Assistent der Geschäftsleitung 50%

Ref 2580684 | Date: 23 Sept 2026

SAMSIC EMPLOI SA

Assistent der Geschäftsleitung 50% (H/W/D)

Stellenbeschreibung:

Gemeinsam bereiten wir Ihre Zukunft vor.

SAMSIC-Emploi SA, ein führendes Unternehmen in seinem Tätigkeitsbereich, ist heute die Lösung für Ihre Stellensuche im tertiären Sektor.

Im Auftrag eines unserer Kunden suchen wir eine/n Assistent(in) der Geschäftsleitung.

Hauptverantwortlichkeiten:

. Erstellung und Produktion von institutionellen Dokumenten

Gestaltung und Erstellung von administrativen und strategischen Dokumenten.

Verfassen, Korrigieren und Strukturieren von E-Mails, Berichten, administrativen Notizen, Sitzungsprotokollen,

internen Verfahren, Richtlinien und anderen institutionellen Dokumenten.

Zusammenstellen und Synthetisieren von Informationen, um kohärente, präzise und an die

Empfänger angepasste Dokumente zu erstellen.

Bereiten Sie mit Microsoft PowerPoint professionelle Präsentationen für interne und externe Sitzungen vor.

Erstellen Sie mit Canva visuelle Unterlagen und Dokumente für die interne oder institutionelle Kommunikation.

Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und des Sekretariats der Geschäftsleitung

Verwalten Sie das Postfach der Geschäftsleitung und die ihr anvertrauten Adressen: Empfang, Sortierung, Priorisierung,

Klassifizierung und Archivierung von Nachrichten.

Bereiten und verfassen Sie Antworten, legen Sie diese zur Validierung vor, sofern erforderlich, und stellen Sie deren

Versand und Nachverfolgung sicher.

Leiten Sie Anfragen an die kompetenten Ansprechpartner weiter, führen Sie notwendige Nachfassaktionen durch und achten Sie auf die

Einhaltung der Fristen.

Garantieren Sie die Rückverfolgbarkeit des Austauschs und wahren Sie strikt die Vertraulichkeit der Korrespondenz und der

Anhänge.

Klassifizierung, Ordnung und Archivierung:

Organisieren und strukturieren Sie die administrativen Dossiers der Einrichtung.

Klassifizieren, ordnen und pflegen Sie die physischen Dossiers in den vorgesehenen Räumen sowie die digitalen Dossiers

in den autorisierten gemeinsamen oder individuellen Verzeichnissen.

Stellen Sie die physische und digitale Archivierung der Dokumente gemäß einem kohärenten Klassifizierungsplan und den

anwendbaren Aufbewahrungsvorschriften sicher.

Verwalten Sie Versionen, Zugriffsrechte und die Dokumentenrückverfolgbarkeit, um sicherzustellen, dass die Referenzdokumente

identifizierbar sind und nur autorisierten Personen zugänglich sind.

Aktualisieren, organisieren und, wenn nötig, reorganisieren Sie die institutionelle Dokumentation.

Bereiten Sie Dossiers für Behörden vor, insbesondere für das DIP und das OCIRT, sowie die für Audits,

Kontrollen und interne Verfahren erforderlichen Dossiers.

Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung:

Generaldirektor: Vorbereitung der institutionellen Dossiers, Zusammenstellung strategischer Dokumente, Gestaltung von

Notizen, E-Mails und offiziellen Mitteilungen sowie Sicherstellung der angeforderten administrativen Nachverfolgung.

Stellvertretender Direktor: Vorbereitung der administrativen und organisatorischen Dossiers und Strukturierung der Dokumente im

Zusammenhang mit dem pädagogischen oder administrativen Betrieb.

Unterstützung des Dekans der Matura und Qualitätsbeauftragten:

Organisieren Sie die Dokumentation des Qualitätssystems.

Gestalten und pflegen Sie die internen Verfahren.

Strukturieren Sie die Dossiers im Zusammenhang mit Zertifizierungen, Audits und Kontrollen.

Klassifizieren und archivieren Sie die entsprechenden institutionellen Dokumente.

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Gesuchtes Profil:

Erforderliche Kompetenzen:

Schreib- und Sprachkompetenzen:

Makelloses Französisch ist erforderlich, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit perfekter Beherrschung von Rechtschreibung,

Grammatik, Syntax und Interpunktion.

Exzellente Fähigkeit, E-Mails, Berichte, Notizen, Protokolle, Verfahren und professionelle Mitteilungen selbstständig zu verfassen.

Fähigkeit, Informationen zu synthetisieren, komplexe Dokumente zu strukturieren und Tonfall sowie Detailgrad an den Empfänger anzupassen.

Gutes Niveau in Englisch, schriftlich und mündlich.

Administrative und organisatorische Kompetenzen:

Sehr hohe administrative Sorgfalt und ausgezeichnetes Prioritätensinn.

Exzellente Organisations-, Klassifizierungs-, Ordnungs- und Archivierungskompetenz (physisch und digital).

Sinn für Details, Schreibqualität und Rückverfolgbarkeit.

Fähigkeit, mit mehreren Ansprechpartnern der Geschäftsleitung zusammenzuarbeiten, mehrere Dossiers gleichzeitig zu führen und

Fristen einzuhalten.

IT-Kompetenzen:

Microsoft Word: Exzellente Beherrschung der fortgeschrittenen Formatierung und Strukturierung von Dokumenten.

Microsoft Excel: Exzellente Beherrschung von Tracking-Tabellen und Datenorganisation.

Microsoft PowerPoint: Exzellente Beherrschung der Vorbereitung professioneller Präsentationen.

Sehr gute Beherrschung von professionellen Messaging-Tools, geteilten Kalendern und Dokumentenspeicherorten.

Canva: Die Beherrschung dieses Tools zur Erstellung visueller Unterlagen und institutioneller Dokumente

stellt einen großen Vorteil dar.

Ausgeprägter Sinn für Vertraulichkeit, Diskretion und Verschwiegenheit.

Zuverlässigkeit, Loyalität und strikte Einhaltung der Anweisungen der Geschäftsleitung.

Autonomie, Urteilsvermögen und Prioritätensinn.

Fähigkeit, mit mehreren Ansprechpartnern der Geschäftsleitung zusammenzuarbeiten.

Initiative und Organisationstalent.

Gesuchtes Profil:

Administrative Ausbildung oder gleichwertig.

Erfahrung in einer administrativen Position oder im Sekretariat erwünscht.

Exzellente Fähigkeit, strukturierte und professionelle Dokumente zu erstellen.

Makellose Beherrschung des Französischen, unerlässlich für die Ausübung der Funktion.

Interesse an strukturierten institutionellen Umgebungen und Qualitätsmanagementprozessen.

Wenn Sie bereit sind, diese spannende Herausforderung mit schönen Perspektiven anzunehmen, senden Sie uns so schnell wie möglich Ihre Bewerbu