Assistent oder Assistentin der Pflegedienstleitung der Division privée - 80%

Direkt der Pflegedienstleitung (RS) unterstellt, stellen Sie die vollständige Organisation und Verwaltung des Pflegesekretariats der Division privée (DP) mit einem hohen Mass an Autonomie, Effizienz und Zuverlässigkeit sicher. Ihre Kenntnis der Institution, ihrer Prozesse und ihrer Herausforderungen ermöglicht es Ihnen, bei der Dossierführung und der Koordination der Aktivitäten relevant und konsistent einzugreifen. In dieser Funktion koordinieren Sie die Aktivitäten der Pflegedienstleitung und tragen zum reibungslosen Ablauf der Division privée bei. Sie organisieren und steuern die Terminverwaltung, koordinieren die Sitzungen und übernehmen die vollständige Nachbereitung: Vorbereitung der Traktanden, Sammlung und Konsolidierung von Informationen, Dossierführung, Erstellung von Protokollen und Umsetzung der Massnahmen zur Nachverfolgung von Entscheidungen. Als echte organisatorische Partnerin oder Partner der Pflegedienstleitung beteiligen Sie sich an der Verfolgung strategischer Prioritäten, der Projektkoordination und dem Fristenmanagement. Sie stellen die Aktualisierung der Dashboards sicher, überwachen Kennzahlen, insbesondere in Bezug auf das Personal, die Ressourcen und die Budgets, und achten auf den effizienten Informationsfluss zwischen den verschiedenen beteiligten Akteuren. In enger Zusammenarbeit mit den Führungskräften der Pflege der Division privée koordinieren Sie die Überwachung der Einsatzpläne und Absenzen der Teamleiter und tragen zur Integration sowie zur administrativen Begleitung des neuen Personals gemäss den von Ihrer Hierarchie definierten Delegationen bei. Dank Ihrer zwischenmenschlichen Kompetenz und Ihrer transversalen Sicht auf die Aktivitäten spielen Sie eine Schlüsselrolle als Schnittstelle zwischen den Pflegeteams, den Supportdiensten sowie internen und externen Partnern. Sie achten auf die Kohärenz der durchgeführten Massnahmen, fördern die Zusammenarbeit und tragen aktiv zum Fortschritt der Projekte und institutionellen Dossiers bei. Sie leisten eine unverzichtbare organisatorische, kommunikative und koordinative Unterstützung für die Durchführung der Aktivitäten und Projekte der Division. Durch Ihre Fähigkeit, Situationen zu antizipieren, zu priorisieren und zu analysieren, sind Sie eine zentrale Akteurin oder ein zentraler Akteur bei der Bearbeitung komplexer Dossiers und der Umsetzung von Entscheidungen. Ihre Professionalität, Ihre Autonomie, Ihr Initiativreichtum und Ihre Fähigkeit, zahlreiche Ansprechpartner zu koordinieren, ermöglichen es Ihnen, in einem anspruchsvollen Umfeld zu agieren und dabei die Vertraulichkeit der bearbeiteten Informationen sowie die Einhaltung der institutionellen Regeln zu gewährleisten. Sie verfügen über einen abgeschlossenen CFC als Kaufmann/-frau, ergänzt durch eine administrative Ausbildung auf dem Niveau eines eidgenössischen Fachausweises als Assistent/in Direktorat oder eine Ausbildung im medizinischen Sekretariat, sowie über mindestens fünf Jahre erfolgreiche Erfahrung in der vollständigen Führung eines Sekretariats, idealerweise in einer Direktion und im Pflegebereich. Sie beherrschen die französische Sprache mündlich wie schriftlich perfekt und verfügen über eine ausgezeichnete Ausdrucksfähigkeit. Kenntnisse in Englisch oder Deutsch sind erforderlich. Die Kenntnis einer weiteren Sprache ist ein Vorteil. Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse der HUG, ihrer Organisation, ihrer Prozesse und ihrer Herausforderungen, was es Ihnen ermöglicht, relevant einzugreifen und schnell einsatzfähig zu sein, oder über Kenntnisse eines ähnlichen Umfelds. Sie arbeiten autonom, können ohne ständige Aufsicht Entscheidungen treffen und antizipieren die Bedürfnisse Ihrer Ansprechpartner. Ihr Analysegeist und Ihre strategische Vision ermöglichen es Ihnen, Informationen zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und aktiv zu den Projekten der Division beizutragen. Sie beherrschen die gängigen IT-Werkzeuge, insbesondere Word (ECDL Advanced Niveau oder gleichwertig), Excel, PowerPoint, den Standard Web und die kollaborativen Microsoft 365 Tools (OneDrive, Teams, SharePoint). Erfahrung mit den Anwendungen SmartRecruiters, Vision RH oder e-Process stellt einen wichtigen Vorteil dar. Eintritt: 01.01.2027 Anzahl Stellen: 1 Beschäftigungsgrad: 80% Funktionsklasse: 12 Vertrag: CDI Bewerbungsfrist: 14.09.2026 Auskünfte: M J-Y Wojtasikiewicz, Pflegedienstleitung a.i. der Division privée, Tel. 079 553 13 83. Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. Um einen Beitrag zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit zu leisten, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen. Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail werden nicht bearbeitet. Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden in 160 Berufen sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 zu konsultieren, indem Sie hier klicken. Die Division privée der HUG garantiert den Zugang zu Therapien und Behandlungen an der Spitze der medizinischen Forschung sowie zu erstklassigen Hoteldienstleistungen. Sie gliedert sich in sieben Pflegeeinheiten, die mehr als 24 Fachgebiete der Medizin und Chirurgie abdecken und den Patientinnen und Patienten eine qualitativ hochwertige Aufnahme und Pflege, Spitzenleistungen und den Zugang zu einer hochmodernen technischen Plattform bieten, während sie gleichzeitig auf deren Komfort und Wohlbefinden achten.