten aus dem, was Gemeinschaften wegwerfen. Ihre Rolle bei Kanadevia Inova trägt direkt dazu bei, etwas, das einst als nutzlos galt – Abfall – in etwas Unschätzbares zu verwandeln: Energie, Wärme, Wasserstoff, Dünger und mehr.