Assistent (Mediator)

• 16. Oktober 2026
• 100%
• Unbefristet
• Geneva

Werden Sie Teil der WHO als Assistent der Ombudsperson in Genf. Eine bereichernde Gelegenheit in einem ethischen und inklusiven Umfeld.

Aufgaben ##

• Besucher mit Diskretion und Professionalität empfangen.
• Dossiers und Informationsnotizen für die Ombudsperson vorbereiten.
• Sitzungen und Seminare organisieren, um ein respektvolles Arbeitsumfeld zu fördern.

Kompetenzen ##

• Sekundarabschluss und 8 Jahre Erfahrung in der Verwaltung oder im Personalwesen.
• Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Beherrschung von Textverarbeitungssoftware und Datenbanken.

Stellenbeschreibung - Assistent (Mediator) (2601821)

Assistent (Mediator) - (2601821)

Grad: G6

Vertragsart: Befristeter Vertrag

Vertragsdauer (Jahre, Monate, Tage): Ein Jahr

: 9. Okt. 2026, 15:22:09

: 29. Okt. 2026, 22:59:00

: Suisse-Genève

: Hauptsitz/GPA Governance, Partnerships and Accountability

: Vollzeit

WICHTIGER HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die oben angegebene Frist für den Eingang von Bewerbungen die Systemeinstellungen Ihres persönlichen Geräts widerspiegelt.

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PROGRAMMZIELE

Das Büro der Mediatorin und der Mediationsdienste trägt zur Entwicklung und Stärkung einer Organisationskultur und eines Arbeitsumfelds bei, die die Charta der Werte der WHO, die ethische und funktionale Integrität sowie die Würde, Vielfalt und die Rechte aller Mitarbeitenden respektieren. Das Büro fördert ein sicheres, gerechtes und inklusives Arbeitsumfeld durch die Prävention von Konflikten, die informelle Beilegung von Streitigkeiten, Mediation, die frühzeitige Identifizierung systemischer Probleme und die Förderung fairer und respektvoller professioneller Praktiken.

BESCHREIBUNG DER FUNKTIONEN

• Als erster Ansprechpartner Besucher mit Takt und Diskretion empfangen, ihnen aufmerksam zuhören, um alle relevanten Informationen in Bezug auf ihr Anliegen zu erhalten.
• Fragen stellen und bei Bedarf umformulieren. Falls erforderlich, die Rolle des Büros klären. Je nach Fall ein umsichtiges Urteilsvermögen und Triage-Kompetenzen einsetzen, um die Dringlichkeit der Fälle zu entscheiden, Besucher an die richtige Person/den richtigen Dienst weiterzuleiten und/oder sie über die Fristen für formelle Verfahren zu informieren.
• Besucher/Anrufe mit Takt und Diskretion filtern, Termine planen, um Konflikte zu vermeiden, und sicherstellen, dass die Büroräume in Bezug auf die Vertraulichkeit angemessen sind.
• Die Grundsätze der Funktion und des Büros ständig einhalten: Vertraulichkeit, Unabhängigkeit, Neutralität und Informalität gemäß dem Ethikkodex und den Standardpraktiken der IOA.
• Dossiers für Besucher vorbereiten, indem je nach Bedarf alle relevanten Hintergrundinformationen aus den WHO-Datenbanken extrahiert werden.
• Informationen und Fragen, die an die Mediatorin herangetragen werden, recherchieren und analysieren; Informationsnotizen und Zusammenfassungen vorbereiten, um ihr die relevanten Bestimmungen des Personalreglements, der Richtlinien und Verfahren, ähnliche Fälle und Praktiken zur Verfügung zu stellen, unter Verwendung von HR-Ressourcen, internem Wissen und je nach Fall einem umsichtigen Urteilsvermögen. Fälle ständig mit der Mediatorin besprechen.
• Mit größtem Takt und Diskretion Mitarbeitenden auf allen Ebenen auf deren Wunsch oder auf Wunsch der Mediatorin oder in deren Abwesenheit (Vorbereitung von Informationsnotizen für sie) Beratung und Orientierung bieten; Mitarbeitende, die die Mediatorin konsultiert haben, kontaktieren, um deren Situation nachzuverfolgen; mit Spezialisten (HR, Managementbeauftragte usw.) zusammenarbeiten, um je nach Bedarf (mit Zustimmung des Besuchers) zusätzliche Informationen einzuholen, ohne die Vertraulichkeit zu verletzen.
• Informationen zu Fällen in der OMB-Falllisten-Datenbank erfassen und in Verbindung mit der Mediatorin nachverfolgen, um Informationen über die IOA-Kategorien der Probleme, die Anzahl der Besucher, den Ursprungscluster/die Ursprungsabteilung, das Ergebnis usw. zu vervollständigen.
• Geeignete Daten in Bezug auf Besucher der Mediatorin einholen, die eine Beschwerde bei der HBA und/oder dem Verwaltungsgericht der ILO einlegen (ILO-Datenbank).
• Kontinuierlich Statistiken für die Mediatorin extrahieren und ihr helfen, ihre regelmäßigen allgemeinen Berichte an das DGO über Trends/systemische Probleme vorzubereiten.
• Sitzungen, Lunch-Seminare, Workshops, Videokonferenzen mit Mitarbeitenden und der Mediatorin organisieren – die jährliche Sitzung der Mediatorinnen und Mediatoren mit den regionalen WHO-Mediatoren organisieren, Protokoll führen und Berichte vorbereiten.
• Als Mitglied von UNARIO (Netzwerk der UN-Mediatoren und verwandter internationaler Organisationen) an UNARIO-Sitzungen in Genf teilnehmen und eine aktive Rolle beim Informationsaustausch innerhalb des Netzwerks spielen (Versand/Verfassen/Recherche von Informationen je nach Bedarf).
• UNARIO-Sitzungen in der WHO organisieren. Formulare für das Büro auf der Grundlage von UNARIO-Empfehlungen vorbereiten/aktualisieren (Besucher-Kontaktformular, Fallinformationsformular, Datacol-Bewertungsformular, Follow-up-Formular, Broschüre usw.).
• Die Dokumentation des Büros auf dem Laufenden halten. Datacol-Umfragen bei OMB-Besuchern/Nutzern durchführen und dabei mit größter Sorgfalt hinsichtlich der Vertraulichkeit vorgehen. Die Mediatorin bei der Vorbereitung von Präsentationen unterstützen; die eigene Präsentation vorbereiten und halten, um das OMB während der Begrüßungssitzung für neue Mitarbeitende vorzustellen.
• Die Mediatorin bei der Vorbereitung ihres Jahresberichts unterstützen, Statistiken zusammenstellen, Grafiken/Diagramme entwerfen, die Verteilung/Übersetzung koordinieren.
• Der Mediatorin Unterstützung bei der Vorbereitung des Arbeitsplans, der Nachverfolgung von Aktivitäten/Budget, dem Einkauf (APW, Beschaffung), Dienstreisen bieten, als Urlaubsverwalter fungieren, die Website der O verwalten