Administrative Assistant

• 01 septembre 2026
• 100%
• Unbefristete Anstellung
• 1008 Prilly
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SICPA wurde 1927 gegründet und ist ein privates Schweizer Technologieunternehmen, das die gute Regierungsführung und den langfristigen Wohlstand von Nationen unterstützt.

SICPA gibt den Takt der Souveränität vor und ermöglicht es Regierungen, ihre Bürger, ihre staatlichen Vermögenswerte und ihre Volkswirtschaften zu schützen. SICPA ist dafür bekannt, die Mehrheit der Banknoten weltweit zu sichern, und ist auf fünf Kontinenten tätig. Heute bietet unsere Plattform für Souveränität integrierte Lösungen zum Schutz der Einnahmemobilisierung, der natürlichen Ressourcen, der Gesundheit, des Markenschutzes sowie der digitalen Souveränität und der sicheren öffentlichen Dienste.

Für unsere Verkaufsabteilung suchen wir eine sehr organisierte, proaktive und serviceorientierte Person:

Assistant Administratif (Vollzeit, CDI)

ROLLE

• Verwaltung komplexer internationaler Reisen, Koordination der Reiserouten und Optimierung der Zeitpläne basierend auf den Terminkalendern der Kollegen
• Koordination von Visumanträgen und anderen reisebedingten administrativen Formalitäten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig vorbereitet und eingereicht werden
• Koordination von Vor-Ort-Besuchen für Kunden und Interessenten unter Gewährleistung einer reibungslosen Logistik, einschließlich Terminen, Besprechungsräumen, Unterbringung, Transport und Restaurantreservierungen
• Gewährleistung einer reibungslosen und professionellen Besuchererfahrung von der Ankunft bis zur Abreise
• Autonome Verwaltung von Kalendern, Koordination von Zeitplänen, Priorisierung von Anfragen und Antizipation potenzieller Konflikte
• Organisation von internen und externen Besprechungen, Telefonkonferenzen und Workshops
• Vorbereitung von Tagesordnungen, Koordination der erforderlichen Unterlagen und Unterstützung bei Follow-up-Massnahmen
• Präzise und fristgerechte Vorbereitung und Abstimmung von Reise- und Spesenberichten
• Täglich administrative Unterstützung für mehrere Teams leisten
• Verwaltung von Bestellungen und Rechnungen
• Vorbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten unter Verwendung der Microsoft Office-Tools
• Führung präziser Akten und Gewährleistung einer effizienten Dokumentenorganisation

PROFIL

• Nachgewiesene Erfahrung als Assistant Administratif zur Unterstützung mehrerer Teams oder Stakeholder, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Exzellente Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit grosser Liebe zum Detail und der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten
• Proaktiv und serviceorientiert, in der Lage, Bedürfnisse vorauszusehen, Initiativen zu ergreifen und autonom zu arbeiten
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit professionellem Auftreten
• Flexibel und anpassungsfähig, in der Lage, in einem dynamischen Umfeld ruhig und effizient zu bleiben
• Hohes Mass an Vertraulichkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Praktische Denkweise, lösungsorientiert mit starker Eigeninitiative
• Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word und PowerPoint)
• Erfahrung mit SAP ist ein Vorteil
• Kenntnisse der professionellen Etikette und der Best Practices in der Hotellerie sind ein Plus
• Beherrschung von Französisch und Englisch; jede weitere Sprache ist ein Vorteil
• Positive Einstellung und starker Teamgeist

KOMMEN SIE ZU UNS!

• Unser Erfolg basiert auf unseren hochqualifizierten und talentierten Mitarbeitenden
• Respektvolles Unternehmertum und eine langfristige Vision sind die Schlüssel zu unserem Erfolg
• Unsere Mitarbeitenden tragen zu einer sichereren Welt bei
• Vielfalt auf allen Ebenen unserer Organisation ist eine Stärke