Sekretärin / Sekretär für Buchhaltung und Administration – 50 % W/M

Für unser menschlich geprägtes Unternehmen suchen wir eine Sekretärin / einen Sekretär für Buchhaltung und Administration mit einem Pensum von 50 %, um die administrative, buchhalterische und HR-Verwaltung unserer Gesellschaft sicherzustellen.

Sie werden Teil einer Struktur von etwa 10 Mitarbeitenden und arbeiten direkt mit der Geschäftsleitung zusammen. Es handelt sich um eine vielseitige und abwechslungsreiche Stelle mit echter Autonomie und einem globalen Blick auf die administrativen Abläufe des Unternehmens.

Ihre Hauptaufgaben

Buchhaltung & Finanzen :

• Erfassung und Verfolgung der allgemeinen Buchhaltung.
• Verwaltung der Lieferanten- und Kundenrechnungen.
• Vorbereitung und Überwachung der Zahlungen.
• Abstimmung der Bankkonten.
• Debitorenbuchhaltung, Mahnwesen und Inkasso.
• Vorbereitung der MwSt-Abrechnungen.
• Vorbereitung der Unterlagen für den Jahresabschluss mit unserem Treuhandbüro.

Lohn & Personalwesen :

• Administrative Verwaltung der Personaldossiers.
• Meldungen an die AHV-, BVG-Kassen und Versicherungen.
• Vorbereitung und Verwaltung der monatlichen Löhne.
• Verwaltung der Quellensteuer.
• Verwaltung der Familienzulagen und der EO.
• Administrative Verwaltung von Absenzen, Unfällen und Krankheiten.
• Vorbereitung der Lohnausweise und der Jahresendunterlagen.
• Administrative Verwaltung der RHT, falls erforderlich.

Administration & tägliche Verwaltung :

• Korrespondenz und allgemeine administrative Aufgaben.
• Ablage und Archivierung von Dokumenten.
• Verwaltung der administrativen Dossiers.
• Kontakt mit Kunden, Lieferanten, Versicherungen, Behörden und Treuhandbüro.
• Überwachung der Bestellungen und der Lieferanten.
• Lagerverwaltung und Teilnahme an Inventuren.

Projekte & Fakturierung :

• Erstellung und administrative Verfolgung von Projekten.
• Verrechnung von Stunden, Spesen und Rechnungen auf die verschiedenen Projekte.
• Vorbereitung von Akonto-Rechnungen und Schlussrechnungen.
• Überwachung der Fakturierung und allfälliger Zusatzarbeiten.

Ihr Profil :
Wir suchen eine Person :

• Mit einer Ausbildung oder Erfahrung im Sekretariat, in der Buchhaltung oder in der Administration.
• Idealerweise mit Erfahrung in einem Schweizer KMU.
• Sicher im Umgang mit Buchhaltung, MwSt und administrativen Aufgaben.
• Erfahrung in der Lohnadministration und im HR ist ein wichtiger Vorteil.
• Organisiert, exakt, zuverlässig und autonom.
• Verantwortungsbewusst und in der Lage, vertraulich zu arbeiten.
• Sicher im Umgang mit der Informatik und mit Verwaltungs-/Buchhaltungssoftware.
• Schätzt Vielseitigkeit und vielfältige Verantwortlichkeiten.
• Kenntnisse in mehreren Sprachen wären für den Austausch mit einigen unserer Kunden und Partner besonders erwünscht.

Eintritt: Anfang November 2026 oder nach Vereinbarung.

Wenn Sie eine organisierte, zuverlässige, vielseitige Person sind und gerne in einer Struktur arbeiten, in der jede Person eine wichtige Rolle spielt, würden wir uns freuen, Sie kennenzulernen.